Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Какая у кого роль на собрании? Я всегда задаю этот вопрос клиентам, а в ответ слышу очень краткий перечень. Обязательно имеется ДОКЛАДЧИК, как правило, тот человек, который стоит в полумраке перед экраном со слайдами в PowerPoint.

И есть АУДИТОРИЯ. Термин сам по себе интересный, ведь он навязывает большей части присутствующих пассивную роль «слушателей» (буквально это означает на латыни слово «аудитория»).

Часто, однако, не всегда, есть также СЕКРЕТАРЬ СОБРАНИЯ.

И, наконец, на многолюдных или особо важных собраниях присутствует ПРЕДСЕДАТЕЛЬ.

На том и конец. Хотя можно бы добавить несколько характерных для сегодняшнего дня «персонажей»:

ФАНАТИК TWITTER: глянешь на лицо – вроде слушает, посмотришь на пальцы – печа-а-атает.

СТОРОННИЙ КОММЕНТАТОР: замечания делает, но реальный вклад – нулевой.

ТАЙНЫЙ ТРУДОГОЛИК: пришел на собрание и продолжает исподтишка трудиться на ноутбуке.

СОНЯ: их много подвидов, в том числе – мастера этого дела, которые спят с открытыми глазами и даже губами при этом шевелят.

САМОРЕКЛАМЩИК: эти люди прерывают ход собрания и говорят о том, что интересует только их – точь-в-точь навязчивая телереклама дешевых кредитов или пластиковых окон.

По-моему, вам стоило бы поработать над списком персонажей. Пусть в него войдут:

РУКОВОДИТЕЛЬ

Каждое собрание нуждается в руководителе (см. ниже)

ХОЗЯИН

И это, как мы убедимся, не лидер.

СЕКРЕТАРЬ

Да, нужен человек, который зафиксирует все происходящее, чтобы и те, кто не присутствовал, но кого касаются принятые решения, также могли бы ознакомиться с ходом собрания. Вряд ли при современной технике имеет смысл делать записи, лучше зафиксировать все в виде аудио– и видеофайлов.

ПОМОЩНИК РЕЖИССЕРА/ОРГАНИЗАТОР

Это он определяет путь к успеху и следит, чтобы все придерживались этого пути.

ДОКЛАДЧИК(И)

Им отведена формальная и функциональная роль на собрании. Задача поставлена конкретная, и не надо углубляться в лишние подробности, а тем более уходить в сторону.

УЧАСТНИКИ

Все остальные, кто пришел на встречу. Если не участвовать, так лучше и не ходить. Встреча не тот вид спорта, чтобы «болеть» с трибун. Чтобы превратиться в зрелищный спорт, собрания должны были бы стать подинамичнее.

Свое участие вы доказываете не шумом. Слушайте внимательно и задайте один, но существенный вопрос – это куда полезнее разглагольствования.

ФАСИЛИТАТОР

Термин новомодный, и я его не люблю, тем более что, судя по латинскому корню, он означает человека, который облегчает дело, – хороший же фасилитатор должен порой усложнять дело, не бояться конфронтации с людьми, уклоняющимися от настоящей встречи.

ТРЕНЕР

Не бывает успешных команд без тренера. Тренер оценивает игру в целом и ищет способы ее улучшить. Почему бы не посмотреть с такой же точки зрения на собрания?

Меня часто приглашают посидеть на собрании и понаблюдать, как идет процесс. В перерывах я даю игрокам советы, а порой показываю красную карточку за удар ниже пояса, подножку и другие нарушения правил.

АДВОКАТ ДЬЯВОЛА/РАЗДРАЖИТЕЛЬ

В хорошей труппе всегда должен присутствовать «злодей». Во что превратились бы «Звездные войны» без Дарта Вейдера, Бонд без Блофельда? Правильный кастинг поможет вам подобрать участников, которые смогут бросить вызов остальным и не испортить тем самым собрание, но повысить уровень игры. Нет в современном бизнесе зрелища зануднее, чем настроенные на одну волну коллеги, кивающие друг другу в унисон. Без песчинки не родится жемчужина.

ОСОБЫЙ ГОСТЬ

Многолетние телесериалы нередко приглашают актеров на один эпизод, чтобы поддержать интерес публики. И вы могли бы включить в свой список исполнителей особо приглашенных гостей – тех, кто обычно не присутствует на ваших собраниях, но мог бы подкинуть свежие идеи (см. ниже).

Проглядев этот список, вы, быть может, сочтете, что вам нужно довольно много людей. Подчеркиваю: совершенно необязательно, чтобы на каждой встрече исполнялись все роли, к тому же некоторые из них могут быть совмещены (например: организатор, он же ответственный за регламент, он же ведет запись). Каким бы в итоге ни оказался ваш список, главное – позаботиться о том, чтобы в едином контексте разные люди сумели внести каждый свой вклад.

Кстати говоря, вы убедитесь, что участники собрания участвуют в нем по-настоящему, когда им отводится конкретная роль, даже пустяковая. Вчера на одной встрече я заметил, как одна из участниц «поплыла». Она роняла голову, потом вздергивала ее и с виноватым видом оглядывалась: «Я не дремала, ну вот ни чуточки». Я попросил ее следить за соблюдением регламента, то есть раз в 20 минут звонить в звонок типа гостиничного – я всегда ношу его с собой. Звонок напоминает участникам, что им пора нажать «кнопку перезагрузки». И вот эта женщина, которая почти что отключилась от собрания, приняла на себя ответственность за то, чтобы все остальные вовремя выключались и включались. Теперь она бдительно следила за происходящим – и сразу же пробудилась.

Если собрание не ладится, первым делом стоит спросить, кто его ведет. Если внятного ответа нет или все тупо таращатся на спросившего, значит, диагноз установлен.

Собрание нужно вести. Любое собрание. Собрание без ведущего – все равно что крутой джип без руля. Вам предстоят гонки по бездорожью, которые выльются не в приятное приключение, а в аварию. Иными словами, в конференц-зале или на телефонной линии требуется по крайней мере один человек, помнящий, зачем вы собрались, и способный направлять вас внутри этой совместной деятельности.

Если вы оглядите присутствующих и не найдете того, кто исполняет эту роль, поднимите руку и станьте им.

Собрания без руководителя начали входить в обычай, поскольку многие компании стараются уйти от прошлого с его избыточной иерархизацией к культуре сотрудничества и единомыслия, от вертикальных структур к горизонтальным. «Отбросим формальности», – гласит лозунг. «На этом собрании нам ни к чему руководитель. Команда сама направляет себя. Мы будем держаться вместе и решим все вопросы». К тому же побуждает и вежливость. В горизонтальной структуре, где ваше мнение столь же ценно, как и мое, навязывать руководство кажется грубостью.

Еще одна причина собраний без руководства – общая бесхозность. Задайте вопрос: «Чье это собрание?» – и все вокруг примутся пожимать плечами или указывать друг на друга. Зачастую люди не знают или не помнят цели собрания, и никто не берет на себя ответственность. Это собрания-сироты. В век Outlook и прочего программного обеспечения для календарей такие собрания проводятся все чаще. Где-то кто-то нажал на кнопку – и приглашения были автоматически отправлены по всему его списку контактов; еще одно собрание-сирота родилось в этом жестоком мире.