Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев

Спустя полгода-год работы вам может потребоваться куда больше функций, чем описано в этой книге. И тогда я рекомендую вам обратиться к следующим книгам. Надеюсь, что данный текст заложит хороший фундамент вашей профессиональной компетентности по использованию MS Outlook.

Ключевые отличия: изюминка, суть раздела

Казалось бы, что нового можно сказать об MS Outlook? Уже издано несколько десятков книг – как для «чайников», так и для профессионалов. И если честно, то большая часть возможностей описана в стандартном help-файле, прилагаемом к программному обеспечению. Но если все содержится в нем, то почему процветает многообразие книг по MS Outlook? Ответ кроется в следующем.

Во-первых, в языке изложения. Он может быть сухим, академическим или сугубо терминологическим, понятным только специалистам служб поддержки. Либо простым, доступным обычному человеку, «пользователю с маленькой буквы». Замечу, не «чайнику» и не профи, а обычному рядовому пользователю, у которого голова есть, а вот времени для понимания и исследования работы программы, к сожалению или к счастью, нет. Это и есть большинство пользователей компьютеров – толковые люди из совершенно разных сфер деятельности (юристы, бухгалтеры, начальники отделов и т. д.), только не из компьютерных (поскольку они-то уже знают содержание такой книги).

Во-вторых, тому же простому пользователю не нужны все 100 % возможностей программы – ему требуется только та часть, которая необходима именно ему. И, как правило, это 5-10 % всех опций программы. Удивительно то, что эта часть нужна каждому из пользователей, вне зависимости от сферы деятельности и опыта работы. Получается, если изложить в книге именно эту «ценную часть» информации, да еще понятным с первого прочтения языком, мы достигаем цели – создания новой полезной информации для российских читателей.

Вводные условия

Книга написана для MS Outlook 2007 в русскоязычном исполнении, поэтому все меню и рисунки представлены на русском языке.

В случае если у вас установлена другая версия операционной системы или версия MS Outlook, рисунки диалоговых окон и меню, приведенные в этой книге, могут не совпадать с тем, что вы видите на экране.

Календарный план обучения MS Outlook 2007

Практика обучения взрослых людей показывает, что материал данного раздела быстрее всего усваивается, когда работа идет не на абстрактных примерах, а на конкретном материале обучающегося. Я рекомендую построить работу с этой частью книги следующим образом.

Разбейте свой процесс обучения на 4 недели

1-я неделя. Первый день

Настройка программы MS Outlook 2007. Ее следует выполнить один раз, следуя инструкциям главы «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы». Эта глава вам потребуется только один раз – после установки у вас программы MS Outlook 2007. Поэтому советуем просто выполнить рекомендации, приведенные в этом разделе, и переходить к освоению следующих глав. Если вам потребуется что-либо впоследствии изменить, вы сможете вернуться к этой главе и еще раз ознакомиться с материалом.

1-я неделя. Второй-пятый дни

Освойте на практике главу «Почтовый клиент». Закон: начиная с этого дня вся ваша почта приходит и уходит только через программу MS Outlook 2007. Поэтому ваша задача – начать привыкать к внешнему виду программы, к тому, как расположены меню, и т. д. Человеку свойственно опасаться всего неопределенного и нового. Поэтому вам отводится неделя на то, чтобы привыкнуть к «фейсу» MS Outlook 2007, перестать его бояться.

2-я неделя

Начните планировать свои ближайшие встречи в календаре MS Outlook 2007. Постепенно переходите к тому, чтобы все ваши планы были отражены в календаре – важные встречи, даты, занятия спортом, хобби и т. д. Материал главы небольшой, поэтому освоить его вы сможете за один день, уделив этому часик своего внимания. Остальные дни – наработка навыка работы.

3-я неделя

Эта неделя должна быть посвящена переносу ваших контактов из бумажных органайзеров, стикеров, листочков и других источников в программу. Следует взять за правило – вносить информацию из каждой ценной визитки в контакты MS Outlook 2007. Делать это следует в тот же день, когда вы ее получили на руки. Время, отведенное на заполнение одной формы контакта, 1–2 минуты. Выделить 10–15 минут ежедневно для переноса контактов из бумажных носителей в MS Outlook 2007 может каждый. При таком подходе, сколько бы ни было у вас контактов, не пройдет и месяца, как все будет собрано в одном месте.

4-я неделя

Она должна быть посвящена освоению мастерства поиска информации, которая у вас содержится в личных папках MS Outlook 2007. Так как за три предыдущие недели у вас накопилось достаточно информации, то в ней нужно уметь быстро ориентироваться. Чем больше у вас будет контактов, почтовых сообщений, календарных планов – тем острее встает вопрос быстрого извлечения нужной информации из MS Outlook 2007. Вот почему очень ценно уделить достаточно внимания этой финальной главе.

Приложение в данном разделе – это справочный материал, к которому вы можете обращаться по мере необходимости. Я специально не даю привязки, когда лучше читать и осваивать этот раздел. Читатель самостоятельно определяет свою потребность в информации, напечатанной в приложении.

Цель настроек MS Outlook 2007: увеличить скорость работы за счет корректировки опций «по умолчанию», позволяющих уменьшить количество действий и увеличить скорость работы с получением почты.

Настройка параметров MS Outlook 2007

Чтобы начать работу с MS Outlook 2007, рекомендую провести сразу ряд настроек, которые положительно повлияют на эффективность вашей дальнейшей работы с программой.

Установка полноценного поиска контактов

После установки MS Outlook 2007 первый делом заходим в раздел Контакты.

Нажимаем правую кнопку мыши – выбираем пункт Свойства.

Переходим на закладку Адресная книга Outlook и ставим галочку напротив пункта Показывать эту папку как адресную книгу.

Выполнив эти действия, вы получите возможность осуществлять поиск нужного контакта, вводя имя полностью или только его часть в окне поиска на панели MS Outlook 2007. Как этим пользоваться, будет описано далее.

Настройка параметров контактов

Чтобы определить, как лучше сортировать контакты, выставьте порядок в меню Параметры контактов:

Зайдите в меню Сервис ► Параметры.

Выберите закладку Настройка, по умолчанию она сразу открыта.

Найдите кнопку Параметры контактов…, нажмите ее. Откроется диалоговое окно Параметры контактов.