Холакратия. Революционный подход в менеджменте - Брайан Дж. Робертсон

• обработку запросов о проектах и шаговых действиях: получив просьбу взять на себя конкретный проект или шаговое действие, участники круга обязаны рассмотреть запрос и взять на себя задачу, если она соответствует одному из их обязательств;

• обработку запросов о влиянии на домены: получив от другого участника круга просьбу о разрешении воздействовать на домен его роли, участник круга обязан рассмотреть просьбу и в случае отказа объяснить, почему предлагаемое действие принесет вред.

Функция расстановки приоритетов

Функция расстановки приоритетов накладывает ограничения на использование вашего времени, внимания и других ресурсов посредством следующих правил:

• сначала обработка, потом конкретное действие: участники круга обязаны отдавать обработке входящих сообщений и запросов от других участников круга приоритет перед выполнением шаговых действий в интересах собственных ролей, за исключением некоторой ограниченной по времени работы. Обратите внимание, что эта функция предписывает только обработку входящих сообщений и их перевод в ясные шаговые действия, а не обязательно выполнение этих действий;

• сначала собрания, потом конкретное действие: когда другой участник круга просит участника круга принять участие в управленческом или тактическом собрании, то собранию отдается приоритет перед выполнением непосредственных обязанностей (опять же за исключением срочной работы);

• сначала нужды круга, затем индивидуальные цели: участники круга также обязаны расставлять приоритеты в соответствии со стратегиями, заданными лид-линком круга (к этому вопросу мы вернемся в одной из следующих глав).

Как отмечает один из моих деловых партнеров, «при холакратии ничто не мешает работать». Очень полезная формулировка, чтобы усвоить, какие вопросы не надо выносить на собрание. Если вы знаете, что вам дальше нужно сделать и вам ничто не мешает, просто сделайте это. Если вы знаете, с кем надо поговорить, чтобы проект продвинулся вперед, пойдите и поговорите. Но если вы не уверены, что предпринять, и нуждаетесь в помощи или же не смогли в течение напряженной недели скоординироваться с нужными вам людьми, тогда еженедельное тактическое собрание – это ваш дополнительный шанс. Тактические собрания – это площадки для динамичной дискуссии, призванной координировать действия членов команды на неделю и установить очередность решения всех проблем, которые препятствуют движению вперед. На таких собраниях вы можете обсуждать операционные вопросы, узнавать новости о проектах, над которыми работают другие роли, отчитываться о своих проектах и в случае необходимости обращаться за помощью.

После вводного раунда тактическое собрание проходит несколько этапов, призванных выявить информацию, которая дает представление об актуальном состоянии дел в круге, в том числе провести обзор контрольного списка и метрик, а также обменяться информацией о проектах. Эту часть я называю преамбулой. Затем импровизированно формируется повестка дня, состоящая из конкретных точек напряжения, которые нужно разобрать на собрании. Далее круг рассматривает все пункты по очереди; цель состоит в том, чтобы разобрать весь список, уложившись в отведенное время. И даже не очень опытным кругам это удается благодаря порядку совещательного процесса.

1. Вводный раунд

Цель: отметить, что отвлекает ваше внимание, сформулировать вслух и отпустить. Этот раунд – святая святых, здесь не допускаются никакие споры. Его смысл в том, чтобы все сосредоточились на данном моменте и на предстоящем собрании.

2. Обзор чек-листа (контрольного списка)

Цель: обеспечить прозрачность периодических действий. Фасилитатор зачитывает список периодических действий по каждой роли; участники отвечают «есть» или «нет» по каждому пункту за предшествующий период (например, за предыдущую неделю).

3. Обзор метрик

Цель: создать полное представление о текущей ситуации.

Каждый исполнитель роли, которой назначена метрика, кратко по ней отчитывается, отмечая новую информацию.

4. Отчет о ходе работы

Цель: отчитаться о ходе работы по ключевым проектам круга.

Фасилитатор зачитывает название каждого проекта с доски проектов и спрашивает, есть ли новости. Ответственный за проект либо отвечает: «Ничего нового», либо рассказывает, что изменилось со времени последнего собрания. Допускаются вопросы, но не дискуссия.

5. Формирование повестки дня

Цель: сформировать повестку дня из кратких пунктов.

Составляется список напряжений, которые нужно проработать; каждый пункт формулируется одним словом или словосочетанием. Дискуссии не допускаются.

6. Сортировка вопросов

Цель: проработать все пункты повестки дня за отведенное время. Порядок проработки каждого пункта:

1. Фасилитатор спрашивает: «Что вам нужно?»

2. Ответственный за пункт повестки при необходимости обращается к другим участникам круга.

3. Фиксируются все предлагаемые и принимаемые шаговые действия или проекты.

4. Фасилитатор спрашивает: «Получили ли вы то, что вам нужно?»

7. Заключительный раунд.

Цель: собрать полезную информацию от собрания. Каждый участник может высказать свое мнение о собрании; дискуссия не допускается.

Прозрачная информация

Еще один важный фактор эффективности операционной деятельности в холакратии – создание общего пространства для демонстрации текущих проектов, контрольных списков и соответствующих метрик. Это называется визуальной системой управления. Такое пространство может быть как физическим (доска на стене), так и виртуальным (страница во внутренней сети компании, общая электронная таблица, веб-приложение, позволяющее отслеживать ход проектов).

Теперь рассмотрим на примере, как проходит тактическое собрание в нашей компании «Гаджет-Плюс». После вводного раунда, который проходит в том же формате, что на управленческом собрании, тактическое собрание переходит к этапу обзора контрольного списка. Чек-лист – это список периодических действий, которые участники команды намерены выполнять регулярно; цель этого этапа – обеспечить прозрачность выполнения каждого периодического действия за предыдущую неделю, месяц или иной целевой период. Пункты контрольного списка определяет либо сам исполнитель роли, либо кто-то из участников круга, формирующий запрос на то, чтобы исполнитель роли включил то или иное периодическое действие в свой чек-лист. Чек-лист – это простой, но эффективный инструмент, позволяющий проверять, выполняются ли периодические действия (во всяком случае, те, что добавлены в список) с заданной регулярностью. В нашем примере у круга «маркетинг» есть ежемесячный пункт контрольного списка – «отправка рассылки по электронной почте». Фасилитатор зачитывает пункт, и лид-линк круга «маркетинг» отвечает «есть» – действие за предыдущий месяц выполнено. У менеджера веб-сайта еженедельный пункт: «резервное копирование сайта и базы данных». Фасилитатор зачитывает пункт, и менеджер веб-сайта отвечает «нет» и добавляет краткое объяснение: «У нас проблемы с веб-приложением резервного копирования, мы работаем над решением вместе с провайдером». Другой участник круга замечает: «У нас все время проблемы с этим приложением, так может…» Но открытая дискуссия на данном этапе не допускается, так что фасилитатор быстро прерывает комментарий и предлагает этому участнику, если ему есть что обсудить, выступить с пунктом повестки дня на этапе сортировки. Текущий этап предназначен для быстрого сбора информации, а не для выявления или проработки напряжений, связанных с этой информацией.