Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий - Дмитрий Румянцев

• пресс-релиз. Напомним: там обязательно должно быть название мероприятия, дата, время, место проведения. Краткое описание, желательно с яркими деталями («Первый фестиваль в Санкт-Петербурге для детей и про детей», с четкими цифрами («36 докладов, больше 70 кейсов»). Ссылка на регистрацию или на сайт (сокращенная через специальные сервисы и с UTM-меткой);

• картинки для постов, статей, интервью, анонсов. Баннеры. У каждого партнера могут быть свои требования к размерам, формату и тому, что должно быть размещено на картинке. Основное, о чем не стоит забывать: название мероприятия, дата, время, место проведения, слоган. Все баннеры лучше делать силами своего дизайнера по техническим требованиям партнера, чтобы вам там не сляпали что-то не то;

• видеоролики (не все размещают, не всегда актуально);

• если нужно интервью – готовимся к нему и не даем впопыхах.

Если вам нужно размещение анонсов в профильных печатных СМИ (для бухгалтеров, для руководителей, в свадебных регулярных изданиях и т. д.), то заранее нужно узнать график их подписания в печать, стоимость интервью, рекламных площадей, условия размещения и получения скидок. Другой вопрос, работает ли такая реклама, и если да, то в каких нишах и как замерять эффективность.

Итак, что дальше? Материалы готовы, контакты налажены, условия обсуждены. Согласовываем даты и сроки публикаций. На соседней страничке в GoogleDocs можно сделать сетку, в которую внести название информационного партнера, даты размещения и то, собственно, что будет размещено. Также можно писать заметки по ходу: например, сколько было репостов, какие комментарии. Чем удобна сетка-календарь: вы видите динамику размещений, не сваливаете все в один день и можете соблюсти равновесие в размещениях и рассылках на протяжении всей рекламной кампании.

Убедившись, что размещение с UTM-меткой было, вы меняете в сетке запланированное действие со стороны инфопартнера на ссылку, которая ведет на пост, либо делаете скрин баннера или письма, пришедшего по рассылке. Очень важно контролировать, чтобы все размещения и рассылки были сделаны вовремя. Утверждая сетку, мы, как правило, руководствуемся сроками, оставшимися до мероприятия, запланированным повышением цены на билеты, возможностями публикующего нашу рекламу партнера, появляющимися в ходе подготовки инфоповодами. Мы делаем, например, партнерские рассылки и посты в крупных профильных сообществах накануне повышения цены – и в посте, конечно, есть информация о том, что скоро будет дороже. Было бы странно, если бы пост вышел на следующий день после ее повышения – он стал бы просто неактуален и, более того, вреден.

Отметим: пунктуальность – это равноважное условие для обеих сторон. Вы как организатор также обязаны точно в срок сделать рассылку, разместить лого на сайте, прислать билеты и так далее. Вообще, по нашему опыту, пунктуальность трудно переоценить. А невыполнение обязательств вовремя, в свою очередь, может породить крайне негативные последствия и сильно испортить репутацию.

Завершилось ваше мероприятие. Вы провели его, проанализировали, сделали выводы. Важный шаг, которым многие пренебрегают, но его стоит сделать, – поблагодарите партнеров за сотрудничество. Простым письмом в пару строк, можно с фотографиями с мероприятия, где видно лого партнера на промоматериалах или пресс-волле.

Также обязательный этап – сразу после мероприятия по свежим следам замерить эффективность каналов, проанализировать и сделать выводы о будущем данного сотрудничества. В вашем ключевом GoogleDocs можете оставлять комментарии напротив каждого партнера – «дал хороший трафик, но нет продаж. Не наша ЦА, можно попробовать поработать на других мероприятиях». Или «плохо зашли посты со скидкой в пабликах в соцсетях, вероятно накручены, но рассылка с промокодом на скидку просто супер». Пишите все в цифрах – потом не вспомните и будете собирать информацию по крупицам.

И последнее: вызывают недоумение профессиональные нишевые конференции, особенно старые, из тех, что проводятся не первый год. Они размещают информацию о себе на личных страницах организаторов, в собственном паблике, может, в нескольких рассылках по своей базе. Они не работают с партнерами. Совсем. Зато потом выкладывают в сеть фотографии залов, где из 250 мест занято 50–60, причем часть зрителей – спикеры и их гости. Не надо так. Расширяйте партнерскую сеть, выходите из своего персонального уютного мира. Вокруг много возможностей для взаимовыгодного сотрудничества.

Лидер мнений (ЛМ) – человек, имеющий (в окружении, в подписчиках) лояльную аудиторию, которая поверит его рекомендациям и придет на ваше мероприятие. Продвижение с помощью лидеров мнений формирует большее доверие к ивенту благодаря тому, что рекомендация исходит от авторитетного источника.

На стадии подготовки к инфопартнерству мы составляли список персон, которые своим присутствием или анонсами могут привлечь к вашему мероприятию новых участников. Их аудитория необязательно должна быть огромной и насчитывать десятки и сотни тысяч человек – главное, чтобы она была «теплой» и доверяла этим людям. Можно также идти от обратного: сначала собрать аудитории, которые вам интересны, а потом найти людей, являющихся для них лидерами мнений.

Вариант первый – когда лидеры мнений выступают на вашем мероприятии. Например, вы делаете фестиваль для мам и сообщаете им, что известная персона, мама троих детей и владелица успешного бизнеса, прочитает на вашем мероприятии лекцию или ответит на вопросы читателей и проведет автограф-сессию, приуроченную к выходу новой книги. Мало того, что вы можете настроить рекламу на аудитории, собранные на ее личных и рабочих страницах. Вы также можете с помощью анонсов от первого лица собрать заинтересованных участников. Как это сделать? Прислать ЛМ текст анонса вашего ивента и картинки – общие или в фирменном стиле мероприятия, с портретом выступающего и названием его доклада. Как правило, никто не отказывает в размещении у себя таких анонсов. Если вдруг не опубликует сразу – не стесняйтесь, напомните об этой просьбе.

Второй вариант – лидер мнений может стать гостем вашего мероприятия. Вы приглашаете его (естественно, бесплатно, а иногда даже платите определенный гонорар) и в таком случае получаете информационную поддержку и, как следствие, продажи билетов или привлечение более широкой аудитории на бесплатное событие. Он же с вашей стороны получает внимание, заботу, подарки или гонорар. Не стоит пребывать в иллюзии, что любой лидер мнений почтет за честь прийти к вам – чем более он известен и популярен, тем, скорее всего, больше занят, стремится посещать тщательно отобранные мероприятия и тем меньше у него времени на то, чтобы просто «потусоваться».

Лидер мнений может отказаться принять личное участие в вашем мероприятии (занят, находится в командировке, просто не хочет). Но вы можете договориться о том, что он все равно анонсирует ваше событие (например, можете купить у него посты с рекомендацией). Вводные для текстов и картинки лучше предоставить заранее.