Эффективное правительство для нового века - Мишель Хури

Государственные органы уже используют ERP системы в течение ряда лет, но последние разработки в этой области предлагают очевидные преимущества. Государственные служащие могут оптимальным образом использовать большие объемы данных, имеющихся у правительства, для поддержки различных инициатив. Они могут выявлять тревожные тенденции и повторяющиеся сценарии поведения, такие как мошеннические действия и несоблюдение законодательства, что позволит сократить государственные издержки.

ERP системы в государственном секторе сложнее обновлять и интегрировать, чем в частном секторе. Прежде всего из-за того, что в разных государственных организациях, и даже в рамках одного ведомства, используются разные ERP системы. К тому же ERP системы могут быть фрагментированы, поскольку должностные лица стремятся сохранить свои полномочия и автономию. Эти факторы усложняют процессы интеграции.

Не менее проблематично и управление такими системами. Функционирование ERP системы критически важно для работы организации. Проекты модификации и расширения этих систем потенциально дорогостоящие и рискованные. Прежде чем начинать такие проекты, приходится задать себе множество вопросов: каковы сегодняшние стратегические цели? Как процесс принятия решений может повлиять на разработку и реализацию проекта? Какие специалисты и знания необходимы для его реализации? Кто заинтересован в сохранении статус-кво?

Оценивая перспективы, Deloitte отмечает, что организации государственного сектора должны учитывать ряд факторов, чтобы помочь своим служащим решиться на модернизацию и преобразование ERP систем. Эти факторы таковы:

◊ Наличие возможностей для нововведений. При модернизации ERP систем следует по возможности вводить новшества, не затрагивая основной деятельности: например, начинать внедрение ERP системы стоит с процедур анализа больших неструктурированных данных в процессе разработки управленческих решений. Преобразования, затрагивающие основные процессы, можно провести позже, когда люди убедятся в том, что инновации приносят пользу.

◊ Устарело – модернизируй. Если система не обновлялась в течение некоторого времени, возможно, стоит не обновлять ее до новой версии, а модернизировать всю систему. Воспользуйтесь преимуществами новейших ERP решений – быстрых, гибких и доступных – для улучшения государственного управления.

◊ Заинтересованность во внедрении ERP системы. Государственным служащим, нацеленным на внедрение новых ERP решений, следует отстаивать эту технологию в своей организации, приводя убедительные доводы. Они должны разъяснить преимущества ERP систем, привести примеры их применения на практике, тем самым подчеркнув положительные стороны внедрения, при этом адекватно оценивая проблемы реализации такого проекта.

Следует также помнить, что поставщики таких решений предлагают различные системы, обладающие различными преимуществами. При выборе продавцов, партнеров и предложений услуг государственному сектору требуются собственные квалифицированные специалисты.

Поддержка инноваций

Надежная и подвижная государственная машина должна обладать способностью к обновлению. Принимая и поощряя инновации, государственный сектор будет не только лучше понимать потребности общества, но и успешнее реализовывать программы, предоставлять услуги и продукты более высокого качества, делать это более эффективно и с меньшими затратами.

В условиях слабой или отсутствующей конкуренции внутри государственного сектора затраты имеют тенденцию расти быстрее, чем в других отраслях экономики. Помогая сломать организационные границы, привлекая других участников системы управления и расширяя сотрудничество между государственными органами, инновации привносят в государственный аппарат элемент конкуренции, что может повысить его экономическую эффективность.

Инновации также оказывают положительное влияние на моральное состояние государственных служащих. Участие в процессе внедрения инноваций значительно улучшает рабочую атмосферу, создает обстановку сотрудничества, способствует обмену информацией и обучению через приобретаемый опыт. Поддерживая инновации, получая поощрения за новые идеи, государственные служащие привыкают мыслить нетрадиционно и по-новому. Формируется новый образ мышления, ориентированный на результат.

В государственном секторе существует пять основных видов инноваций:

◊ Инновации в сфере услуг: новые услуги.

◊ Инновации в сфере предоставления услуг: новый или улучшенный способ предоставления услуг.

◊ Инновации в процессах: новый или усовершенствованный процесс.

◊ Инновации в методах государственной политики: новый подход к реализации государственной политики или изменение в способах ее реализации.

◊ Системная инновация: новая или улучшенная модель функционирования какой-либо части или всего государственного сектора, включая взаимодействие с основными заинтересованными сторонами.

Приведем пример инновации в процессах: в 2005 году Государственное управление Великобритании по налоговым и таможенным сборам внедрило ряд усовершенствований в процесс обработки налоговых деклараций. Это нововведение позволило в трехмесячный срок вдвое сократить время обработки деклараций и увеличить долю «принятых с первого раза» деклараций с 55 до 98 %.

Рациональная инициатива в сочетании с уверенным руководством получила название PaceSetter («Лидер») и к концу 2013 года помогла получить дополнительно 600 млн ф. ст. налогового дохода, увеличить производительность в среднем на 30 % и сэкономить на заработной плате более 300 млн ф. ст.[65]

Институционализация инноваций

Повышение инновационности в государственном секторе означает более широкое внедрение инновационных процессов и адаптацию их к основным ценностям и задачам правительственных организаций. Чтобы добиться реального прогресса, недостаточно просто внедрить ряд разрозненных инициатив и разовых изменений. Преобразование инновационной деятельности из набора спонтанных действий в постоянный и надежный фактор повышения эффективности и означает институционализацию инноваций. В структуре правительства должна быть развита способность инициировать инновации и применять их результаты.

Это требует создания успешного инновационного процесса. Существует множество различных подходов, но большинство из них – разные вариации одного процесса: рождение, выбор, реализация идеи и распространение результатов.

Например, Управление транспортной безопасности США запустило структурированный инновационный процесс, создав в 2007 году интерактивное сетевое сообщество Idea Factory более чем для 50 000 своих сотрудников. Цель инициативы состояла в том, чтобы привлечь работников к дискуссии, выяснять их мнения о функционировании этого ведомства, собирать мнения и пожелания персонала по его усовершенствованию, а затем распространить информацию о новых инициативах и политике управления среди сотрудников. Интерактивная платформа позволяет служащим в любое время предлагать свои идеи по одной из 17 категорий программ. Управление транспортной безопасности получает приблизительно 300 предложений в месяц, и более 85 из них осуществляются – включая, например, внедрение новой системы организации очереди пассажиров в аэропорту, которая снижает раздражение и повышает удовлетворенность пассажиров[66].