Канбан. Альтернативный путь в Agile - Дэвид Андерсон

Я передаю слово Рику, который рассказывает о действиях за последний месяц и их текущем статусе. Затем слово берет наш финансовый аналитик, она представляет резюме производительности компании за месяц. Вот причина, по которой мы откладываем наши встречи до второй пятницы следующего месяца, – этого времени достаточно, чтобы подвести финансовые итоги месяца. Аналитик разъясняет детали бюджета для двух центров затрат – моего и Эрика. Мы рассматриваем соотношение запланированного бюджета и реального, а также планы работы сотрудников. Обсуждаются открытые заявки, а членам команды предлагается выдвигать кандидатов на имеющиеся вакансии. Благодаря первому этапу встречи все ее участники получают представление о том, насколько хорошо идут дела у команды разработки и каким образом она укладывается в бюджет. Это помогает понять, есть ли у нас резервы для покупки мониторов с плоским экраном, новых компьютеров и т. д. Мы начинаем с финансовых показателей, чтобы напомнить всем членам команды, что компания наняла их заниматься бизнесом, а не развлекаться, набирая на клавиатуре единицы и нолики ради собственного удовольствия.

Следующий докладчик – наш гость, вице-президент другого подразделения. Я уже понял: если мы хотим, чтобы наши партнеры по цепочке создания ценности интересовались нами, нужно проявить интерес к ним и пригласить на встречу. По регламенту гостю отводится 15 минут, которыми он и воспользовался: мы прослушали презентацию, касающуюся отдела сбыта – того подразделения бизнеса, которое выполняет заказы клиентов и занимается доставкой продукта. Хотя бизнес Corbis делается в основном через интернет и заказы выполняются в электронной форме, не все, что предлагает наша фирма, доставляется посредством скачивания. Целый отдел занят удовлетворением более сложных заказов, поступающих из различных источников – от профессиональных рекламных агентств до медиакомпаний. Мой коллега Эрик Арнольд попросил гостя оплатить общий завтрак, чтобы удержать наши расходы в пределах допустимого. За несколько месяцев наша команда узнала о многих аспектах бизнеса, а руководителям компании стало известно о том, чем мы занимаемся, как это делаем и насколько интенсивно трудимся над решением проблем. В результате через девять месяцев топ-менеджеры рассуждали о том, как хорошо управляется IT-команда, и о необходимости остальным подразделениям следовать нашему примеру.

Когда приглашенный докладчик закончил, мы перешли к основной части совещания. Каждый менеджер за восемь минут должен был представить данные о производительности своего отдела. Затем последовала информация об обновлениях по конкретным проектам от отдела управления программным продуктом. Руководитель каждой команды в течение пяти минут рассказывал о своих показателях. Использовался формат, изложенный в главе 12: приводились сведения о доле ошибок в продуктах, времени выполнения, пропускной способности, эффективности прироста ценности. В некоторых докладах особое внимание уделялось тем аспектам производственного процесса, по которым требовалось больше информации. Затем следовали вопросы, комментарии и предложения из зала.

Ежемесячный анализ производственного процесса, проходивший в марте 2007 года, был особенно интересным. Первый прошел в декабре, пришли почти все. Людям было любопытно, и впоследствии они говорили: «За всю карьеру не встречал такой прозрачности» или «Это было очень интересно». Один из самых полезных отзывов звучал так: «Хорошо бы, чтобы в следующий раз нам предложили не холодный, а горячий завтрак». Мы с этим согласились. В следующем месяце народ говорил: «Да, еще один отличный месяц. Спасибо за горячий завтрак!» А на третьем собрании некоторые спрашивали: «Зачем так рано вставать?» или «Думаете, это не пустая трата времени?»

На четвертой встрече мы анализировали серьезную проблему: компания приобрела бизнес в Австралии, и IT-отдел должен был выключить все IT-системы австралийской дочерней структуры, перевести всех 50 пользователей на системы Corbis. Дату выполнения запроса назначили произвольно, но он был срочным. Дата была связана с экономией на масштабах, которая должна была частично отбить сумму покупки, так что опоздание грозило издержками. Запрос поступил в очередь на обслуживание как единый элемент. По размеру он мог соответствовать даже десяти карточкам, но мы назначили для него всего одну. Эффект от поступления в канбан-систему такой монстрообразной рабочей единицы хорошо известен в промышленности. Система забивается, и время выполнения всего того, что следует за этим элементом, значительно увеличивается. Так и произошло. Время выполнения выросло с 30 до 55 дней. Теория массового обслуживания также утверждает, что сокращение журнала ожиданий при полной загрузке требует значительного времени. Мы выяснили: чтобы вернуться к целевому времени выполнения, понадобится пять месяцев.

Вдобавок у нас был релиз, который требовал срочной отладки.

И внезапно в зале зазвучали вопросы, комментарии и горячие споры. Наконец-то, после трех месяцев скучной позитивной информации, было что обсудить. Сотрудников поразило, что мы, руководители, готовы открыто обсуждать проблемы и их решения. Оказалось, что операционный обзор вовсе не сводится к демонстрации успехов. Никто из сотрудников больше не спрашивал, зачем нужны такие совещания.

В завершение Рик подытожил все меры, которые должно принять руководство в связи с вопросами, прозвучавшими этим утром, и поблагодарил всех присутствующих за участие в совещании. Половина одиннадцатого – пора возвращаться в офис.

Нужно многое понять, прежде чем начинать говорить об анализе производственного процесса. В первую очередь, я верю, что операционный обзор – это краеугольный камень, ключ для перехода к бережливым принципам и внедрению Канбан-метода. Это объективный, основанный на данных ретроспективный анализ производительности организации. Он превыше любого конкретного проекта и задает ожидания объективного, основанного на данных количественного управления, а не более субъективного, несистематического, качественного управления, которое утвердилось как более распространенный метод, если смотреть на предысторию agile-проектов и итерационных подходов. Анализ производственного процесса порождает цикл обратной связи, который ведет к росту зрелости компании и непрерывному совершенствованию на организационном уровне. Я твердо верю, что он необходим для успешного перехода к бережливым принципам и agile-методологиям.

Безусловно, операционный обзор должен происходить ежемесячно. Если назначать его чаще, то сбор данных станет слишком обременительным, а так как анализ требует времени, желательно проводить его не слишком часто. Уложиться в два часа сложно, а если совещание не опирается на данные, приведенные в отчетах и диаграммах, то это вообще невозможно. Субъективно воспринимаемое, проводимое бессистемно масштабное совещание не уложится в такой срок. Типичная ретроспектива по проекту занимает более двух часов, поэтому провести ретроспективу в масштабе всей организации, используя анализ плюсов и дельта-анализ, за два часа невозможно. Один из секретов сокращения продолжительности совещаний в том, чтобы придерживаться объективных данных. Повестка должна быть жесткой, и ее следует неуклонно соблюдать.