Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст

Список дел должен проводить разграничение между активными задачами (над которыми нужно работать сегодня) и инертными (на которые сегодня можно не обращать внимания, поскольку они станут важны в дальнейшем). Список дел должен концентрировать пользователей только на сегодняшних задачах. То, что предстоит в будущем, должно оставаться там и не отвлекать взгляд. Список дел должен включать календарь, в котором разные дела запланированы на разные дни и где сегодняшние задачи показываются отдельно от тех, что будут актуальны в последующие дни.

Отображение только сегодняшних задач помогает пользователям оставить биты в покое и не обращать внимания на последующие дела, чтобы сосредоточиться на текущих. Показывая один день за один раз, список дел защищает пользователя от чувства перегрузки многодневными задачами. (Конечно, если при этом пользователь хочет узнать, что ожидает его в один из следующих дней, то может сделать это одним щелчком мыши.)

Помимо привязки к конкретному дню каждый список дел должен сопровождаться кнопкой или ссылкой «Перенести», которая позволит пользователю перенести задачу в будущее – на завтра, на следующую неделю, на любой день следующего года. При этом задача, разумеется, исключается из списка на сегодня.

Это как раз тот случай, когда прокрастинация – это хорошо. Часто полезно отложить задачу как можно дальше – на последнюю дату, когда еще имеет смысл начать над ней работать. Такое «избавление от задачи» сокращает длину списка на день, что дает три преимущества:

1. пользователи меньше отвлекаются и могут сосредоточиться именно на том, что нужно сделать сегодня;

2. они настраиваются на успех: чем короче список дел, тем больше шансов, что их выполнят;

3. когда все задачи на день исполнены, пользователи смогут испытать чувство облегчения – завершенности.

Конечно, если пользователи успевают переделать все дневные дела и еще остается свободное время, можно заглянуть в следующие дни и начать решать задачи на будущее. (Впрочем, в реальности это бывает редко: достаточно просто постараться успеть сделать все дела на этот день.)

Как и отображение задач одного дня за один раз, эта функция – способность создавать задачи, отсылая письма в список дел, – чрезвычайно важна.

Электронное письмо – естественный вариант для создания задач, поскольку его можно применять во множестве контекстов и мест, с различных устройств. Это соответствует разнообразию времени, мест и контекстов, в которых мы создаем новые задачи. С работы, из дома, из аэропорта, из уличного кафе – отовсюду, где есть доступ в интернет, можно отправить задачу в сегодняшний или будущий список дел.

Конечно, многие онлайновые списки дел имеют мобильные приложения для создания задач. Но электронная почта может оказаться особенно удобной, если учесть, что задачи часто поступают в виде писем в почтовый ящик. Помните метод управления электронной почтой, который описан в предыдущей главе, когда нужно было переносить крупные задачи из папки «Входящие» в список дел? Достаточно нажать кнопку «Переслать», чтобы отправить туда задачу.

Рассмотрим пример такой функции в программе Good Todo – онлайновом списке дел, который я запустил в 2005 году (он до сих пор работает на goodtodo.com). Со временем вышли многие другие популярные онлайновые списки дел, но ни в одном из них эта функция не решена именно таким способом.

При получении письма Good Todo создает новую задачу следующим образом:

• в поле «Тема письма» появляется резюме или название задачи;

• тело письма становится описанием, или телом, задачи;

• поле «Кому» определяет дату вступления задачи в силу.

Например, чтобы внести задачу в список дел, можно отправить такое письмо:

Возможные электронные адреса несложно запомнить. Если отправить письмо на [email protected], задача появится в списке дел на сегодня. Если отправить сообщение на адрес [email protected], задача в списке дел на сегодня не появится. Она будет полностью скрыта до завтрашнего дня, если не активировать ее, кликнув в календаре на завтрашнюю дату.

С помощью этих адресов можно легко оставить биты в покое. Отправьте задачу самому себе в будущем и прекратите волноваться о ней в настоящем, чтобы сосредоточиться именно на текущей работе. Это особенно ценно, поскольку сводит бесконечность битов к конечному числу, которым можно управлять за доступное время. Этот метод в итоге решает проблемы перегрузки электронной почтой и списками дел.

Как указано выше, календарь позволяет пользователю расставить приоритеты по дате: важные дела на сегодня, менее важные – на будущее. Учитывая важность расстановки приоритетов, пользователи должны иметь возможность осуществлять ее и в течение конкретного дня. (Большинство современных онлайновых списков дел предоставляют такую возможность: пользователи могут поднимать и опускать задачи на день в списке дел.)

После расстановки приоритетности в течение дня пользователь может начинать работу над ними сверху вниз, всегда зная, на чем нужно сосредоточиться в определенный момент. Как только все дела на день будут выполнены и почтовый ящик окажется очищен, пользователь ощутит завершенность. После этого можно закончить день, не думая о перегрузке, или даже начать работать над задачами следующего дня.

Как ни странно, многие в целом неплохо сделанные списки дел не предусматривают возможности хранить детальные описания задач. Но детали жизненно важны: пользователи должны иметь возможность хранить любые объемы информации внутри задач, при этом видя сначала только заголовки-резюме (во избежание создания хаоса).

Детали задач могут содержать различные виды текстов: заметки, сделанные в процессе телефонных разговоров, цепочки писем, историю вопроса, записи в журналах и т. д. Например, вы создаете задачу «позвонить Джону», а в деталях содержится вся повестка встречи, телефонные номера Джона и цепочка писем, которая вызвала необходимость позвонить. Все необходимое для выполнения задачи находится в деталях, а в списке дел при этом значится просто «позвонить Джону».

С помощью детального описания пользователи могут также организовывать и отслеживать ход выполнения крупного дела, которое требует разбиения на этапы. По мере выполнения каждого этапа пользователь отмечает это в детальном описании и затем проверяет выполнение всей задачи, когда все ее этапы завершены.