Организуй себя - Джон Каунт

· Способны ли вы установить для себя приоритеты в работе на следующие 3 месяца, полгода, год, учитывая все вышесказанное?

Обычно существует целый ряд причин, по которым вам не ответить на все эти вопросы положительно. Организация, на которую вы работаете, может заблуждаться в отношении своих целей и направления. По своей природе она может неодобрительно относиться к открытой коммуникации с персоналом, или же она может находиться в стадии реорганизации со всеми вытекающими отсюда проблемами, к которым, главным образом, относятся неопределенность организационного статуса и конфликты в определении роли организации и ее приоритетов. Вашим начальником может оказаться человек, чьи сильные стороны не включают в себя способность четко ставить вам задачи и при этом учитывать ваше мнение или, что еще хуже, вы можете находиться в подчинении сразу у нескольких человек, каждый из которых имеет собственные представления о приоритетных направлениях деятельности организации.

Вполне возможно, что в конце дня вам придется с большим напряжением «подчищать хвосты» за нерадивыми служащими. Если вы не уверены в правильности вашего понимания целей деятельности фирмы или ее отдельного подразделения, следует обратиться за разъяснениями к своему начальнику или же приняться за изучение официальных документов, например, годового отчета, чтобы добиться четкого понимания стоящих перед вами задач. Если ваш начальник не очень силен в деле постановки задач и их согласовании с вами, нужно самому продумать весь ряд стоящих перед вами задач, а затем обратиться к начальнику с тем, чтобы он их утвердил или внес коррективы. Даже если вы понимаете, что наверху царит неразбериха, воздержитесь от демонстративного следования своему пониманию решения стоящих перед организацией проблем. Возможно, иногда вам придется формулировать стоящие перед вами задачи и приоритетные направления самостоятельно, но имейте в виду, нужно обязательно поделиться своими умозаключениями с начальником и получить у него одобрение на их осуществление.

Что касается личной организованности, то здесь важно мыслить перспективно и не замыкаться только на своей роли в деятельности организации. Возможно, вам захочется поставить перед собой задачи в плане вашего персонального и карьерного роста или вашей жизни вне работы. Например, вы можете решить, что одна яз основных целей вашего стремления к большей самоорганизации заключается в том, чтобы избавиться от привычки брать работу на дом на выходные, потому что таким образом вы сможете высвободить больше времени для общения с семьей, занятий спортом, каким-либо новым хобби или для вылазок на природу.

Хотите ли вы участвовать в постановке общих целей, соответствующих вашей роли в общем деле, — не важно. В любом случае вам придется ставить себе цели, способствующие осуществлению вами более детального планирования и организации. Вам придется разбивать общие цели на более мелкие и определять цели для осуществления вашего проекта. Возможно, кто-то еще будет работать на вас, так что вам следует подумать о том, чтобы сначала сформулировать, а затем и согласовать с подчиненными эти цели. К сожалению, постановка задач часто сопровождается использованием определенного количества жаргонных слов и выражений, а также профессиональных секретов, что может отпугнуть непосвященных. Но особо не беспокойтесь, здесь вам вряд ли придется столкнуться с непреодолимыми препятствиями. Цель — это просто инструмент, основное назначение которого заключается в придании нечетко оформившейся проблеме совершенно ясной формулировки, что позволит вам с толком ею заняться. Как и любой инструмент, она требует определенных навыков и умений. Она должна иметь для вас и для всех, кого это касается, определенный смысл и быть четкой и ясной, но нельзя переусердствовать в погоне за избыточной четкостью. Цель, страдающая некоторой неопределенностью, лучше, чем вообще отсутствие цели. Особенно это касается тех случаев, когда вы их устанавливаете для себя, а не для других. Вы знаете, что именно вы подразумевали, но другие, возможно, не знают. Воздерживайтесь также от постановки избыточного количества целей. Чем их больше стоит перед вами, тем труднее вам будет сосредоточить внимание на том, что должно быть сделано. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, нацеленными на результат и связанными по времени.

Чем более расплывчато выражена та или иная цель, тем труднее сконцентрироваться на выполнении задач и осуществлении действий, требуемых для ее воплощения в жизнь.

Если у ваших целей не будет каких-либо измеримых параметров, будет невозможно определить, сможете ли вы их достичь. Например, я поставил своей целью добиться сокращения числа жалоб покупателей; при отсутствии оценочного показателя количества покупателей такая постановка цели будет практически бесполезна. Будет ли сокращение числа жалующихся покупателей на избранную единицу измерения их количества достаточным для достижения поставленной цели — уже другой вопрос. Однако не стоит чрезмерно увлекаться количественными показателями ради них самих. Цифры же, «снятые с потолка» («высосанные из пальца»), могут оказать вам медвежью услугу.

Любая поставленная вами задача должна быть достижимой. Какова причина этого? Вы используете цель как стимул для решения каких-то задач и, таким образом, получаете положительное подкрепление (толчок) для дальнейшего продвижения вперед за счет достижения успеха. Вы не должны ставить такие цели, которые бы приводили к увеличению стрессов в вашей жизни и неудачам в производственной деятельности. Таким образом, вам следует ставить перед собой сложные цели, предполагающие усилие, но при этом иметь в виду, что они должны быть достижимыми.

Цели должны характеризоваться исходя из полученных результатов, а не проделанной работы. Если я в своем стремлении к самоорганизации поставлю цель с утра приходить на работу на час раньше, то это будет просто еще один вид работы. Я могу проводить этот час, попивая кофе и болтая, и все же я достигну поставленной таким образом цели.

Для каждой цели должен назначаться конкретный срок ее достижения. Данное требование тесно связано с предыдущим требованием: цели должны быть достижимыми. Любая цель должна быть выполнимой в определенном временном измерении.

Можете ли вы определить от пяти до семи ключевых целей, которые в настоящее время относятся к исполнению ваших профессиональных обязанностей? Постарайтесь записать их с учетом вышеупомянутых принципов.

Наличие ясных целей является отправной точкой для более качественной организации работы. Сформулировав цели, вы должны вычленить задачи, которые приведут вас к достижению этих целей, а затем вы можете приступить к включению этих задач в ваш план. Мы рассмотрим этот процесс в главе 2 совместно с проблемами управления. Но сначала давайте обсудим еще три аспекта основного направления вашего движения.