Доброе утро каждый день: Как рано вставать и все успевать - Джефф Сандерс

Я захожу настолько далеко, что отключаю телефон, электронную почту и прочие ненужные технологии. Я люблю социальные сети не меньше остальных, но часто понимаю, что вместо сосредоточенной работы отвлекаюсь на проверку сообщений и просмотр случайных сайтов в течение всего дня.

Мне очень помогли программы, блокирующие определенные веб-сайты на компьютерах. Они не дают заниматься ничем, кроме работы. Именно так и формируются отличные привычки: установите эффективное напоминание (веб-сайт заблокирован), вернитесь к привычке (выполнению работы), а затем получите награду (работа сделана!).

Если вы сомневаетесь в себе, сделайте все возможное, чтобы не сбиться с курса, вплоть до блокирования Facebook.

Находясь в изолированном пространстве, я практически не существую. Меня нельзя найти, со мной нельзя связаться. Это волшебная ситуация. В таких условиях я могу сделать больше качественной работы, чем в любом другом месте на Земле. Для моей работы это идеально. Ваша работа может потребовать иного сценария, а значит, его надо создать. Отключитесь от мира и сосредоточьтесь на работе, которая требует максимума энергии, концентрации и внимания.

Работайте над одним делом

Третий прием, который может радикально повлиять на вашу способность концентрироваться, – просто выбирать для выполнения только одну задачу.

И снова это может показаться очевидным, но вспомните, что мы до этого обсудили: чтобы сосредоточиться в принципе на чем-либо, не говоря уже об исключительно одной задаче, надо отключить очень много устройств.

Попытка работать над множеством задач одновременно обречена на поражение, потому что мозг лучше всего функционирует, когда все его ресурсы брошены на одно направление. Многозадачность – это миф. Она сильно мешает возможности глубоко погрузиться в проект и мыслить творчески. Работать даже над одним проектом бывает весьма непросто, но чаще еще труднее выбрать, на каком именно нужно сконцентрироваться в первую очередь.

При таком количестве приоритетов, требующих вашего внимания, необходим механизм, который позволит правильно выбрать единственную задачу. Гэри Келлер и Джей Папазан написали феноменальную книгу «Начни с главного!», где они задают крайне действенный наводящий вопрос: «Какую единственную вещь можно сделать, чтобы благодаря ей все остальные задачи упростились или отпали?»

Этот вопрос полностью меняет ситуацию, особенно если вы в разгаре активного рабочего цикла и должны сосредоточиться на немногих вещах, которые сыграют решающую роль. Его стоит задавать и во многих других ситуациях, но начните с этой. Так вы ощутите мощное влияние, которое позволит прямо сейчас принять наилучшее решение и устремиться вперед.

Другой эффективный фильтр или способ определить, чем одно решение потенциально лучше другого, описан в замечательной книге Грега МакКеона «Эссенциализм». МакКеон предложил идею, которую можно применить практически к любой ситуации: «Если нельзя решительно сказать "да", значит, это решительное "нет"».

В следующий раз, когда вы задумаетесь, стоит делать какую-то вещь или нет, убедитесь, что абсолютно не сомневаетесь в ее необходимости. А если сомневаетесь, продолжайте наблюдать, пока не придет уверенное «да».

После долгого рабочего дня, посвященного достижению главных целей, приходит время завершить работу и прийти в точку полной остановки.

Я создал концепцию «Нулевое равновесие», чтобы объединить все стратегии, которые позволяют как можно проще завершить день. В этом термине я объединяю четыре компонента: «Ноль во входящих», «Ноль проектов», «Ноль на письменном столе» и «Нулевая база».

Применяя концепцию «Нулевого равновесия», вы сможете завершать каждый день, четко понимая, чего вы достигли, и закладывать прочную основу, на которой будете строить следующий день.

Равновесие – это «состояние покоя под воздействием равных, противоположно направленных сил»[12]. Это и есть наша цель в конце каждого дня – найти баланс, прийти к состоянию покоя и начать следующий день сразу с того места, с какого вы хотели.

«Ноль во входящих». Папка для входящих сообщений в вашей электронной почте – это не список дел, для него существуют специальные предложения. И по крайней мере раз в день нужно добиваться, чтобы в ней не было новых писем.

Если там лежат 10 писем, которые вы уже прочли и на которые собираетесь ответить завтра, – это вовсе не ноль. Я подразумеваю полное отсутствие новых сообщений, поскольку все, пришедшие за последние сутки, уже обработаны.

Если ваши входящие вышли из-под контроля, концепция «Ноль во входящих», которую создал эксперт по продуктивности Мерлин Манн, позволит разобраться с этим раз и навсегда.

Во-первых, выделите один блок времени (или больше, если требуется) на полную расчистку папки входящих. Во-вторых, каждый день выделяйте время на обработку всех сообщений.

Как обрабатывать электронную почту:

1. Сотрите или разложите по папкам спам, ненужные сообщения и письма, на которые не надо отвечать.

2. Ответьте на сообщения, требующие моментального или умеренно быстрого ответа, а потом сотрите их или переложите в соответствующую папку.

3. Если для ответа на сообщение требуется приложить усилия, навести справки или выполнить некоторые задачи, напишите отправителю и сообщите, когда вы дадите полный ответ. Потом запланируйте эту задачу в приложении для управления проектами и сохраните сообщение в отдельной папке.

4. Повторяйте первые три шага снова и снова, пока папка для входящих сообщений не очистится.

Как не копить сообщения в папке входящих:

1. Отпишитесь от всех рассылок, которые не являются необходимыми.

2. Расскажите коллегам, что «Ноль во входящих» – ваш приоритет. Лучше всего, если этого правила будут придерживаться все, потому что в таком случае ненужных сообщений просто станет меньше.

3. Выделите время, когда вы каждый день будете работать с электронной почтой. Раз в сутки обязательно добивайтесь, чтобы папка входящих была пустой.

4. Если вы не успели, выделите себе блок времени, чтобы разобраться с необработанными письмами.

Если у вас так много сообщений, что вы не справляетесь сами, подумайте о возможности изменить рабочий график, чтобы вам хватало времени, или даже нанять ассистента, который будет фильтровать и обрабатывать почту за вас.

Быстрый и эффективный обмен сообщениями крайне важен для повышения продуктивности. Взяв на вооружение «Ноль во входящих», вы увидите, что задачи и проекты будут осуществляться гораздо быстрее, не говоря уже об уважении тех, кто с вами взаимодействует.