Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Мы перекусываем, пихаем в себя какую-то ерунду, мучаемся. Не упростить ли дело? Выявим архетипы встреч, распределим собрания по причинам и целям. Многое изменилось вокруг с тех пор, как наши предки прогуливались по доисторическим равнинам в медвежьих шкурах, но человеческая натура почти не изменилась.

Мы лучше разберемся в современных собраниях – на какие ходить, от каких отмахнуться, – если попутешествуем на машине времени к первоисточнику и разберем основные причины для встречи.

Полагаю, эти архетипы восходят к древнейшей истории человечества, когда двое или несколько обитателей пещер сходились обсудить насущные вопросы. Перевожу с пещерного:

Два миллиона лет до н. э. Время – перед обедом. На дальнем конце поселка поднялась суета, один из соседей кричит: «Видели мамонта?» Мы собираемся вокруг, мы напряженно слушаем – начинается информационная встреча. Один из нас обладает сведениями, насущными для всех нас, и быстрее всего он сможет поделиться с нами информацией, если мы все обступим его и насторожим волосатые уши.

Следующий вопрос: «Кто хочет на обед мамонтятину?» У каждого на этот счет собственное мнение. Есть тут вегетарианцы, есть переборчивые, которые уже ели мамонта на прошлой неделе, спасибо. Чтоб не разрушить социум, нужно выслушать каждого, а это архетип дискуссионной встречи.

Итак, все одобрили идею полакомиться мамонтом. Свежее, вкусное мясо, и идти за ним далеко не надо. Мы же за два миллиона лет от ближайшего супермаркета, продуктами на неделю не закупишься. Теперь задаем третий вопрос: «Кто убьет мамонта?» И началось первое в мире собрание для принятия решения. Коллективно рассматриваются варианты, и мы все дружно выбираем того, кто неосторожно отлучился с собрания покормить птеродактиля (знаю, я смешал эпохи, зато какой образ!).

Только вы всучили несчастному «добровольцу» копье, как раздался жуткий рев и еще один пещерный житель влетел, задыхаясь и восклицая: «Вы хотели убить мамонта? Он сам нас всех убьет! Что делать?»

Настало время для собрания с целью решить проблему. Homo sapiens – большой специалист по этой части: с любой проблемой справится. И лучше всего это у нас получается в компании, когда мы сопоставляем разные мнения. Вероятно, именно благодаря такому умению человечество все еще топчет землю, а мамонт вмерз в ледники.

Когда же мы убьем-таки мамонта и вплотную займемся обедом, раздастся вечный вопрос: «Знает ли кто-нибудь новый способ готовить мамонта?» Мы – племя беспокойное, пресыщаемся быстро, все нам новенькое подавай. Жаркое из мамонта – штука вкусная, но нельзя ли предложить вариации на заданную тему? Собираем собрание по инновациям, и каждый обязан подать свою идею. Если повезет, из всего этого родится рецепт, до которого никто не додумался бы самостоятельно – для того и созываем собрание.

Обед съеден, в брюхе приятная тяжесть, лишнее мясо засолили к зиме. Но осталось невостребованное фрикасе. Стоит наведаться к соседнему племени и спросить: «Мяса купить не желаете?» Это будет встреча для продажи – первая в бесконечном ряду подобных встреч, последовавших в грядущие эпохи, – и смысл ее в том, чтобы вы могли лично общаться с клиентами, глядеть им в глаза, пока уговариваете приобрести ваш продукт или идею.

Тени становятся длиннее, весело потрескивает хворост в костре, дневная работа закончена, и настало время для последнего из семи архетипичных собраний, самого человеческого:

«Заходите ко мне в пещеру, споем про охоту на мамонта!»

Встреча ради встречи, для общения, для сближения. Единственная цель этого собрания – собраться вместе, укреплять отношения и создавать новые, усиливать социальные и личные связи внутри племени.

Рассмотрим основные типы встреч подробнее, чтобы вы научились применять их у себя на работе.

Информационные встречи называются по-разному – презентации, совещания, сводки новостей, брифинги и т. д.

Их основная функция – обмениваться необходимой информацией. На протяжении всей истории человечества такой обмен происходит намного более эффективно в группе, нежели один на один. Средневековые горожане собирались на рыночной площади, чтобы послушать объявления и важные новости. Сейчас, когда информация доходит до нас в письменном виде, в звуковом и видеоформате, не столь важно встречаться, чтобы узнать, что Столетняя война только что началась или что Черная Смерть нанесет визит в следующую среду.

Теперь, когда у нас хватает средств, чтобы следить за последними новостями, мы можем и должны быть очень разборчивы в вопросе, когда проводить информационные встречи и зачем.

«Информация – не знание», – сказал Эйнштейн, имея в виду, что информация сама по себе не столь важна. Слово «информация» предполагает «формирование», и я бы предположил, что в этом и заключается основной смысл встречи: сформировать данные (сырые, объективные факты) в смысл. Или, другими словами, настоящая информационная встреча создает в вашей организации общее понимание.

В век переизбытка информации такие встречи будут проводиться все чаще и чаще и будут переполняться второстепенными деталями. Поэтому важно понять цель встречи и включать только необходимую информацию.

Кроме того, помните, что на встрече делятся многими видами информации.

Данные – это лишь один ее вид. Когда люди собираются, чтобы послушать своих боссов и коллег, которые делятся информацией, они обращают внимание не только на то, что сказано, но и на поведение, тон, энергию, на язык тела тех, кто говорит. Как вы делитесь информацией, влияет на восприятие информации.

«Наш бизнес прогорает», – говорит директор с потной верхней губой, и аналитики понижают рейтинг ААА компании.

«Настали нелегкие времена, действительно нелегкие», – говорит бьющийся за свое дело предприниматель с блеском в глазах и получает легкие денежки.

Если вы считаете, что самое главное в информационной встрече – просто проинформировать, подумайте-ка еще разок. На самом деле вы делитесь информацией, чтобы:

• создать атмосферу доверия;

• дать четкие указания;

• выявить опасность;

• команда или компания стала успешнее.

Очень сложно не приглашать людей на встречи, если они уже привыкли их посещать. Это я называю «Синдромом дядюшки Вернона».