Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

То же самое относится и к последним веб-страницам. Щелкните правой клавишей на иконке браузера, и он покажет те, что вы посещали незадолго до закрытия. Если какой-то сайт вы открываете особенно часто, в этом меню его можно закрепить. Очень удобно.

Совет: иногда полезно завести папку для всякого барахла, нужного всего 1–2 раза, сохранять в Архив которое нет никакого смысла.

У меня она называется ТЕМР и лежит на рабочем столе. Если я хочу сохранить вложение из заметки Evernote, оно отправляется туда. Скриншоты – тоже. Какие-то временные файлы, которые требуется отредактировать и отправить по почте, – в нее. Она оказывается кстати, когда надо сохранить картинку, которую я хочу использовать как иллюстрацию к статье в блог. Ее главное назначение – хранить в одном месте то, что не особо нужно. Не давать расползаться таким файлам по всему компьютеру. Раз в год я удаляю в ней все и потом снова превращаю в мусороприемник. В ней возможно представление файлов таблицей и сортировка по столбцу «Дата изменения», чтобы сверху всегда были самые свежие.

Если вы читали Дэвида Аллена, то помните, сколько внимания он уделял организации бумажного архива. Машинки для наклейки ярлыков. Специальные скоросшиватели для документов. Особые шкафы для скоросшивателей. Ужас! Какое счастье, что все в прошлом. Однако если у вас еще попадаются бумаги, с которыми нужно работать, то вот статья о том, как это удобно сделать, – http://time4life.ru/1849.

В заключение раздела небольшое задание.

Задание

1. Попрактикуйтесь со строкой поиска. Если поиск работает странно, проверьте, чтобы индексирование файлов включало в себя весь компьютер. Это можно сделать в «Панели управления/индексирования» (или «Параметрах индексирования»). Используйте разные комбинации называния файлов и расширений.

2. Создайте общую папку и отправьте в нее свой старый архив и все файлы, которые были разбросаны по компьютеру.

По желанию

Зарегистрируйтесь в одном из облачных сервисов и установите его клиенты на свой компьютер. В этом случае папка Архива будет как раз папкой облачного сервиса (например, Архив окажется в папке Dropbox).

С Архивами разобрались, теперь вернемся к Алгоритму.

Чаще всего то, что подвергается анализу, будет нести в себе действие. После того как мы это определили, пора задать следующий вопрос. Он звучит так:

Какое конкретно?

В центральной части Алгоритма происходит определение действий и их разделение на мельчайшие элементы. Для этого нужно разложить модели, которые появились в рабочей памяти, а затем выбрать какую-то из них для дальнейшей работы. Задаем себе простой вопрос: «Какое именно действие необходимо сделать в связи с тем, что мы анализируем?»

Есть прекрасная метафора: слона нужно есть по частям. С помощью данного вопроса мы должны не просто раздробить слона, но и сделать это так, чтобы его кусочки проходили переработку в то время, когда мы можем рассчитывать только на условные 50 % энергоснабжения.

Что можно считать элементарным действием? Вот его определение:

Элементарное действие – действие, которое не требует размышления для выполнения.

Для каждого из нас такие действия будут отличаться. Все зависит от компетенции и опыта. Для кого-то задача установить принтер будет простой, для кого-то – весьма серьезной, требующей вызова айтишника. Как несложно увидеть, элементарно для нас то, что мы много раз повторяли, в чем мы специалисты.

Для врача элементарным действием будет осмотр пациента – он проводился тысячи раз и стал навыком так же, как для водителя – вождение. Менеджеру просто собрать совещание (хотя если он будет делать это не один, возможны трудности). Задать эталон элементарных действий и сделать их стандартный список попросту невозможно.

В поисках идеальных формулировок задач, которые отправятся в таск-менеджер, стоит опираться на несколько правил:

• чем больше вы заняты, тем тщательнее нужно дробить задачи, и наоборот;

• чем больше ваш опыт работы с задачами, тем легче подобрать соответствующую «дозировку»;

• если задача долго «висит», нужно проверить, действительно ли она записана в форме элементарных действий.

Вы можете сказать, что любое действие можно дробить бесконечно (и будете правы). Например, даже действие «согнуть палец» можно разбить на «согнуть первую фалангу», «согнуть вторую фалангу» и т. д. Следовательно, встает вопрос: где нижняя граница, которой стоит придерживаться в создании элементарных действие?

Ответ лежит в области здравого смысла. С одной стороны, мы должны выполнять задачи из таск-менеджера без затруднений в самом что ни на есть комфортном расположении духа (когда включать мозги не надо). Следовательно, их нужно записать как можно проще.

С другой стороны, задачи должны быть ощутимыми. Выполняя каждую, нам надо продвигаться вперед. Пусть ненамного, но так, чтобы прогресс был очевиден. Безусловно, можно наполнить таск-менеджер самыми что ни на есть элементарными действиями, доведя принцип до абсурда, однако это не поможет нам стать продуктивнее, не работать вечерами и по выходным.

Если вам приходит в голову, что задача «позвонить Инне Ивановне и спросить, когда она подпишет договор» требует членения на «взять трубку», «набрать номер», «попросить к телефону Инну Ивановну», то вы не правы. В деле декомпозиции задач давайте ориентироваться на здравый смысл.

С чего я начну?

Это следующий вопрос, который мы себе задаем. Что нужно писать в таск-менеджер, когда в голове всплывает несколько элементарных действий? То действие, начать с которого кажется разумным. Вовлекающее!

Вовлекающее действие – это элементарное действие, с которого запускается процесс.

Оно ничем не отличается от обычного действия. Не требует размышлений для того, чтобы начать его делать, сформулировано очень просто. У него только одно отличие от прочих – оно кажется тем, с которого начинается работа.

Почему слово «кажется» выделено? Правильно ответ звучит так: на основании имеющихся у меня знаний и того представления об условиях и ресурсах, которыми я располагаю, считаю правильным начать с данного элементарного действия.

Конечно, мы отдаем себе отчет, что логически это может быть неправильным. Однако задача вовлекающего действия не в том. Оно может быть не тем, с которого реально стоит начинать процесс. Но должно быть тем, которое просто запускает движение. Я представляю себе его как шарф, который застрял в конвейере и затягивает вас все дальше.

По некоторым данным, 93 % менеджеров большую часть времени тратят на борьбу с сомнениями.

Все это время дело не движется. За него просто не берутся. Боятся ответственности, неверных шагов, финансовых и репутационных потерь… Хотя куда разумнее было бы просто начать. И сразу себя поправить, как только стало понятно, что мы идем не в ту сторону.