Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни

• Роли и обязанности — исполнители и способ их взаимодействия в процессе выполнения работы.

• Продолжительность работы — установленный календарный срок выполнения данной работы.

• Требуемые ресурсы — труд исполнителей, фонды, оборудование, оснащение, сырье, информация и прочее, необходимое для выполнения данной работы.

Иногда в этот список включают:

• предшествующие работы — работы, которые должны быть завершены перед данной;

• последующие работы — работы, которые можно выполнять только по завершении данной.

Есть смысл начинать с разработки сразу нескольких вариантов, чтобы иметь возможность оценить проект с разных точек зрения и снизить вероятность что-либо упустить.

Рассмотрим в качестве примера проект по созданию общественного Центра по реабилитации лиц с алкогольной и наркотической зависимостью. На рис. 3.7 и 3.8 показаны два варианта структурной схемы работ этого проекта.

Представленная на рис. 3.7 структурная схема работ составлена по организационному принципу.

• Персонал

• Помещение (здание Центра)

• Контингент (люди, которые будут жить в Центре и пользоваться услугами)

• Работа с общественностью

На схеме рис. 3.8 основные задачи выделены по функциональному признаку.

• Планирование

• Наем

• Закупка

• Обучение

Однако виды работ более низкого уровня совпадают в обеих схемах.

Определяя виды основных работ по функциональному признаку, вы можете обнаружить, что не учли некоторые виды деятельности:

• работу по найму персонала;

• работу по закупке оборудования для персонала;

• работу с общественностью.

Теперь, после выявления пропущенных работ и внесения уточнений, можно взять в качестве рабочей любую схему.

Рис. 3.7. Первый вариант структурной схемы работ по созданию Центра реабилитации

Рис. 3.8. Второй вариант структурной схемы работ по созданию Центра реабилитации

Проект всегда имеет установленный срок завершения. Вы можете не знать всего его содержания, но срок его окончания хотите знать наверняка. И, как правило, вашей первой мыслью будет, что вам никогда не уложиться в отведенное время!

Ваши опасения вполне естественны, так как вы не можете сразу оценить, сколько времени понадобится на выполнение проекта, особенно если проект достаточно сложный и содержит множество ответственных работ.

Чтобы получить четкое представление, как выполнять намеченные задачи, сколько времени уйдет на каждую и как уложиться в такие, на первый взгляд, нереальные сроки, вам потребуется системный подход. В этой главе показано, что делает ваши планы выполнимыми и устойчивыми к различным изменениям условий выполнения проектов.

Общее время для выполнения комплекса работ задачи зависит от следующих факторов.

• Продолжительность. Время, которое необходимо для выполнения каждой отдельной работы.

• Последовательность. Порядок выполнения работ.

Если проект совсем небольшой, то еще можно держать всю информацию о работах в голове. Но когда их больше двух десятков, причем многие выполняются одновременно, без соответствующей методики планирования не обойтись.

Сетевой график — это последовательная схема, отражающая порядок выполнения работ проекта. Он позволит вам провести своего рода тестирование: продумать различные стратегические подходы, прежде чем начать работы.

Сетевой график включает три элемента.

• Событие — значительное происшествие в ходе выполнения проекта; иногда также называется узловым событием или вехой. Оно не имеет протяженности во времени и не потребляет ресурсов. Это мгновенная точка отсчета в вашем проекте (как указательный столб на дороге), которая характеризует начало или конец работы или группы работ. Примеры событий: "Черновик отчета утвержден" или "Начало проектирования".

В данном случае слово "событие" употребляется в непривычном для вас контексте. В обычной жизни "событием года" мы называем, например, торжественный прием по случаю избрания нового президента. Но в отличие от нашего термина, это событие не только имеет протяженность во времени, но и требует значительных ресурсов!

• Работа — действия, которые выполняются, чтобы перейти от одного события вашего проекта к другому. Она занимает время и потребляет ресурсы. Примеры описания работ: "Разработать формат отчета" или "Сформулировать требования к новому продукту"

• Продолжительность — действительное календарное время, требуемое на выполнение работы. Также называется периодом или временем работы. Продолжительность работы зависит от ее трудоемкости, количества исполнителей (с учетом их работоспособности), производительности используемого оборудования (например, вычислительная мощность компьютера) и доступности требуемых ресурсов.