Всё! Доводи до конца. Синдром незавершенных дел - Джен Ягер

__________________________

Основываясь на знаниях, полученных из данной главы, воспроизведите еще раз: что случилось, когда вас изначально просили об участии в некоем деле, — и вы сожалеете о своем согласии?

Запишите отрицательный ответ, какой вы могли бы тогда дать и который, скорее всего, дадите в следующий раз, когда в ваших интересах будет сказать «нет», а не «да».

__________________________

2. Как ранее упоминалось в данной главе, тем, кому трудно говорить «нет», трудно и получать отказы. Когда вы последний раз слышали «нет» и вас это расстроило?

__________________________

Как давно это случилось?

__________________________

Согласны ли вы: то, как вы стали себя чувствовать из-за полученного отказа, может быть причиной того, что вы слишком часто на всё соглашаетесь?

__________________________

Помимо трудностей, связанных с неспособностью сказать «нет», те из нас, у кого слишком много «подвисших» дел и проектов, очень часто стараются сделать всё сами. Менеджеры согласятся: самое эффективное использование времени — делать то, что получается лучше всего и чего никто, кроме тебя, так же хорошо или так же, как ты, не сделает. А значит, порой вам следовало бы делегировать кому-нибудь какие-то задачи с целью освободиться и сосредоточить внимание на том, что вам действительно нужно сделать.

Вот несколько сигналов, которые дают знать о том, что вам нужно избавиться от части задач — общих или промежуточных в каком-то конкретном проекте.

1. Для выполнения задачи требуется меньше навыков, чем имеется у вас.

2. Вам скучно делать часть или все пункты задачи, которую вы делаете.

3. То, что делаете вы, может сделать компьютер или программа.

4. Вы хотели делегировать кому-то задачу, но решили: быстрее будет выполнить ее самостоятельно, нежели кого-то обучать.

5. Вы сомневаетесь, что кто-то сможет выполнить какую-то часть или всю работу так же хорошо, как вы.

6. Вам часто говорят, что вы чокнутый трудоголик, который предпочитает всё делать самолично.

Один или больше пунктов — это про вас? Если вы можете представить себя в одной из перечисленных ситуаций, вам нужно провести серьезный самоанализ или поговорить с кем-то, кто специализируется на подобных вопросах, — чтобы вам было легче делегировать задачи.

Я не обещаю вам радужной картины в результате делегирования полномочий. Здесь тоже есть свои подводные камни. Экономия времени, достигаемая при передаче нескольких или многих задач, которые вы обычно выполняете сами, могла бы позволить вам закончить больше незавершенных проектов, — однако внезапно может открыться «ящик Пандоры». Я вспоминаю одну известную женщину-историка, которая поручила провести исследование своим ассистентам. К сожалению, те не снабдили кавычками большое количество фрагментов текста, которые были дословно скопированы из книг и документов. Когда она писала книгу, то рассчитывала, что эти параграфы будут даны иначе (то есть ее ассистенты перескажут идеи своими словами). Тем не менее программа проверки на плагиат подсветила множество абзацев, которые были скопированы без какого-либо упоминания об их истинных авторах. Наша автор поняла, что именно произошло, и была вынуждена принести извинения за промахи своих ассистентов. Но инцидент, пусть и ненадолго, всё же нанес ущерб ее репутации, которая до того момента являлась безупречной.

Тем не менее грамотное делегирование реально связано с экономией. Оно позволяет вам освободить ценное время и ресурсы для того важного проекта, который, казалось бы, вы уже никогда не успеете закончить или на который ушло бы гораздо больше времени, чем вы предполагали (если бы появилась возможность завершить его быстрее).

Беверли Де Пью, агент по недвижимости в Image Realty (агентство недвижимости), отметила в моем опросе наиболее частую причину, по которой она не завершает дела: «Я могла бы делегировать какие-то отдельные задачи или проекты кому-то другому». Она развила эту мысль: «Слишком часто бывает так, что есть задачи, которые мог бы выполнить мой ассистент или кто-то еще, но я тем не менее всё делаю сама. Возможно, достаточно лишь проконтролировать и удостовериться, что всё выполнено точно: в глубине души я знаю — это мог бы сделать кто-то другой. Тем не менее огромное количество дел выводит меня из состояния равновесия».

Беверли Де Пью не одинока. Если с самого начала делегировать задачу или проект кому-то другому, то можно освободить больше времени на приоритетные занятия, которые под силу только вам. Ниже перечислено, что нужно сделать, чтобы делегировать задачи более эффективно.

Восемь шагов к эффективному делегированию

1. Решите, какие задачи, часть проекта или проект целиком вы хотите передать. Отдавайте то, что вам не хочется делать, или то, что кто-то другой может сделать не хуже или даже лучше, чем вы.

2. Выберите того, кому лучше всего будет делегировать задачу. Внимательно отнеситесь к выбору кандидата. Вам потребуется ознакомиться с его резюме, побеседовать с ним по телефону или, по возможности, даже лично. Если позиция удаленная, для интервью с потенциальным кандидатом используйте Skype или FaceTime — так у вас будет больше информации о человеке. Проверьте, нет ли в резюме подозрительных моментов, которые надо прояснить. По возможности, попросите потенциального кандидата выполнить простое задание, похожее на то, которое он или она будут делать регулярно. Тщательно проверьте выполненное задание, прежде чем пообещаете нанять этого человека или даже разрешите кому-то из другого отдела вашей компании перейти к вам.

3. Вырабатывайте доверие к человеку, которому вы делегируете задачи. Особенно вначале тщательно проверяйте его/ее работу и следите, чтобы результат соответствовал тому тестовому заданию, которое вы одобрили. По возможности, попросите еще какого-нибудь коллегу проверить работу, делегированную сотруднику. Таким образом, у вас появится еще одно мнение. Если надо будет что-то исправить, посмотрите, как быстро и точно будут внесены правки.

4. Убедитесь, что даете понятные инструкции. В конечном счете именно вы несете ответственность за работу, которую выполняет тот, кому вы ее перепоручили, так что вы должны быть отличным учителем. Осторожно делегируйте задачи, если у вас объективно не хватает навыков обучать. При необходимости попросите коллегу или еще кого-нибудь, кто отчитывается перед вами, помочь вам провести обучение, — таким образом, результат получится превосходный.

5. То, что вы делегируете, должно быть предельно понятным и иметь жесткий дедлайн. Также следует наладить обратную связь и обсуждение задачи. Слишком часто, как только кому-то поручено выполнение основной задачи или множества делегированных обязанностей, обратная связь дается редко, а порой вообще неизвестно, когда она будет. Назначьте конкретную дату — не только окончания работы, но и ответа по заданию. Чем конкретнее, тем лучше. Например: «Обратная связь будет через два дня. Эту часть проекта надо завершить к такому-то числу». Договоритесь насчет обсуждения результатов, во время которого отметьте, что удалось, а над чем еще надо поработать.