Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных - Алексей Сергеевич Колоколов

Эти правила актуальны не только для Excel. Они выручат при работе в любой BI-платформе, если вы хотите точно и быстро донести суть данных до пользователя.

Информация в этой части – понятная база для начинающих, которая поможет точно отобразить смысл данных и повысит ценность аналитической работы для любого заказчика.

6.1 Виды анализа данных

У одних сотрудников каким-то чудесным образом получается делать простые и понятные презентации, которые нравятся руководству. А другие мучаются, переделывают по пять раз, но босс все равно остается недовольным. И даже если нанимают дизайнера, легче не становится.

Поделюсь личным опытом. В начале своего профессионального пути я занимался коммерциализацией научных проектов, искал инвесторов. А там был строгий формат инвестиционных презентаций: на 10 слайдах надо изложить суть проекта, показать анализ рынка, финансовую модель. У меня как-то само собой получалось представить это наглядно.

Позже, когда пришлось делать первый дашборд, я нанял дизайнера, чтобы тот «сделал красиво». Получилось ярко, оригинально, но непонятно. Тогда я прочитал книгу «Говори на языке диаграмм»[1] и понял, что сам интуитивно следовал правилам визуализации. Но вот внятно объяснить другим людям, почему нужно строить именно такую диаграмму, я не мог.

Постепенно с опытом и появилась эта методика. С ее помощью я наладил коммуникацию с заказчиками, стал задавать им правильные вопросы, понимать, что они хотят увидеть и какие решения принять. А дальше мог четко ставить задачу своим аналитикам и разработчикам, чтобы с первого раза получить нужный результат.

Что должна показать диаграмма? К какому выводу привести? Это зависит от вида анализа данных, то есть того, в чем смысл ваших данных.

Базовые виды анализа

Последние два вида анализа – распределение и взаимосвязи – редко используются в управленческой отчетности. Им место в статистическом анализе, где нужно искать корреляции и строить сложные графы. Чтобы презентовать отчет на совещании, необходимы простые и понятные визуализации, которые точно доносят смысл данных.

Существуют более сложные виды анализа (факторный, когортный) – комбинации нескольких базовых. Для них есть продвинутые визуализации: одни тоже можно построить в Excel, а для других уже потребуются полноценные BI-системы. Но для начала надо разобраться с базой и не допускать ошибок на этом уровне.

Типовые ошибки

Кто-то скажет, что примеры ниже – это какие-то детские ошибки. Но на проектах в крупных корпорациях я регулярно вижу, как в своих отчетах их допускают вполне взрослые люди. Потому что «так принято» и «мы уже привыкли». Или потому что однажды директору понравился такой график, а теперь его все строят по поводу и без повода.

Псевдодинамика

Вот мы смотрим на график прибыли по менеджерам. Но какой вывод можно сделать из этой линии? Кажется, будто она изображает периоды роста и спада. Был пик у Машкова, потом – спад у Санникова, потом – снова пик у Скоморохова и дальше – плавный спад.

Если нужно сравнить прибыль по сотрудникам, то в первую очередь важно увидеть, кто на первом месте, в тройке, пятерке лидеров и с каким отрывом от остальных. То же самое и по отстающим.

Но сортировка менеджеров по алфавиту не помогает понять, кто на каком месте. Да и линия графика оторвана от фамилий: сначала мы видим максимальное значение, а потом ищем глазами, к кому оно относится.

По оси X мы сортируем категории только для динамики и статистических диаграмм. В остальных случаях упорядочиваем значения от большего к меньшему по оси Y.

Линейный график можно использовать только для числовой или временной шкалы. И никогда – для показателей, которые нужно сравнивать между собой.

Чтобы сравнить сотрудников по размеру принесенной прибыли, отлично подходит гистограмма. Сразу видно: есть два лидера, есть менеджер Виноградов на третьем месте, а после него сразу двое конкурируют за четвертое. Вторая половина отдела идет с большим отставанием.

Понятно, что для серьезных выводов о производительности труда здесь недостаточно данных. Нужно сравнить факт с планом, объемом клиентской базы и другими показателями. Но сам факт на такой столбчатой диаграмме показан максимально ясно и понятно.

Неуместная воронка

Многие считают, что диаграмма «Воронка» – это символ продвинутой CRM-системы, крутой аналитики продаж. А потому, обнаружив ее в Excel или Power BI, стараются использовать при каждом удобном случае. Часто получается не к месту, и без объяснений не понять, что хотел донести до нас автор.

Здесь с помощью воронки пытались сравнить филиалы по количеству клиентов. Но со стороны это выглядит так:

● из Санкт-Петербурга 4024 клиента перешли в тюменский филиал;

● из них 2447 клиентов перешли в филиал в Перми;

● и так клиенты переходили по городам, пока не закончились.:)

Конечно, автор хотел показать другое – в каком филиале больше клиентов. То есть количественное сравнение по шкале – рейтинг. Для этого не нужно сдвигать столбцы на середину: строим их от нуля на обычной линейчатой диаграмме.

«Но в воронке ведь значения как раз идут от большего к меньшему! – говорят студенты. – Чем не рейтинг?» Объясню. Воронка нужна не для сравнения показателей.

Диаграмма «Воронка» – частный случай динамики. И нужна она исключительно для визуализации поэтапного процесса, в котором на каждом этапе происходит отсев.

Например, с ее помощью можно показать, как менялось количество клиентов от первого звонка менеджера до заключения договора. Вы видите, что после презентации мало клиентов доходят до демоверсии, зато потом высокая конверсия в коммерческое предложение и договор.

Не все пироги одинаково полезны

Круговую диаграмму в народе называют «пирогом» (от англ. Pie Chart). И чаще всего ее используют не по назначению. Давайте посмотрим на эту визуализацию проектного портфеля.

Вроде бы все сделано правильно. Для структуры выбрана круговая диаграмма, на ней всего 5 секторов, есть подписи данных, категории умещаются по горизонтали. Но кому бы я ее ни показывал, всем она не нравится: кто-то предлагает вынести подписи наружу, кто-то говорит, что нужно поменять цвета… Но ее проблема в другом.

Цель диаграммы – показать срез по этапам проектов на текущий момент. Здесь мы не сортируем этапы от большего к меньшему – они идут друг за другом: сначала планирование, потом проектирование, потом разработка и так далее. На самом деле это хронологическая последовательность,