Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие - Ли Кокерелл

Как хорошо известно, мужья способны очень долго слушать своих жен, глядя в экран телевизора. Иногда даже до тех пор, пока не поймут, что им говорят. Во всяком случае, так утверждает Присцилла! Я пытаюсь убедить ее в том, что мы в этом не виноваты, все дело в мужских генах, запрограммированных таким образом. Она мне не очень верит, но это единственное оправдание, имеющее хоть какой-то смысл, которое я могу ей предложить. Так что, ребята, когда вы услышите: «Ты меня слушаешь?» – знайте, это не вопрос. Это одновременно и утверждение, и предупреждение. Слова «да, дорогая» вам не помогут. Я настоятельно рекомендую вам на минуту выключить телевизор и продолжить разговор с женой.

Рассеянность всегда ведет к непониманию, а иногда и к значительно более серьезным последствиям. Например, в вашу машину может врезаться сзади другой автомобиль, водитель которого был невнимателен, скорее всего, потому, что разговаривал по мобильному телефону и не следил за движением.

Возможно, вам приходилось попадать на собрании в неловкое положение, когда вас спрашивали: «Что вы думаете по этому поводу?» А вы с жалким выражением лица отвечали: «Что вы сказали? Я прослушал. Не могли бы вы повторить еще раз?» Конечно, вы не слышали вопроса, потому что вы были невнимательны и думали о чем-то еще. Допустим, размышляли о следующей встрече или представляли себя лежащим где-нибудь на пляже.

Сегодня люди рассеянней, чем когда-либо. На собраниях их больше интересуют смартфоны и планшеты. Быть внимательным к окружающим вас на работе людям – важная обязанность, независимо от того, какое положение вы занимаете. Если вы руководитель, встаньте из-за стола и выслушайте подчиненных. И помните: то, что они говорят, и то, что они пытаются сказать вам, – это две совершенно разные вещи.

Во всех областях вашей жизни вы обязаны всегда быть внимательным и стараться докопаться до правды, чтобы иметь возможность принимать верные решения. Прислушивайтесь к близким людям, к вашим детям, к руководителям на работе, друзьям и родственникам и вообще ко всем окружающим вас людям. Они это обязательно оценят, и вы станете значительно более эффективным и профессиональным. Кроме того, люди заметят вашу внимательность к их проблемам, и ваша репутация еще более улучшится.

Вот несколько способов, как можно избавиться от плохой привычки витать в облаках.

• Делайте пометки во время беседы. Так вы не потеряете нить разговора.

• Займите такое положение, при котором вы сможете сконцентрироваться исключительно на собеседнике и услышать все, что он говорит. Вместо того чтобы выслушивать людей сидя за столом, я всегда сажусь рядом с ними. Когда вас и вашего собеседника не разделяют никакие физические барьеры, у вас появляется больше шансов наладить открытое и доверительное общение.

• Во время беседы никогда не пытайтесь украдкой просматривать электронную почту или текстовые сообщения и не отвечайте на телефонные звонки.

• Чтобы лучше сконцентрироваться на происходящем и не погрузиться в мир грез, во время собрания садитесь рядом с начальником или занимайте место в первом ряду.

• Если вы стремитесь овладеть навыками общения, не пытайтесь решить сразу несколько вопросов, концентрируйтесь на одной проблеме, экономьте время и работайте с полной отдачей.

• Поддерживайте хорошую физическую форму, а для этого необходимо правильно питаться, заниматься спортом, высыпаться и, если вы живете в жарком климате, пить достаточное количество воды. Когда вы здоровы, то хорошо себя чувствуете, вам легче сконцентрироваться, вас не клонит в сон из-за того, что вы не выспались или неправильно питаетесь. Высокий уровень энергии поможет вам сэкономить время. Хорошая физическая форма позволит избежать стресса, который негативно сказывается на концентрации внимания. Конечно, ежедневник поможет спланировать занятия в тренажерном зале и сон. Здесь также удобно вести учет всего, что едите. В результате вам будет легче сделать вывод о том, какое влияние разные продукты оказывают на ваше физическое и психическое состояние. (Я использую смартфон, чтобы проверить количество калорий в пище, которую заказываю или ем.)

• Если вы возглавляете собрание, вы должны очень ответственно относиться к своим обязанностям, это поможет сэкономить время и вам, и вашим подчиненным. За день распланируйте в ежедневнике весь ход совещания. Вы должны начать его вовремя, эффективно руководить им, закончить обсуждение в срок или, желательно, даже раньше. Мало что может так порадовать работников, как собрание, которое закончилось раньше времени, – разве только собрание, которое было отменено. В мире бизнеса за совещаниями закрепилась слава пустой траты времени. Вы можете исправить положение, сделав ваши собрания такими интересными, что сотрудники всегда будут ждать их с нетерпением и перестанут считать их малоэффективными.

• Собрание должно проходить по четкому плану. Если у вас нет программы, то обсуждение будет отклоняться от основной темы и эффективность заметно снизится. Вы должны вести совещание таким образом, чтобы люди чувствовали, что вы помогаете им справляться с их работой еще лучше.

• Существует два вида собраний, которые нельзя путать. Цель первого – проинформировать сотрудников, второго – разобраться с проблемой. Не стоит пытаться решить конкретный вопрос на собрании, задача которого сообщить информацию. Присутствующие на нем люди не будут иметь никакого отношения к проблеме. Вы зря потратите их время. Они окажутся совершенно правы, если подумают: «Что я здесь вообще делаю?» Планируйте совещания таким образом, чтобы вы могли решить конкретную проблему. Приглашайте только тех людей, которые вам для этого нужны.

• Вот еще один совет, как сэкономить время: необходимо быстро заканчивать и собрания, и телефонные разговоры. Научитесь сразу переходить к сути вопроса. Когда темп обсуждения замедляется, подведите итог всему сказанному и спросите присутствующих, хотят ли они высказать какие-нибудь мнения и пожелания. Когда они скажут «нет», встаньте со своего места, чтобы дать понять собравшимся, что совещание закончено. Умение быстро завершать встречи и телефонные разговоры позволило мне в течение всей моей карьеры сэкономить тысячи часов рабочего времени.

• После собрания обязательно запишите в ежедневнике в разделе «Дневник» все принятые решения и новые обязанности, которые вы, возможно, взяли на себя. Просмотрите свои записи на следующий день, когда будете заниматься планированием времени.

• Вот еще о чем имеет смысл подумать: может быть, вам вообще незачем проводить собрание. Всегда спрашивайте людей, почему они хотят встретиться с вами. Возможно, вы не тот человек, к которому им следует обратиться. А если им и правда нужны вы, вполне вероятно, что их проблемы можно решить по телефону или при помощи электронной почты. Персональные встречи имеют большое значение, но в них не всегда есть необходимость. Не встречайтесь с людьми только потому, что они просят вас об этом.

• Все необходимое всегда должно быть у вас под рукой. Если вы не имеете непосредственного доступа к тем материалам, ресурсам, оборудованию, которые вам нужны для работы, вам придется потерять много времени, разыскивая их. Периодически проверяйте наличие канцелярских товаров. Поиски обычных ножниц или телефонного номера могут привести к значительной потере рабочего времени.