Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - Ольга Шевелева

Благодаря удачному планированию помещения и его организации у вас есть возможность оказать влияние на ход переговоров. Здесь играют роль как психологические, так и физиологические аспекты.

Для переговорного процесса значительную роль играет тот факт, хорошо ли себя чувствуют участники переговоров в том окружении, в котором они находятся. Чем приятнее атмосфера, тем более вероятно, что стороны придут к взаимовыгодному решению.

К физиологическим аспектам пространства относятся такие компоненты, как освещение, вентиляция, температура воздуха, мебель, техническое оснащение, наличие напитков и пр.

Необходимо помнить об эстетическом оформлении помещения для переговоров и требованиях эргономики. Оно должно быть оформлено в определенной цветовой гамме, с продуманным освещением и вентиляцией. Кстати, наилучшим считается естественное освещение, но его может быть недостаточно в пасмурные и осенне-зимние дни, а некоторые переговорные могут быть без окон. Света в помещении для переговоров должно быть в норме. Потому что когда его мало, мы ощущаем вялость, и, наоборот, при переизбытке света, у нас гораздо быстрее устают глаза.

Важно, чтобы в помещении не было душно и не было никаких посторонних запахов.

На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма. Будучи электромагнитной волной, каждый цвет формирует вокруг себя собственное биополе, которое мы воспринимаем на тонком энергетическом уровне. Цвет относится к числу «слабочитаемых», нюансных воздействий. Но влияет он на нас всегда вне зависимости от нашего желания. Доказано, что глаза устают от сине-фиолетового цвета, а красные оттенки могут восприниматься как угрожающие. В помещении для переговоров желательно иметь стены, окрашенные в спокойные тона: сложные оттенки желтого, желто-зеленого, голубовато-зеленого, зеленого и серого цветов.

Изучение искусства декорирования офиса показывает интересные результаты. Например, присутствие таких элементов декора, как современные драпировки на окнах, ухоженные декоративные растения, фотографии и картины оказывает положительное воздействие, т. к. такого рода предметы создают благоприятные условия для коммуникации, а это немаловажно. По-прежнему актуальна рекомендация об украшении стен оригинальными картинами или репродукциями, не содержащими национальных или религиозных сюжетов (даже если это известная классика). Также не рекомендуется выбирать картины, написанные в абстрактном стиле и натюрморты. Нейтральный вариант – пейзажи. Стильным считается включение в интерьер профессионально сделанных и оформленных цветных и черно-белых фотографий, которые смотрятся более эффектно. Главное при украшении стен – соблюсти баланс количества и качества. Иногда достаточно одной эффектной детали.

Важно позаботиться о том, чтобы участники хорошо видели и слышали друг друга (возможное использование микрофона и, соответственно, техническое обеспечение) – заранее проверьте, чтобы микрофоны хорошо работали, подготовьте запасные элементы питания, проконтролируйте, чтобы в помещении не было посторонних шумов.

Предпочтительно, чтобы вся мебель, расположенная в переговорной комнате, была выдержана в едином стиле. Все крупные предметы мебели (стеллажи, шкафы) должны быть расставлены так, чтобы они не препятствовали свободному общению. Размер стола для переговоров необходимо соотнести с общей площадью комнаты (лучше больше, чем меньше). Отдавайте предпочтение благородному дереву, если есть такая возможность. Не рекомендуется использовать стол с отверстием в центре или прозрачный стол, т. к. хотя он и демонстрирует открытость, но, по мнению психологов, также вызывает некий дискомфорт у участников встречи.

Когда говорят о переговорах, кажется, что главным словом, относящимся к мебели, является стол. На самом деле это кресло. Исследования в области эргономики показывают, что неудобное кресло снижает у человека концентрацию внимания, повышает утомляемость и вызывает раздражительность, поэтому важно правильно выбрать кресла для участников встречи. Обратите внимание на то, чтобы кресла или стулья были одинаково удобными и никто не почувствовал бы себя обделенным. В то же время важно не создавать слишком комфортные, расслабляющие условия.

Чаще всего при ведении переговоров используется прямоугольный стол. В случае многочисленной группы участников возможно размещение за столами, поставленными в виде буквы «П» (рассадка только с внешней стороны). Иногда для проведения переговоров используют круглый стол. Форма стола имеет психологическое значение. К примеру, круглый стол создает более свободную атмосферу. Он частично снимает статусные различия между участниками переговоров, т. к. руководители делегаций и другие участники оказываются как бы на одном уровне. Квадратный стол может создать атмосферу соперничества и вызвать оборонительные реакции.

На столе не должно быть никаких лишних документов, кроме рабочих материалов и, возможно, повестки дня. Также на столе могут быть блокноты, ручки, карандаши, при необходимости – компьютеры, планшеты, специальное оборудование.

Если число участников встречи более шести человек, при рассадке удобно использовать специальные карточки с именами участников переговоров. Во избежание путаницы при рассадке за столом важно, чтобы карточки были двусторонними. Такие карточки дают возможность обращаться к каждому по имени. Первой указывается фамилия человека, затем имя и отчество. Должность не указывается. Еще один нюанс, на который часто не обращают внимание: если речь идет об официальных переговорах, когда переводчик является членом делегации, то для него также ставится именная карточка для рассадки. Если переводчика приглашают на одноразовое мероприятие в качестве приглашенного переводчика, как правило, для него ставится безымянная карточка с надписью «переводчик».

На столе могут стоять корпоративные флаги (при наличии), региональные флаги, а при проведении международных переговоров и государственные флаги. Невысокие флаги должны быть расположены на одинаковом уровне и быть одного размера и качества. Почетное место справа отдается флагу гостей. Не рекомендуется устанавливать большие текстильные флаги на специальном флагштоке. Современные технические средства позволяют проецировать на стену изображение флагов стран-участниц переговоров – такой прием значительно упрощает работу по оформлению помещения, но в этом случае флаги на столах могут быть уже лишними.

Во время рабочих встреч и совещаний цветы на стол ставить не принято. При проведении международных переговоров допустимо украшение стола профессионально аранжированными букетами. Цветы на столе могут гармонировать по цвету с флагами стран-участниц переговоров, но не повторять в точности цвет флагов. Общая высота вазы и букета не должна превышать 15–20 см, чтобы не загораживать лиц участников переговоров и не мешать ходу переговоров. Важно заметить, что цветы не должны быть с сильным запахом (например, слишком ароматные сорта лилий), т. к. даже такой, казалось бы, незначительный штрих может негативно повлиять на проведение встречи, вызвав в прямом смысле слова головную боль у кого-то из участников. Помните, что на стол переговоров никогда не ставят горшечные растения, как бы красиво они не смотрелись в кашпо.