Искусство управления складом - Сергей Николаевич Бердышев

управлению персоналом главного менеджера по логистике предприятия либо инструктор по кадрам вычитывают доработанные под местные особенности должностные инструкции. Они должны скорректировать ясность и четкость изложения, выявить нестыковки и недоработки, согласовать с юристами, внести необходимые изменения, а только потом вернуть инструкции в регионы для завершающего согласования.

4. Инструкция подписывается директором филиала только после того, как менеджер отдела логистики филиала подтвердит, что суть инструкции после правки осталась прежней.

В Положении о складе лаконично характеризуются функции склада, его место и роль в составе филиала, очерчивается его структура, охватывающая отношения подчиненности. Если склад функционально разделен на определенные зоны — такие, как зона приемки, зона хранения, зона сборки и т. д., следует составить краткие Положения об этих структурных подразделениях. При этом тоже обязательно нужно придерживаться единой терминологии предприятия. Положения о структурных подразделениях должны соотноситься с регламентами технологических работ, описываемых в производственных инструкциях.

В производственных инструкциях обязательно прописываются действия работников склада, касающиеся приобретения, хранения, передвижения, комплектации и отгрузке продукции, системе оформления документов. В этих же инструкциях должны быть рекомендации конкретным специалистам на случай непредвиденных ситуаций. Например, если количества прибывшего от поставщика груза не соответствует количеству, записанному в сопроводительных документах.

Такие инструкции оптимально воспроизводят область компетентности каждого из сотрудников. Составляя производственные инструкции, следует включить в регламент складских операций раздел «Обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента», выписать всех работников, упомянутых в инструкции и распределить все возможные функции между ними.

3.4.2. Необходимые дисциплинарные навыки

При работе с теми или иными запасами сотрудник склада должен демонстрировать или приобретать следующие дисциплинарные навыки, которые обязательны для успешного выполнения своих функций.

1. Не допускать совместного хранения вспомогательных материалов с основным сырьем, но оборудовать для первого обособленные складские помещения (в особенности если сырье пищевое или обладает химической активностью). Не допускать хранения материалов, полуфабрикатов и готовой продукции.

2. Не допускать складирования непосредственно на пол тех ТМЦ, для хранения которых предназначаются по правилам подтоварники, стеллажи, полки и т. д.

3. Носить униформу, в особенности если того требуют правила обращения с теми или иными материалами (причем униформа включает в себя полный рабочий костюм: комбинезон, фартук, респиратор или марлевую повязку, брезентовые защитные чулки для обуви и т. д. — смотря по виду запасов).

4. Следить за чистотой складских помещений, удалять самостоятельно опасный для запасов мусор и указывать уборщикам на безопасный мусор, самому содержать склад в чистоте (не мусорить), подвергать систематической уборке собственное рабочее место. Не препятствовать, но при необходимости содействовать систематическим дезинфекции, дезинсекции и дератизации.

5. Следить за тем, чтобы поступивший товар доставлялся в помещения, приспособленные для его хранения (например поваренная соль — только в крытые склады с влагонепроницаемыми полами).

6. С особой тщательностью следить за мерами противопожарной безопасности и условиями хранения на участках, отведенных под ГСМ, а также тару и стройматериалы (участки под навесами или на специально отведенных площадках с соответствующим укрытием).

7. Любые технические операции осуществлять в соответствии со сборником технологических инструкций.

8. При размещении груза на штабелях следить за тем, чтобы он находился на положенном расстоянии от пола и от технических устройств (скажем, микроклиматических установок), а также следить за наличием достаточно широких проходов между штабелями.

9. Не пользоваться инвентарем, неочищенным и/или непродезинфицированным после употребления, если ТМЦ представлены пищевыми продуктами или химикатами. (Запасной чистый инвентарь хранить в обособленном помещении.)

10. Способствовать периодическому осуществлению микробиологического контроля для своевременного выявления зараженности склада плесенями при наличии такой опасности.

11. Участвовать в работах по мойке всего склада и проверке всего оборудования в периоды подготовки помещений к массовому поступлению грузов.

12. Мойку и особенно дезинфекцию инвентаря, транспортных средств и тары осуществлять в специально предназначенном для этого моечном отделении (снабжено водонепроницаемым полом, подводкой горячей и холодной воды, острого пара, а также стоком смывной воды в канализацию).

13. Следить за тем, чтобы погрузка запасов, приготовленных к отправке, осуществлялась на транспорт, специально предназначенный для их перемещения. Не допускать перевозку валом (без тары) товаров, для того не предназначенных.

14. Следить за тем, чтобы транспортные средства в складском хозяйстве были технически исправны, чистые, а при необходимости перевозок пищевых продуктов — имели санитарные паспорта.

15. Иметь при необходимости личную медицинскую книжку с отметками о сдаче санитарного минимума и прохождения в установленный срок медицинского осмотра.

Глава 4. Структурные взаимодействия

4.1. Склад и служба сбыта

В русском языке используется много терминов, внешне весьма сходных, имеющих отношение к структурам, через которые организация осуществляет сбыт товарной продукции. Стоит, тем не менее, различать некоторые из этих терминов, чтобы избежать словесной путаницы. Условимся называть в дальнейшем отделом маркетинга ту обширную структуру, которая проводит маркетинговые исследования, планирует развитие продукта, создает вектор для раскрутки бизнеса и управляет процессом сбыта. В рамках отдела маркетинга функционирует в качестве подчиненного подразделения служба сбыта, которая непосредственно обрабатывает планы по реализации товаров и осуществляет их в соответствии с коммерческой (маркетинговой) политикой предприятия. В состав службы сбыта входит стол заказов, через который формируются и документируются итоги конкретной сделки, имеющие непосредственное отношение к работе складского хозяйства.

4.1.1. Отношения между складом и службой сбыта

Склад как структурное подразделение предприятия самостоятелен, то есть автономен от отдела маркетинга и, если быть предельно корректным, находится в большей зависимости от отдела снабжения (службы закупок) и/или от производственных подразделений (цехов). Тем не менее на практике приходится наблюдать, что склад занимает подчиненное положение по отношению к службе сбыта. Это объясняется доминированием целей маркетинговой политики над прочими производственными целями и задачами. Фактически склад получает указания от данной службы и впоследствии отчитывается перед ней за проделанную работу.

В настоящей главе нам предстоит установить функциональную взаимосвязь некоторых производственных подразделений, которые не могут работать иначе, кроме как через тесное взаимодействие со складским хозяйством. Значение этих структур для склада может принимать лишь три типа: направлять, корректировать, координировать, контролировать. Координацию совместной работы данной службы и прочих структур выполняет высшее управленческое звено компании, поэтому данный момент в издании рассматриваться не будет, как не имеющий непосредственного отношения к функционированию складского хозяйства.

Служба сбыта призвана направлять деятельность складов и баз, поставляя рабочие задания. Именно через выполнение складом рабочих заданий от службы сбыта осуществляется непосредственная передача товаров клиентуре (исполнение заказа) в соответствии с графиком поставок, то есть — в конечном итоге — реализуется маркетинговый план компании.

Ключевым принципом работы склада в сотрудничестве со службой сбыта является ориентация на маркетинг. Строго говоря, современное производство всецело обращено на маркетинг, то есть формирование и расширение рынка. Служба сбыта использует складское хозяйство