Стратегическая сессия. Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем - Лиза Кэй Соломон

Команда тщательно изучила с точки зрения статистики материалы 1112 слушаний по условно-досрочному освобождению, проходивших в Израиле в 2009 г., и пришла к ошеломляющему выводу. В среднем шансы на благоприятный исход составляли 65 %, если слушание проходило утром самым первым, и стабильно стремились к нулю непосредственно перед обеденным перерывом. Сразу же после обеда цифра опять возвращалась к 65 % и вновь скатывалась до нулевой отметки ближе к вечеру (с небольшим подъемом после короткого перерыва во второй половине дня). Если ваше дело рассматривалось в суде в девять утра или в час дня, ваши шансы на освобождение составляли два к одному. Но если слушание происходило в 11:45 или в 16:45, то шансов почти не было.

Обладая большим объемом статистических данных, ученые постарались определить возможные причины таких показателей. Такие, например, как дискриминация, сложные случаи и т. д. Они пришли к единственно правильному выводу: по истечении некоторого времени без отдыха и без приема пищи судьи устают и раздражаются, что влияет на их решение. Нет оснований полагать, что только в Израиле судьи ведут себя таким образом. Ученые подчеркивают, что результаты исследования демонстрируют биологический и психологический феномен (известный как «умственная усталость»), который может быть применим к любой группе людей, принимающей решения в течение длительного времени.

Несмотря на то что средства массовой информации ухватились за результаты исследований, те, кто уже провел несколько стратегических совещаний, не испытывают особого удивления. Мы уже видели примеры того, как какие-то мелочи – например, как давно участники делали перерыв или ели, – могут изменить настроение и поведение людей и повлиять на результат совещания. Результаты изучения работы израильских судей доказывают, насколько важными могут быть незначительные детали.

Создание чего-либо стоящего невозможно без пристального внимания к деталям. Примерами тому могут служить идеальная сборка BMW, безупречные постановки на Бродвее или замысловатые фрагменты фасада собора Парижской Богоматери. Основатель Apple Стив Джобс был известен своим настойчивым стремлением к тому, чтобы все составные продукции Apple – девайсы, программное обеспечение и сфера продаж – были первоклассными. Разработчики стратегических совещаний ничем от него не отличаются. Они точно знают, что детали имеют огромное значение, всегда помнят об этом, безостановочно ищут способы свести до минимума факторы риска и сделать все возможное для приобретения участниками положительного опыта.

Главный фактор риска для любого совещания – отвлечение внимания. Несмотря на то что стратегические совещания мало похожи на слушания по досрочному освобождению, нечто общее между ними все же есть: для большинства людей они физически и умственно утомительны. Стратегические совещания требуют, чтобы человек оставался сосредоточенным в течение длительного времени, что является редкостью в наш век мультизадачного режима работы в быстром темпе. Люди часто используют малейший предлог для переключения внимания.

Вот пример досадной ситуации, которой хотелось бы избежать. У ключевой участницы совещания не находится ручки – приходится отправиться за ней. Едва выйдя из зала, женщина бросает взгляд на свой смартфон и видит пропущенный вызов. Она решает сделать всего один звонок, потом понимает, что ей необходимо посетить дамскую комнату и… Не успеешь оглянуться, и вот уже прошло полчаса, а ключевая участница отсутствует на совещании. Теперь она не сможет полноценно следить за ходом обсуждения. А все началось с того, что под рукой не оказалось ручки.

По нашему мнению, одним из самых распространенных факторов отвлечения внимания является доставка еды, которая происходит в 11:30 перед полуденным перерывом на обед. Может показаться, что это всего лишь пустяк, но он может привести к серьезным последствиям. Если еда находится в зоне видимости, а особенно если она еще и горячая и вкусно пахнет, половина группы гарантированно отвлечется. Помыслы и желудки присутствующих будут стремиться к накрытому столу. Так, не принимая мелочи всерьез, можно потерять полчаса продуктивной работы.

Профессионалы упорно выявляют и избавляются от всех факторов, отвлекающих внимание участников. Это означает, что на место проведения совещания они приезжают заранее и специально вызывают у себя нечто вроде невроза навязчивых состояний в отношении вещей, на которые в другой ситуации не обратили бы внимания. Они проверяют, есть ли в помещении все необходимое оборудование и расходные материалы, умеренная ли там температура, удобна ли мебель, не мешают ли посторонние шумы и будет ли еда доставлена в нужное время и в нужное место.

Но внимательное отношение к мелочам подразумевает не только управление рисками. Как мы уже обсуждали, стратегические совещания вызывают у людей чувство дискомфорта. Обсуждаемые проблемы сложны и иногда даже несут в себе угрозу. Участники вынуждены действовать спонтанно, иногда в ситуации сложной политической обстановки. Поэтому для того, чтобы совещание было результативным, вам необходимо постараться свести факторы дискомфорта к минимуму.

Чтобы участники смогли немного расслабиться, выберите удобное помещение с приятным видом из окна или сделайте им какой-нибудь подарок. Но, безусловно, самым важным инструментом в вашем арсенале является еда. В ходе стратегического совещания активная работа мозга вызывает сильнейшее чувство голода. Кроме того, людей нервирует то, что они вынуждены находиться в одном помещении в течение длительного времени. В результате на совещаниях многие едят больше, чем обычно, что делает вопрос питания еще более актуальным.

Мы могли бы посвятить еде целую главу, но ограничимся одним советом: найдите способ с помощью пищи создать участникам совещания комфортные условия, но не прибегайте к еде, богатой простыми углеводами, такой как макароны или сладости. Простые углеводы являются смертельными врагами стратегических совещаний, так как они приводят к снижению уровня сахара в крови, что, в свою очередь, вызывает вялость и сонливость. При составлении меню для вашей группы найдите способ побаловать участников едой, которая придаст им заряд бодрости, а не нагонит на них сон.

Предусмотреть все и продумать даже мельчайшие детали невозможно, поэтому вам надо решить, какие из них наиболее важны для подготовки места действия. В случае с Gensler команда проекта создала огромную, размером с плакат, повестку дня на пять дней, так что участники всегда понимали, на каком этапе они находятся. Команда проекта изготовила из картона фигуры вымышленных персонажей в натуральную величину, чтобы в сознании участников всегда присутствовали образы ключевых клиентов, отсутствующих на совещании. Они также подобрали музыкальное сопровождение – смесь быстрой электронной музыки и мелодий босанова, – чтобы создавать ощущение движения вперед или служить «акустическим занавесом», когда надо объявить антракт.

Команда Amway сосредоточилась на других деталях (в дополнение к мебели). Они установили в кафе Expertista доску для зарисовки идей – наподобие тех, на которых пишут мелом кофейное меню в кофейнях. Они придумали логотип для всех материалов совещания – futureINsight[11], чтобы объединить таким образом разнообразные и разнородные наработки. Они раздали участникам фирменные высокие стаканы для кофе, которыми можно было пользоваться во время совещания, а потом забрать в качестве сувенира домой.