Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий - Дмитрий Румянцев

Да, и последнее: если спикер – ваш друг, это не повод для того, чтобы у него были какие-то особые условия. Презентацию он должен сдавать так же вовремя, как и все прочие, и относиться к подготовке так же скрупулезно, как и любой другой ответственный профессионал из вашего списка докладчиков.

Крайне важно поговорить о подписании договоров. Многие организаторы не уделяют этому должного внимания и, как следствие, получают много головной боли. Срываются сроки, не выполняются обязательства, площадка оказывается занята другим мероприятием, оборудование привозится не то или не доставляется вообще… Так можно продолжать долго. Виной всему этому – наплевательское отношение к официальным договоренностям между подрядчиком и организатором.

Конечно, хорошо, если ваш подрядчик – добросовестный и профессиональный, имеет шаблоны документов на все случаи жизни и без подписанного договора не шевельнет пальцем. Но часто люди работают на доверии, устраиваются к вам по знакомству, по рекомендации, полагаются на авось и т. д. Еще бывает, что надо «срочно», «очень срочно» или «вчера» – и уже не до формальностей.

Почему-то многие организаторы боятся и избегают любой прописанной ответственности – как своей, так и второй стороны. В то же время, если вы планируете не разовое мероприятие, сделанное «на коленке», а хотите развиваться в этом направлении и расти как профессионал, то вам никак не обойтись без регистрации юридического лица. Никто не говорит о том, что вы сразу станете международной корпорацией – вполне возможно начать с ИП.

Юридические вопросы регистрации и бухгалтерское сопровождение в данном случае достаточно просты и стоят совсем недорого, данные услуги оказывает огромное количество юридических и бухгалтерских фирм. А вот отношение к вам со стороны тех, с кем вы будете работать, изначально будет более серьезным.

Теперь коротко о важном.

Правило № 1: не договаривайтесь устно. Даже с проверенными и любимыми подрядчиками. Ну вот что хотите сделайте – но не стесняйтесь и подпишите договор. Потому что в противном случае вы очень рискуете как своими нервами, деньгами и временем, так и репутацией. Не говоря уже о самом мероприятии.

Правило № 2: внимательно читайте, что подписываете. Не надо думать, что вы общаетесь с доброй феей, которая заботится в первую очередь о вас и все подробно расписала в вашу пользу. Читайте о штрафах, пени, неустойках, условиях, согласованиях, сроках, а также приложения. Не стесняйтесь задавать вопросы, уточнять, вносить поправки, консультироваться с компетентными специалистами (юридическая консультация, которая стоит пару тысяч, может сэкономить вам впоследствии миллионы). Под регулярные задачи можно заказать свои шаблоны договоров, это удобно и на раз оправдывает затраты.

Правило № 3: утверждайте и подписывайте приложения, макеты и планы в производство очень внимательно! Никто не может всегда и все делать правильно – пресловутый человеческий фактор срабатывает иногда ого-го как. После детальной проверки макетов их обязательно нужно перепроверить два раза и желательно попросить еще кого-то посмотреть свежим взглядом. 10 лет назад одна из авторов этой книги устроилась в команду, которая открывала большой культурно-развлекательный комплекс на Минской улице в Москве. Это был ее первый опыт работы в отделе маркетинга и рекламы. Автору было поручено заказать тираж визиток на весь офис – очень большой тираж.

Дизайнерская бумага, термоподъем, вырубка, черта лысого – чего только не было на этих визитках, дорого-богато. Автор посмотрела макеты: написание фамилий и должностей, телефонов – вроде все правильно. Подписала. Привезли тираж – 2 огромные коробки визиток, отпечатанных за серьезные деньги. На всех визитках были перепутаны две цифры в общем номере телефона. Разговор директора с автором и начальником его отдела был очень… эмоциональным. Он надолго запомнился.

Правило № 4: подробно и скрупулезно прописывайте все пункты, которые вы хотите, чтобы были соблюдены. Если вы о чем-то подумали, но не озвучили и не прописали – считайте, что этого не существует. Виноватых, кроме вас, не будет.

Давайте рассмотрим этот вопрос на примере аренды площадки. Вот что нам важно увидеть в соглашении:

• Время монтажа и демонтажа оборудования. Если вам нужно заехать на площадку накануне для тестов трансляции, монтажа оборудования и расстановки мебели и конструкций, то можно сделать это просто так или за дополнительные деньги. Или нельзя вообще – только в день мероприятия, а накануне там будет что-то другое. Можно ли забирать оборудование не вечером того дня, когда происходит ваше событие, а в течение следующего дня.

• Прописанная договоренность о том, что во время вашего мероприятия никто не будет вам мешать. Особенно это касается неформальных мест, «дружеских» площадок с неизбежным для них хаосом, свежеобретенных новыми владельцами фабрик/креативных пространств/кластеров. Стоит оговорить, например, что рядом не будут сверлить, носить мимо вас строительный мусор в мешках или красить стены вонючей краской, включать громкую музыку, которая вам помешает, и т. д.

• Уборка помещения – обычно стороны сходятся на том, что вам будет предоставлена чистая площадка (если с оборудованием, стульями, аппаратурой, то список предметов должен быть в дополнительном соглашении), а по окончании мероприятия вы сдаете помещение (с оборудованием и мебелью из допсоглашения) без крупного мусора. Поэтому всегда нужно иметь с собой большие пакеты, чтобы собрать стаканчики, бутылки, бумажки и оставленную гостями «раздатку».

• В какое время вам будет предоставлена площадка. Обычно можно договориться «вечером накануне, с 20:00» или «с 6:00 в день проведения». Но бывают ситуации, когда каждые полчаса до и после мероприятия обойдутся вам в дополнительную сумму. С этим можно столкнуться в ДК, принадлежащих госкомпаниям-монополистам.

• Стоимость площадки, условия расторжения договора, неустойки и сроки внесения предоплаты/полного расчета. И прочие стандартные пункты договоров. Не забывайте – читаем внимательно.

• Если вам нужны определенные мощности по электричеству (например, для маркета и фудкорта), это обязательно должно быть прописано. Иначе оставите соседей без света, а себя – без репутации.

• На самотек нельзя пускать ничего, даже то, что на предыдущих десяти ваших мероприятиях работало как часы и не вызывало ни нареканий, ни проблем. Ружье стреляет, подрядчики лажают, менеджеры увольняются, не передав дела, телефоны разряжаются, shit happens. Максимально задокументировать защиту от всего этого – правильно в первую очередь по отношению к самому себе.

Независимо от того, платным или бесплатным будет вход на ваше мероприятие, большое оно или маленькое, вам необходимо хорошо знать, из чего складывается его бюджет. Реалистичное и своевременное понимание всех статей расходов и доходов позволит вам адекватно и без провалов его планировать, иметь возможность вовремя вносить платежи и оставаться спокойным, когда надо срочно оплатить счет, – конечно же, в самый неподходящий момент.