Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты - М. С. Иванов

Правильное понимание, на каком именно этапе находится команда, – залог успешного осуществления проекта. Умелый менеджер составляет расписание, задает темп работы, использует мотивирующую энергию начал и концов, помнит о судьбоносной роли половины пути: станет ли это для команды моментом «О-хо-хо», когда надо приналечь, или же это будет момент «Ох», а дальше – капитуляция. В середине игры босс открывает в себе «внутреннего Дина Смита» и находит правильный способ ободрить команду.

Главная задача руководителя на всех этапах (но особенно это важно, когда работа уже пошла) – поддерживать синхронизацию команды. Этого невозможно добиться, постоянно сверяя часы, дергая людей, требуя от них отчета. При идеально налаженной синхронизации множество людей сами сделают все вовремя и согласованно. Для этого к внешней, заданной боссом или расписанием синхронизации должна присоединиться синхронизация команды и внутренняя синхронизация каждого сотрудника.

Синхронизация команды поддерживается общностью языка, внешних признаков (формы, дресс-кода), прикосновением или хотя бы виртуальным общением, сознанием миссии. Синхронизированная команда словно исполняет сложный танец, играет в финале чемпионата, поет слаженным хором.

Индивидуальная задача каждого человека – выяснить свой хронотип, проявлять бдительность во время «серединных» провалов, осознавать, на каком этапе (дня, работы, жизни) он находится и какой вид отдыха, стимуляции или мотивации ему требуется. Настроив свой внутренний ритм, люди синхронизируются в командной работе или игре. Синхронизация в команде с осознаванием важной миссии и «общим сердцебиением», ощущением причастности и счастья – одно из важнейших для человека переживаний.

Электронная почта отнимает у вас кучу времени? Вы тонете в потоке писем, забываете ответить на важные сообщения, не можете выкроить время для работы над стратегическими проектами из-за постоянного наплыва срочных поручений? Электронная почта – важный элемент работы и даже личной жизни, но она может стать инструментом, повышающим вашу эффективность, а может оказаться пожирателем времени.

Есть люди, которые полностью отказались от электронной почты. Но такой вариант, скорее всего, социально неприемлем для большинства из нас – в реальной жизни нам нужна почта, чтобы работать и общаться с друзьями. Чтобы сделать электронную почту своим другом, вам придется выработать новую стратегию и придерживаться ее. Эта книга предложит советы и техники. С их помощью можно сократить время, которое тратится на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!

Постепенно вводя в практику новые привычки, вы сможете добиться ежедневной полной очистки папки «Входящие» и снизите уровень стресса, вызываемого потоком сообщений.

Прежде чем приступить к описанию полезных техник работы с электронной почтой, важно идентифицировать те установки, которые мешают нам грамотно использовать почту. Без разрушения этих мифов мы будем соскальзывать в прежнее поведение снова и снова.

Миф № 1. Мы должны быть всегда на связи

Почти любой из нас проверяет почту намного чаще, чем это объективно нужно. Нам кажется грубым не отвечать на письма как можно скорее. Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи – для этого есть телефон и службы мгновенных сообщений.

Человек, который посылает вам электронное письмо, не знает, чем вы заняты в данный момент, находитесь ли у компьютера и можете ли ответить. Поэтому вы имеете полное право не прерываться на почтовые сообщения каждые пять минут, а ответить тогда, когда у вас будет возможность.

Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течение двух-трех часов, а то и суток с момента его получения.

Миф № 2. Короткие письма – это грубо

Взгляните на это с другой стороны: длинные письма – это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и мир». Лучший ответ – тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов.

Миф № 3. Приоритеты других людей важнее ваших

Один из известных инструментов тайм-менеджмента – «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на четыре категории в зависимости от их срочности и важности. Готовы поспорить, что бо́льшая часть писем в вашем ящике попадает в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные».

При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.

Миф № 4. Можно использовать электронный ящик и как список дел

Если вы оставляете письма, на которые требуется ответ или какие-то действия, в папке «Входящие», то вы никогда в действительности не очищаете свой почтовый ящик. Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» мгновенно бросаются вам в глаза, вызывая стресс и недовольство.

Невозможно, да и не оптимально выполнять любую задачу сразу после ее поступления. Однако вам понадобится выработать отдельную систему списков задач, которая позволит заканчивать все необходимые действия вовремя. При этом почтовый ящик должен использоваться как средство связи, а не как хранилище задач.

Миф № 5. Лучшее решение от завала писем – «почтовое банкротство»

Иногда лавина писем выглядит настолько неуправляемой, что заманчивой начинает казаться идея просто разом стереть все письма, которые накопились за это время в вашем ящике. Назовем этот способ избавления «почтовым банкротством». Конечно, это решение возможное, но точно не лучшее: если вы не измените свои ежедневные привычки, эта ситуация повторится.

Привычки лучше внедрять по одной – так больше шансов, что они приживутся в вашей жизни.

Привычка № 1. Назначьте время проверки почты

Установите для себя определенные периоды времени, когда вы занимаетесь разбором почты. Лучше всего определить точное время – например, в 10:00 и в 17:00, а не приблизительно «утром» и «вечером»; новая привычка требует определенности.