Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления - Саймон Мортон

Оптимизируя презентацию вместе с заказчиком, мы тратим много сил на подготовку, прояснение и проверку ключевых сообщений. Здесь важно не жалеть времени: мы же хотим, чтобы сообщение продолжало производить должный эффект и после того, как показаны все прекрасные слайды и произнесена тщательно заготовленная речь.

Чтобы сообщения были направленными, ясными и действенными, мы жестко ограничиваем их не более чем тремя тезисами (стараясь свести все к одному термоядерному сообщению). Лакмусовой бумажкой нам служит контрольный список вопросов:

• Как вы считаете: что вспомнит слушатель из вашего выступления, если я спрошу его о презентации две недели спустя?

• Что бы вы хотели, чтобы он запомнил о вашей презентации?

• Совпадают ли сейчас ответы на эти два вопроса?

Если впечатления слушателя позитивны, но ответ строится вокруг идеи «Мне запомнились ваши красивые слайды», значит, мы потерпели неудачу. Если же он отвечает: «А, да, вы те самые парни, которые могут повлиять на X, Y и Z», – значит, наше сообщение уже вовсю распространяется дальше.

Так или иначе, глубокое понимание аудитории и ясность сообщения в наибольшей степени становятся жертвами нынешнего сумасшедшего и технологически оснащенного делового мира.

Когда у вас остается совсем немного времени до выступления, велик соблазн положиться на стереотипные домыслы в отношении аудитории («Они финансисты, так что нам потребуется множество графиков») и сообщения («Продаем свойства продукта, а не его выгоды»). Круглосуточный информационный обмен без пауз и выходных по электронной почте, телефону и Skype означает, что каждый может высказать (и обычно высказывает) мнение по всем вопросам – от контента и эстетики презентации до технических средств, которые следует использовать. Коллективное создание презентации быстро становится нормой. Этому способствуют ничего не подозревающие поставщики технических решений, которые закладывают в свое программное обеспечение функционал для совместной работы.

К несчастью, на выходе вместо четкого сообщения, рассчитанного на определенный профиль аудитории, мы получаем бессвязный шум. Вы, ваша аудитория и ваша презентация заслуживаете большего.

То что вы готовы поделиться с аудиторией действенным сообщением, – прекрасно. Но это лишь отправная точка для более сложного процесса.

Ваше продуманное и тщательно выстроенное сообщение должно превратиться в основу для истории. Как мы уже говорили, хорошо проработанная история способна сделать ваше сообщение «цепким» без всяких «памятных моментов», призванных удержать внимание аудитории. Вводя в презентацию структуру, историю, рассказ, вы даете вашему сообщению возможность стронуться с места, отправиться в путешествие, чтобы вновь и вновь передаваться из уст в уста.

Чтобы помочь нашим заказчикам получить такой результат, мы используем процесс под названием «Создание потока повествования». Понятие потока повествования появилось в Eyeful не за один день. Наша группа консультантов много лет работала с клиентами над формулированием их ключевых сообщений.

Получая одобрение, мы сразу начинали разбираться, какое содержание поможет донести сформулированное сообщение до аудитории. Однако это приводило к ряду проблем. Некоторые заказчики начинали паниковать, когда мы с полной уверенностью начинали кромсать их любимый контент, вооружившись лишь коллективно исписанной маркерной доской и собственными амбициями. В частности, оказалось, что на этой ранней стадии представителям наших заказчиков сложно передать своим коллегам и руководству новое сообщение презентации, созданное путем ее оптимизации.

Да, они могли описать это новое упрощенное и сжатое сообщение, но было непросто разъяснить им, как именно мы собираемся донести его до аудитории. Фраза «Ну, надо немножко подождать – и вы сами все увидите» не помогала.

Самое простой способ описать документ с потоком повествования – сказать, что это заголовки разделов истории в вашей презентации. Этот документ показывает структурные элементы, обобщенные сообщения и логическое течение повествования.

Он также размечает те места, где можно уйти в детали (позже мы еще поговорим о плюсах интерактивных презентаций; как показано на схеме ниже, это должно планироваться с самого начала), а также дает некоторые начальные зацепки в терминах сценария.

Ничто в документе с потоком повествования не является догмой. Работа с потоком повествования всегда открыта для обсуждения и критики. Приведу показательный пример. Нашему заказчику, крупному розничному банку, требовалась новая концепция для презентации отдела продаж. После плодотворной и временами напряженной совместной работы мы предложили план, который самым большим любителям фактов, находящимся в комнате, мог показаться несколько спорным. Документ с потоком повествования был призван помочь всем участникам увидеть предлагаемую концепцию, не отвлекаясь на детали. Как только было одобрено основное сообщение и структура повествования, мы смогли перейти к деталям. При этом вся группа была довольна выбранной концепцией презентации.

Документированный поток повествования принес дополнительную пользу: он помог нам четко придерживаться выбранного пути в процессе дальнейшей разработки презентации. Чтобы заработать на жизнь, мы создаем презентации для компаний всех форм и размеров. Однако, несмотря на это, мы остаемся людьми и должны позаботиться о том, чтобы «хвост» не начал «вилять собакой» в том, что касается контента и визуальных материалов. Когда мы начинаем собирать вместе части впечатляющего контента и готовим соответствующие визуальные материалы, очень легко от волнения и азарта потерять ориентиры. Документ с потоком повествования помогает справиться с этой проблемой.

Если вы уже отчаялись дождаться того момента, когда мы займемся контентом и визуальным рядом, у меня для вас есть радостная новость: как только поток повествования задокументирован, мы готовы перейти к следующему этапу работы над презентацией – обработке и шлифовке собранных материалов.

Приступим?