Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы - Ренат Шагабутдинов

Технически это можно реализовать, если развернуть в вашей компании сервер Microsoft Exchange или воспользоваться платным аккаунтом для бизнеса – Google apps. Цена за такой аккаунт – 4 $ в месяц. Помимо облачного календаря вы получите доступ к другим облачным сервисам: контактам, почте, файлам, видеоконференциям и т. д.

Важно, чтобы у каждого сотрудника была персональная почта. Например, director@ваш_сайт.ru. Развернуть такую почту на собственном почтовом сервере или, как мы рекомендуем, на базе Яндекс (до 100 сотрудников) можно бесплатно.

Сегодня у 70 % компаний адрес почты выглядит примерно так: [email protected]. Часто бывает так: если вся фирма использует один общий электронный ящик, то рядовые сотрудники в работе используют уже свою личную почту. Кому будут писать клиенты, когда сотрудники покинут компанию?

У каждого сотрудника должна быть своя персональная почта на домене вашего сайта, желательно привязанная к должности, а не к фамилии.

Возможности:

• сотрудники смогут писать другу другу;

• улучшится имидж;

• сотрудники напрямую смогут общаться с клиентами и поставщиками;

• руководитель сможет оповестить всю фирму, написав на общий ящик.

Заходить можно будет как через сайт почты Яндекса, так и установив локальную программу, например бесплатную Windows Live.

Мы рекомендуем, чтобы почта была привязана еще и к смартфонам сотрудников. Они не будут против, при этом коммуникации в компании заметно ускорятся.

Попросите тех, кто делал вам сайт, настроить такую почту. При этом со старой почты на корпоративную можно настроить переадресацию всех писем.

Неправильная организация общей папки – главная ошибка многих компаний. Последствия такие: подчиненные хранят важные данные в своих компьютерах (часто прямо на рабочих столах). Найти нужный документ становится невозможным. В случае ухода сотрудника вся информация чаще всего уходит вместе с ним. В информационном пространстве – полный бардак.

Проверьте. Сможете прямо сейчас открыть последнюю выписку ЕГРЮЛ? Или самый последний заключенный договор с клиентом?

Я рекомендую такую структуру общей папки:

Вы и каждый сотрудник будете всегда знать, где лежит договор с клиентом, логотип, копия устава, паспорт секретаря и т. д.

Лучше общую папку сделать сетевым диском, например «B: », и прописать его на компьютере каждого пользователя. Права доступа прописываются согласно полномочиям.

Было бы классно сделать эту папку «облачной» – синхронизировать с Яндекс диском и Google Drive.

Еще два бизнесхака от Павла Фаткулина. Спасибо!

WebEx.сom – идеальный сервис для презентации, когда нужно открыть общий доступ к экрану и провести демонстрацию продукта для удаленного зрителя.

Альтернативы сервиса: Go-To-Meeting (gotomeeting.com) и Join.me (join.me).

Для поиска новых клиентов или информации о действующих партнерах можно использовать ресурсы, перечисленные ниже.

• Платные информационные базы («СПАРК», «Интегрум»). «Интегрум» при запросе предоставляет бесплатный доступ к базе на месяц.

• Сайт Арбитражных судов РФ – www.arbitr.ru. Полезно посмотреть, кто судится с вашими конкурентами и по каким вопросам, а потом принимать решение, сотрудничать с этими организациями или нет. Также помогает бороться со злостными неплательщиками, например посмотреть, кто уже выиграл суд у вашего должника, связаться с ними и попросить помощь или новые контакты. Как правило, в этой просьбе не отказывают – неплательщика хотят наказать.

• Первое независимое рейтинговое агентство www.fira.ru – для проверки финансового состояния клиента перед предоставлением отсрочки, кредитного лимита.

Если вы пользовались компьютером в гостинице, интернет-кафе или другом публичном месте и зашли в несколько своих аккаунтов на разных сайтах, есть возможность одним действием выйти из всех них.

Для этого зайдите на сайт SuperLogout.com. Сразу после перехода на него вы станете выходить из всех аккаунтов автоматически.

Будьте осторожны: сервис действует без предупреждения и дополнительных подтверждений с вашей стороны – сразу после перехода на сайт!

Заведите специальный внешний жесткий диск и раз в неделю (поставьте повторяющееся напоминание в свой календарь Google, Outlook или на смартфоне) переносите на него все важные документы и файлы. Так как презентации, документы, таблицы и другие офисные файлы не занимают много дискового пространства, стоит каждый раз создавать новую папку с указанием даты (например: «Тренинги 10.08.2015» или «Работа 15.11.2016») и переносить туда все документы, а не перезаписывать старые версии. Таким образом вы сможете в любой момент вернуться к версиям документов за определенную неделю, сравнить их, найти информацию, которая была в какой-то момент удалена или преобразована.

Если вы пользуетесь Outlook – делайте резервную копию файла c расширением. ost, который находится в папке C: UsersИмя пользователяAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Это позволит вам восстановить почту в случае проблем с компьютером.

IFTTT – удобный интернет-сервис, доступный по адресу https://ifttt.com. Название расшифровывается как If this, than that – «Если это, тогда то». Сервис позволяет автоматизировать многие действия в сети, связывая разные инструменты, социальные сети и сайты.

Примеры использования IFTTT:

• если вы изменили фотографию в одной социальной сети, она обновится в другой;

• все понравившиеся фотографии в Instagram автоматически загрузятся на Dropbox;

• любое письмо в Gmail, отмеченное как «задача», добавится в календарь;

• новые фотографии можно будет отправить с Flickr в Twitter;

• новые контакты автоматически окажутся занесены в отдельную Google Таблицу;

• если завтра пойдет дождь, вы получите сообщение-напоминание;