Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - Виктор Шейнов

• По возможности совмещайте дела. Слушайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транспорте просматривайте периодику. Передавайте бумаги или обменивайтесь информацией с коллегами на собрании, и вам не придется тратить время на встречи с ними.

• Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы – встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять рабочее время за пресловутой утренней чашкой кофе – поставьте ее на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не просмотрите поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще некоторое время вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность будет соблюдаться автоматически: пьете кофе, просматривая почту.

• Прежде чем взяться за дело, подумайте, нельзя ли его кому-нибудь поручить. Ведь дав поручение и занимаясь затем собственной работой, вы экономите время: синхронно решаются несколько ваших задач.

• Если вы из тех, кто работает лучше, находясь под внешним давлением (сроков или санкций за невыполнение), то постарайтесь себе его организовать. Установите для себя более короткие (ложные) сроки реализации задания, которое потом «можно будет доработать». Крупное дело, рассчитанное на длительный срок, разбейте на этапы, так, чтобы осуществлять промежуточный контроль через несколько дней.

• Подавляйте в себе стремление к наилучшему выполнению какой бы то ни было работы. Такой чести в реальности заслуживает лишь небольшая часть наших дел. Например, настраивайтесь только на однократную проверку любой решенной задачи.

• Выбирайте ту форму информирования руководства (коллег, подчиненных), которая требует меньшего времени: телефонный звонок, сообщение по электронной почте, краткая служебная записка, доклад, личная встреча, объявление на совещании. Если же нужно оповестить многих сотрудников, то нет ничего проще и удобнее, чем поместить на информационной доске наиболее важные документы (графики, распоряжения) для общего ознакомления. Особенно если доска установлена в людном, бойком месте. Обычно никто не проходит без того, чтобы остановиться и посмотреть, что там вывешено. Если у вас ее еще нет, обязательно заведите.

• Не тратьте время на споры! Если точка зрения оппонента не вредит делу, то он, в конце концов, имеет на нее право. Мы нередко пускаемся в споры по какому-то второстепенному вопросу лишь для того, чтобы почувствовать вкус победы. Стоит ли это затраченного времени и сил? Не лучше ли направить их на пользу делу? Тем более что побежденные редко благодарны своим победителям – скорее наоборот.

• Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года заполняйте ежедневник максимальным объемом уже известной вам информации (включая праздники, дни рождения тех, кого вы будете поздравлять).

• После встречи записывайте на обратной стороне визитки, которую вам вручили, полезную информацию. Данные сведения будут весьма кстати при следующем контакте с этим человеком, который может произойти спустя длительное время. На людей производит впечатление, что вы помните дату последней встречи и прочие детали!

• Планируйте общение по различным вопросам в наименее продуктивный период времени (см. рис. 1.3 и 1.4).

• Встречи вне офиса люди часто воспринимают как не столь строго ограниченные во времени. Важно четко указывать период таких переговоров. Например: «У нас есть 40 минут, и я должен исходить из этого». Если людям известны временные границы, более вероятно, что они будут дорожить вашим временем.

• Марку Твену приписывают следующий прием: когда раздавался звонок в его дверь, он надевал пальто. И если посетитель был желанным, он говорил: «Вам повезло, что вы застали меня. Я только что пришел». Если посетитель был нежеланным, он говорил, что сожалеет, но не сможет остаться, ему нужно уходить.

• Сделайте шаблоны всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере, а также образцы стандартных писем – предложений, благодарностей, отказов.

• Поиск документов будет занимать меньше времени, если организовать систему их хранения. В частности, цветные метки для разного типа документов – финансовых, деловых, личных и т. д. – ускоряют их нахождение.

• Наведите порядок на рабочем столе и в шкафах, иначе вы будете тратить массу времени на поиски нужных документов.

• Делайте впрок закупки канцелярских принадлежностей, мыла, зубной пасты, талонов на проезд и др.

• Покупайте поздравительные открытки единовременно на весь год вперед. Сразу подписывайте адреса (чтобы потом не вспоминать, какая и для кого предназначена); в ежедневнике, органайзере отметьте даты, когда и кого нужно поздравить (открыткой либо по телефону).

• Подарки можно покупать по Интернету, заказывая их доставку по адресу (своему или тех, кого вы поздравляете).

Существуют также манипулятивные способы сэкономить свое время за счет времени других. Однако следует иметь в виду, что всякая манипуляция может стать причиной конфликта:

• Чтобы миновать очередь в приемной шефа, можно предварительно позвонить ему и спросить разрешения зайти, объявив ожидающим в приемной, что вас вызвали.

• На конференции или семинаре можно попросить председательствующего разрешить вам выступить вне очереди, пообещав сократить время своего сообщения. Реально же такой участник выступает столько, сколько и было предусмотрено регламентом.

Поддерживайте хорошую форму

• Высыпайтесь. Бодрый, хорошо отдохнувший человек имеет более высокую производительность труда. Поэтому не пытайтесь выиграть время за счет сокращения сна. Приучите себя ложиться раньше. Время с 22:00 является самым ценным для сна. Тот, кто ложится в 10 вечера, высыпается за меньшее время и тем самым его экономит. Не смотрите телевизор перед сном: качество телепрограмм редко оправдывает время, которое на них тратится.

• Используйте часть времени нахождения на совещаниях, в очередях или транспорте для статических физических упражнений. Незаметное для окружающих напряжение мышц оказывает такое же оздоравливающее действие, как и динамические упражнения.

• Ходите быстрым шагом. Это сократит пустое время и даст вам состояние бодрости. В метро не стойте на эскалаторе, если можно по нему идти. Вместо ожидания лифта прогуляйтесь по лестнице.

• Находите в жизни веселые моменты. Смех активизирует мыслительную деятельность, нормализует пульс и кровяное давление, а также является одним из лучших способов снять напряжение.

• Создавайте себе хорошее настроение. Оно придает дополнительную энергию. Напротив, в плохом расположении духа все валится из рук. Помните, что, согласно библейской заповеди, «уныние есть грех». Как добиться позитивного душевного состояния?[4] Самый простой способ – подумать о чем-то приятном, заставить себя улыбнуться. После нескольких даже натужных улыбок настроение вдруг улучшается. Утром, собираясь на работу, слушайте любимую музыку, которая позволит настроиться на позитивный лад.