Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота - Тим Райхель

Эти изменения также необходимо учитывать при работе с методом ALPEN. Для лучшего понимания давай рассмотрим пример:

Шаг 1 и 2: Запиши задачи/оцени их продолжительность!

✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)

✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)

✓ Подготовить презентацию (45 минут)

✓ Перезвонить коллеге (15 минут)

✓ Ответить на электронные письма (30 минут)

✓ Проверить резюме (45 минут)

✓ Написать отчет о проекте (90 минут)

✓ Организовать поездку (60 минут)

Шаг 3: Запланируй буферное время!

✓ В твоем распоряжении 8 часов (480 минут). Из них распланируй 50 процентов (т. е. 240 минут).

Шаг 4: Прими решение!

✓ Написать отчет о проекте (90 минут)

✓ Подготовить презентацию (45 минут)

✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)

✓ Перезвонить коллеге (15 минут)

✓ Ответить на электронные письма (30 минут)

✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)

Шаг 5: Последующий контроль!

✓ Является ли твой план разумным и сбалансированным?

 Задание

Спланируй свой следующий день, используя метод ALPEN!

 Одно предложение

Пользуясь этим методом, ты организуешь свою повседневную жизнь с помощью списков и, таким образом, сможешь отслеживать все предстоящие важные задачи.

 Как это работает

Getting Things Done – это метод тайм-менеджмента Дэвида Аллена, основанный на идее занесения в списки всех задач, сроков их исполнения и идей. Таким образом, ты следишь за повседневной жизнью и получаешь контроль над сложными задачами. Система метода Getting Things Done (коротко: метод GTD) не дает четких предписаний, как выполнять работу, а фокусируется на записи и организации задач. Эта техника гарантирует, что больше не придется держать в голове слишком много информации. Появится ясность: все, записанное в списке дел, больше не давит на тебя. Метод GTD прост в использовании, он дает тебе ощущение достижения уже через короткое время. Тем не менее, следует соблюдать некоторые основные принципы и придерживаться порядка их выполнения:

✓ Сбор

✓ Обработка

✓ Организация

✓ Просмотр

✓ Выполнение

На первом этапе ты собираешь все задачи, которые на данный момент важны. Сюда входят все дела от «покраски садового забора» до «ведения переговоров о зарплате». Затем ты их обрабатываешь и определяешь, когда ты хотел бы ими заняться.

Далее в рамках этой оценки ты определяешь конкретные действия: «купить краску» или «назначить встречу с руководителем». Этот шаг особенно важен, потому что он позволяет трансформировать цели в действия. Затем ты организуешь свои задачи, занося их в список дел или календарь. Важно, чтобы ты освободил голову и сохранил данные на внешнем носителе – это единственный способ разгрузиться. Составив список однажды, ты должен регулярно просматривать и пересматривать свои задачи, чтобы иметь возможность отслеживать текущие события и реагировать на них соответствующим образом. На последнем шаге ты решаешь, какие задачи из своего списка ты будешь выполнять, исходя из времени и энергии.

Для реализации метода GTD Дэвид Аллен рекомендует использовать разные списки и регулярно их обновлять. К ним относятся:

✓ Входящие задачи

✓ Проекты

✓ Следующие шаги

✓ Ожидание

✓ Идеи

Все задачи, встречи и идеи, с которыми ты сталкиваешься в течение дня, собираются в списке входящих задач. Затем они преобразуются в конкретные действия (см. выше) или добавляются в более крупные планы мероприятий и перемещаются в список проектов. Задачи, над которыми ты хочешь работать дальше, попадают в список следующих шагов. Если в какой-то момент тебе понадобится помощь других или нужно дождаться соответствующей информации, перемести свой проект в список ожидания. Ты можешь собрать новые идеи, задумки или вещи, которые ты хотел бы однажды сделать в списке идей, и систематизировать их позже.

 Руководство

Метод «GTD» поможет тебе целостно организовать повседневную жизнь и создать «внешнюю память». Начни с текущей исходной позиции и выполни следующие шаги:

Шаг 1: Выбрось все из головы!

✓ Записывай все: каждую маленькую задачу, срок исполнения или напоминание, которое ни в коем случае нельзя забыть.

Шаг 2: Сразу определи свое первое действие!

✓ Для каждой задачи реши, что нужно сделать в первую очередь.

Шаг 3: Определи важность и срочность!

✓ Оцени свои задачи и назначь крайние сроки исполнения.

Шаг 4: Упорядочи свой список и сохрани его на внешнем носителе!

✓ Разбей свои задачи на категории и храни их в электронном виде (на компьютере/смартфоне) или бумажном списке.

Шаг 5: Регулярно проверяй свой список!

✓ Поддерживай актуальность списков и ежедневно просматривай задачи.

Для реализации этого метода – и особенно для управления различными списками – могут быть очень полезны специализированные приложения (Trello, Evernote, Wunderlist и т. д.).

 Пример