От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Как вы запоминаете людей в жизни и бизнесе? В основном работают личные знакомства или у вас есть широкая клиентская база? Эти вопросы приводят к следующему информационному ресурсу. Отслеживание людей в бизнесе или жизни называется управлением контактами. Так какой системой управления контактами вы пользуетесь?

Она должна охватывать не только телефонные номера, адреса, электронную почту и другие способы связи. Она должна включать в себя дела, которые вас связывали, причины, по которым вы в последний раз пересекались, и имеющую отношение к делу личную информацию — имя супруга или супруги, любимый ресторан для деловых встреч, прошлые контракты или проекты, которые вы имели с этим человеком. Этот тип управления контактами необходим в таких занятиях, как продажи или профессиональные услуги, или на самом деле — в любой профессии, если вы имеете дело с постоянными или частыми клиентами.

Многие компании разрабатывают свою систему управления контактами и учат подчиненных управлять этими важными связями. Но даже если у вас нет такой системы, все равно надо следить за людьми, с которыми имеете дело, будь то клиенты, коллеги по компании или по отрасли либо сетевые знакомые.

Многие системы электронной почты и мобильных устройств позволяют создать файл или страничку для каждого контакта со свободным местом, где можно сделать пометку, когда вы в последний раз говорили с этим человеком. Как и со списком дел, и с календарем, лучший способ управлять вашими контактами — определить одно место для всех и придерживаться исключительно одной системы.

В этом случае вы будете уверены, что не потеряете важную контактную информацию. Вы всегда будете знать, где при необходимости посмотреть. Нужно обеспечить постоянный доступ к вашей системе или иметь удаленный доступ к ней с мобильного устройства.

Если ваше мобильное устройство и служит основной системой управления контактами, регулярно дублируйте ее на компьютере или в интернете на случай потери вашего устройства. Утрата такой информации может плохо сказаться на вашем бизнесе, а восстановление займет слишком много времени.

Когда вы обычно делаете заметки? На совещаниях? На переговорах с клиентом? На семинарах? А как насчет списков? У вас есть списки покупок, дел на выходные, перечень местных ресторанов? Как и с вашими остальными информационными ресурсами (думаю, вы знаете, что я сейчас скажу!), нужно определить одно место для хранения ваших записей и придерживаться его. Например, на еженедельных совещаниях, предполагающих заметки, понадобится простой бумажный блокнот, который потом можно отложить в сторонку, потому что, скорее всего, постоянно иметь его с собой не обязательно — впрочем, как и все остальные информационные ресурсы. Конечно, если требуется удаленный доступ к записям или файлам, тогда можно воспользоваться созданными для этого техническими средствами и приложениями.

Большинство людей распределяют записи в определенном соответствии: с контактом или человеком, к которому они относятся (как например, в системе управления контактами для продаж); с датой, когда запись была сделана (как на еженедельных совещаниях); или с темой, к которой эта запись относится (в случае с проектом для нескольких участников). Решите, какая классификация наиболее удобна, и придерживайтесь ее. При необходимости удаленного доступа к собственным записям, относящимся к текущим проектам, создайте их в компьютере. Если не можете найти записи, когда они нужны, был ли смысл их вообще делать?

Есть еще одно правило, способное помочь быть более продуктивным при организации своей системы управления информационными ресурсами: решайте сразу. Это означает, что надо принимать решение, как только эта необходимость возникает. Помните, как вы открывали электронную почту или отвечали на телефонный звонок, а потом думали: «О нет, это займет целых 20 минут. У меня нет времени делать это сейчас»? Вы просто пропускали это и продолжали читать почту? Или писали себе напоминалку на стикере? Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете. Если это важное событие, внесите его в свой календарь сразу, чтобы не забыть сделать это позже. Тренируясь совершать такие маленькие шаги в моменты появления задания или новой информации, со временем вы превратите это в привычку.

Если вы выработаете привычку быть организованным в отношении списка дел, календаря, контактов, заметок и другой важной информации, сумеете обрести контроль над своими обязанностями, временем и результатами. Как это звучит? Как умиротворение? Спокойствие? Продуктивность? Может, даже триумф? И еще кое-что… это абсолютно достижимо, если вы решили придерживаться системы тайм-менеджмента, включающего в ваш ежедневный план как достижение успеха, так и решение проблем.

Хотите знать, кто вы? Не спрашивайте. Действуйте! Действие будет описывать и определять вас.

Томас Джефферсон

Мы начали с разговора о мотивации и достижении успеха, балансе, приоритетах, энергии и ценности времени. Мы также обсудили практические способы использования планирования и организации, чтобы сэкономить время и повысить продуктивность для достижения результатов, ведущих к улучшению бизнеса и жизни. Можно ли, просто совершенствуя способ принятия решений, действительно повлиять на все эти вещи?

Одним словом — да. Принимаемые нами решения влияют на жизнь, которую мы строим. Ваша жизнь, какая она сейчас, — совокупный результат всех решений и обстоятельств, бывших ее частью до сих пор. На некоторые из них — место рождения, родителей, здоровье членов семьи — вы никак не можете повлиять. Но решения, каким образом справиться с ситуациями, которые вам преподносит жизнь, рискнуть или нет, на что потратить свое время и какого успеха достигнуть, — это то, что выделяет вас среди остальных. Это то, что определяет вас.

Ваши решения настолько критичны для вашей жизни отчасти потому, что каждое имеет последствия, как намеренные, так и случайные. Это похоже на рябь, идущую по воде от брошенного камня, — так ваши решения могут затронуть все сферы жизни или уровни организации. Когда вы молоды, вам позволяют принимать решения — в знак того, что вы взрослеете, вам доверяют и ждут от вас ответственности. В каком-то роде это заветная привилегия. Пока мы растем, родители объясняют, что такое последствия, позволяя со временем принимать все более сложные решения, которые мы в состоянии контролировать, — что надеть, что заказать в кафе, с кем встречаться, какие кружки посещать. Последствия постепенно становятся все более серьезными с каждым принятым решением — например, когда мы решаем, какую профессию выбрать, на ком жениться или за кого выйти замуж, какими ценностями руководствоваться в поведении. Мы даже принимаем решения, которые влияют на других людей, например на членов семьи или подчиненных. И именно в это время решения перестают быть привилегией, становясь ответственностью. Вы принимаете решение, и со всеми последствиями, даже непреднамеренными, придется мириться и нести за них ответственность. Вы не можете никого в этом обвинять или приписывать их кому-то другому. Они также становятся частью вашей личности.