Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы - Альфонсо Бусеро

Ключевой проблемой управления проектами является хаос. Удивительные уроки нам преподносит та реальная окружающая среда, в которой хаос процветает, — это природа. У нее мы можем научиться естественному, органическому подходу живых систем и применять его к работе с людьми в проектах. Обостренное ощущение цели будет поддерживать нас во всех наших предприятиях, какими бы хаотичными они ни были, и помогать достигать лучших и более гармоничных результатов проектов.

Теория хаоса — очень полезное руководство по поведению в организации, которая полагается на работу, основанную на проектах. Вот суть теории хаоса.

• Природа непредсказуема и беспорядочна.

• Хаос — основной процесс восстановления и возрождения.

• Маленькие изменения в изначальных условиях могут привести к значительным последствиям.

• Сходные схемы возникают на всех слоях (фрактальная геометрия).

Когда эта теория применяется в организациях, она становится известна как теория сложных систем. Вот ее основные принципы.

• Информация — это первичная организующая сила, распространяйте ее как можно шире.

• Развивайте разнообразные отношения.

• Примите видение как невидимое поле.

• Люди обладают сходными потребностями и соответствующими реакциями.

• Ищите схемы поведения.

• Совместная работа — источник смысла и цели.

• Установите объединенное чувство цели.

Каждый из этих пунктов является руководством для поведения в организации. Создавайте условия для формирования связей между людьми, потому что они приведут к возникновению идеи или техники, которая может разрешить крупные проблемы или породить изобретение нового товара или услуги. Упорно назначайте личные встречи даже в сложные времена, потому что людям нужно встречаться и налаживать связи. Собрание для запуска проекта позволяет людям больше узнать о талантах и устремлениях друг друга, на нем они могут перейти к таким стадиям развития команды, как формирование, мозговой штурм, нормирование и выполнение. Уважайте разнообразие, потому что благодаря ему возникает больше возможностей для расцвета новой гениальной идеи.

Вместо того чтобы рассматривать хаос как нечто нежелательное, обращайтесь к природным силам, действующим в организациях. Используйте потребность людей в цели, объясняя в заявлении о цели убедительную причину для этой группы людей работать вместе, например «вести постоянное улучшение менеджмента проектов по всей компании». Опишите желательное будущее состояние в заявлении о видении компании, например такое, где успешные практики проектов:

• выявлены;

• разборчиво записаны;

• повсеместно поняты;

• добровольно признаны;

• соответственно адаптированы;

• с энтузиазмом применяются.

Сделайте это, чтобы люди, управляющие проектами, последовательно улучшали свою работу и вели других к быстрому достижению отличных результатов.

Заявление о видении и цели, приведенные здесь, взяты из корпоративной Инициативы менеджмента проектов HP, участником которой был я (Инглунд). Мы создали их на основе наших обсуждений, и они отлично послужили нам, ежедневно напоминая каждому, почему мы здесь и что делаем. Мы разработали заявление о миссии для особых задач, которые нам предстояло реализовать, а также цели для каждого участника, которые учитывали наши интересы и таланты, и уточняли, когда и каким образом каждый из нас внесет свой вклад в общие цели.

Когда я (Инглунд) делал презентацию под названием «Применение теории хаоса в организации, основанной на проектах» на Конгрессе PMI в Амстердаме (2009), один солидный джентльмен спросил меня: «Должно быть, на личном уровне подобное радикальное изменение мышления и поведения и поддается оценке, но как вы собираетесь убедить руководство работать в описанной вами манере?»

Некоторые из пунктов, которые я привел в моем докладе, предлагали представить себе организацию, в которой сотрудники исповедуют следующее.

• Мы убеждены в том, что системы динамичны, сложны и бесконечно непознаваемы.

• Мы убеждены в том, что органические системы обладают своей внутренней скоростью движения и цельностью.

• Мы предполагаем, что в этих системах уже содержится мудрость, позволяющая найти лучшие решения.

• Мы признаем, что то, как люди моделируют свои ситуации, — самая важная часть их ситуаций.

Я порекомендовал менеджерам работать в «ограниченной нестабильности», где вы позволяете без помех расцветать тому, что выглядит как хаотичная активность команды проекта, пока она не дойдет до точки, где неизбежно нарушение границ: возникновение серьезного конфликта, нарушение расписания или повышение стоимости. К преимуществам свободы поведения относятся рост креативности, инноваций и энтузиазма на рабочем месте. Добиваясь этих преимуществ, распространите и признайте широкий ряд органических принципов, концептуальных схем работы, теорий и моделей, чтобы руководить отбором и использованием наиболее естественных, дружественных к людям практик. Их применение приводит к повышению продуктивности и усиливает нашу способность добиваться больше в проектной работе.

Мой ответ на заданный вопрос, по сути, был таким: «Я покажу им ценность». Будьте уверены в себе и практикуйте это поведение сами, будьте успешны и будьте пропагандистом: выступайте и поощряйте более естественное, разумное поведение. Задавайте много вопросов «почему». Предлагайте и указывайте способы новых подходов, применяйте метафорические уроки природы. Например, расскажите о том, как устроена корневая система сосны, или о том, что построение стаи гусей в форме V помогает им прилагать меньше усилий в полете и облегчает полет отдельным участникам стаи, или о том, как пчелы в ульях моделируют поведение для проблемно ориентированной работы.

Помните, что изменение поведения людей — нетривиальная задача. Не сомневайтесь, что создание продвинутой рабочей обстановки — достойная цель. Изучение теории хаоса и теории сложных систем подсказывает, что мы можем и что нам нужно усерднее применять эти органические принципы в проектной среде. Постоянный диалог, эксперименты и достижение успешных результатов заставят людей поверить в эти практики. Конечно, культура, которая принимает инновационные подходы, критически важна.

Каждый человек должен оценить культуру и среду, в которой он в данный момент действует. Затем выбрать время и место, когда ключевые люди окажутся доступны для применения новых подходов. Постоянно создавайте заделы на будущее и обращайте внимание на поучительные моменты. Моделируйте желательное поведение, особенно то, которое противостоит текущему токсичному поведению. Ваш пример может стать лучшей мотивацией для других, чтобы они поменяли сначала свое мышление, а потом и свое поведение.