Маленькие хитрости большого бизнеса - Ольга Азарова

Группа поддержки. После того как Вы сами прониклись идеями сделать свою жизнь более эффективной, Вам потребуется поддержка и помощь Вашего ближайшего окружения – сослуживцев, членов семьи, друзей и родственников. Объясните им преимущества бережного отношения к своему времени, заручитесь их поддержкой. Если Вы все вместе начнете управлять своим временем в рамках сплоченной команды, результат будет много быстрее и лучше. Помощь и взаимопонимание здесь неоценимы.

Польза стереотипов. Некоторые полезные привычки, стереотипы поведения тоже могут стать важными ресурсами экономии времени. Например, привычка не оставлять неоконченных дел. Это касается как ответа на полученное распоряжение или письмо, так и мытья посуды. Найдите в своей деятельности такие области, где Вам требуется просто автоматически, без особых раздумий выполнять рутинные действия. Если Вы привыкнете выполнять это быстро, не откладывая дело в долгий ящик, Вы скоро достигнете профессионализма в этом вопросе. Полезные привычки всегда помогут Вам справиться с делами быстро и без стресса.

ВРЕМЯ В ТРАНСПОРТЕ, ОЖИДАНИЯ

Всем приходится ездить на большие или меньшие расстояния – поездки на работу, командировки, а также непременные ожидания являются неплохим резервом столь недостающего Вам времени. Используйте это время с пользой. Можно, если это позволяют условия, выполнить некоторую рутинную работу, обдумать и частично подготовить выступление на совещании, выучить что-то, если Вы занимаетесь самообразованием и пр. Всегда имейте при себе материалы, которые помогут Вам «спасти» время, проведенное в очереди, транспорте и пр.

ИСКУССТВО ГОВОРИТЬ «НЕТ»

Это действительно искусство, как дипломатии, так и хорошей организации. Придумайте стандартную вежливую формулу отказа, которая поможет Вам в будущем легко и необидно отклонять некоторые дела и обязанности.

План отказа

1. Поблагодарите предлагавшего самым горячим и искренним образом.

● Дорогой (ая)/Уважаемый (ая)… во-первых, я хочу поблагодарить (Вас) за такое заманчивое предложение.

2. Высоко оцените его/ее предложение.

● Это действительно прекрасная организация с хорошими традициями, известная во всем мире своими благотворительными акциями.

● Это великолепный проект во всех отношениях.

● Это почти то, о чем я мечтала всю жизнь.

3. Приведите, если считаете нужным, убедительную причину, заставляющую Вас отклонить такое заманчивое предложение.

● Однако если я сейчас соглашусь на предложение занять место общественного вице-президента, я должен буду лишить мою семью совместного отпуска как минимум на три года.

● Однако, по ряду причин я сейчас, к сожалению, не могу принять Ваше предложение.

4. Еще раз выразите свою признательность за предложение.

● Тем не менее мне хотелось бы, чтобы Вы знали, как я Вам признателен за это предложение.

● Я хочу еще раз поблагодарить Вас за то, что Вы вспомнили обо мне в связи с таким престижным предложеним.

Пример вежливого отказа на предложение о работе, выходящей за рамки должностных обязанностей

Большое спасибо, что Вы обратились ко мне с этим предложением. Однако, поскольку я до конца месяца буду занята очень важным годовым отчетом нашей организации, мне приходится Вам отказать.

Я, право, очень сожалею об этом, но по-другому поступить не могу. Еще раз спасибо, что Вы выдвинули меня на эту работу.

ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ. КУПЛЮ ВРЕМЯ

Звучит парадоксально, однако, если посмотреть внимательно, то иногда можно купить время за деньги, если правильно расставить приоритеты. Вы находитесь в цейтноте, однако это не избавляет Вас от обязанности иметь чистую одежду, регулярно питаться и пр. В этом случае Вам помогут многочисленные службы быта: доставка продуктов, доставка обедов, прачечные с доставкой, службы по уборке квартир, мытью окон и другой сервис. Пользуясь такими услугами, Вы высвобождаете свое время, заплатив за это. Когда это оправданно? Если качество предлагаемого сервиса соответствует цене, а цена Вашего затраченного времени существенно выше уплаченных денег, Вы можете смело покупать себе дополнительное время. Такие расходы окупаются очень быстро. Огромные резерв экономии времени – путь в транспорте на работу. Что лучше, простоять час в пробке или воспользоваться метро? Может, лучше уехать часом позже или часом раньше?

После того как Вы проштудировали курс «Управление временем», освоили техники экономии времени, выполните следующий тест. Повторяйте тестирование как минимум раз в месяц. С каждым разом Вы должны получать все лучший результат. Если же это не так, Вам нужно еще раз обратиться к курсу, чтобы понять, что же мешает Вам эффективно использовать свое время и достигать поставленных целей.

Ответьте на вопросы «ДА» или «НЕТ», подсчитайте результат.

1. Я часто раздражаюсь, поскольку я изрядно перегружен работой.

2. Я уже не могу отключиться от мыслей о работе.

3. Я считаю, что можно одновременно заниматься несколькими делами.

4. Я страдаю расстройством сна.

5. Уже с утра я чувствую себя усталым и разбитым.

6. Каждый вечер я чувствую себя усталым донельзя.

7. Часто я чувствую себя под прессом времени.

8. Гора дел передо мной постоянно растет.

9. Я охотно откладываю телефонные звонки, которые обязан сделать.

10. Я часто работаю сверхурочно.

11. Я чувствую себя ответственным за все.

12. Когда я делаю ошибку, я страшно нервничаю.

13. Мое так называемое свободное время распланировано до конца.

14. У меня нет ни минуты свободного времени между различными служебными мероприятиями.

15. Из-за чрезвычайно плотного графика я не могу сделать ничего дополнительно.

16. Часто мне трудно найти нужные бумаги или документы.

17. Мне трудно отказать, если меня просят что-то сделать.

18. Часто я разрешаю взваливать на себя чужие обязанности вопреки моей воле.

19. Часто я узнаю о важных вещах слишком поздно.

20. Часто я опаздываю или вообще пропускаю мероприятия.

21. У меня нет времени ни на семью, ни на друзей, ни на родственников.

22. Прежде чем я начинаю какое-то дело, я выясняю, что для этого нужно обязательно сделать.

23. Я просто ненавижу планировать свое время.