Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - Ольга Шевелева

• Чтобы не нарушать ритм обеда и, соответственно, беседы, если приглашенный (приглашенные) заказывают определенный набор блюд, к примеру, закуску, основное блюдо и десерт, принято сделать то же самое. Даже если для вас этого много, просто не ешьте всю порцию. Если гость, к примеру, отказывается от десерта и заказывает только кофе, инициатору встречи следует поступить так же. Помните, что гостям предоставляется право выбора блюд первыми.

• Не принято заказывать крепкие алкогольные напитки. Наиболее подходящий вариант – легкие вина. Если вы по какой-либо причине не заказываете вино, скажите об этом партнеру, не объясняя причины, и предложите ему свободу выбора напитков.

• Поскольку во время делового обеда (в отличие от завтрака) участники располагают большим запасом времени, в идеале предполагается, что во время заказа блюд и закуски они ведут нейтральный разговор, позволяющий почувствовать настроение друг друга. Далее, когда подано горячее, принято сосредоточиться на еде, чтобы оценить искусство повара, и только после этого переходить к обсуждению деловых вопросов. Но сегодня бизнес стал очень динамичным и во время обеда разговор часто переходит в деловое русло после того, как у вас приняли заказ. Тем не менее есть немало людей, которые не любят смешивать дела и еду, поэтому инициатору встречи следует узнать мнение партнера по этому вопросу, прежде чем начинать деловой разговор. В любом случае конец встречи – это самое важное время в деловом обеде. В это время принимаются все решения и заключаются соглашения. Если вы инициатор встречи, то сначала кратко обобщите то, о чем говорилось в течение обеда, затем подведите итоги и примите решение. Проверьте согласие всех участников встречи. Если нужно, то спланируйте время новой встречи и выясните, что следует сделать в следующий раз, чтобы завершить или продолжить начатое. Еще одно важное замечание: ведя конфиденциальный разговор с деловыми партнерами, помните, что рядом с вами есть и официанты.

• Обсуждение деловых вопросов полагается проводить устно. Вы можете при необходимости обратиться к каким-то записям, но не принуждайте гостей просматривать за столом многочисленные документы – это может испортить впечатление от обеда и значительно снизить его эффективность. Лучше достигнуть принципиальных договоренностей устно, и если вы – инициатор встречи, взять на себя оперативную подготовку проектов или итоговых документов.

• Оплачивает деловой обед всегда инициатор встречи. Будучи приглашенной стороной, не ставьте партнера в неловкое положение, предлагая долевое участие.

• Обмен сувенирами или подарками в конце мероприятия допустим, но не обязателен. Помните, что подарки не передают через стол – вручая подарок, следует обязательно выйти из-за стола.

• Приняв приглашение на деловой обед, другая сторона получает возможность ответить, организовав похожее мероприятие (это правило не относится к клиентам).

Прибытие в ресторан

Одним из важнейших правил делового этикета является пунктуальность. Для организатора мероприятия это обязательное требование. Гости также должны рассчитать время так, чтобы прибыть на встречу без опозданий. Поскольку одной из особенностей делового обеда является ограниченное время встречи – необходимость уложиться в обеденный перерыв, потеря даже нескольких минут может быть ощутимой.

Если приглашенный все-таки опаздывает, следует обязательно предупредить инициатора встречи об опоздании, а появившись, сразу же извиниться. Если, к примеру, приглашенный опоздает на полчаса, можно с уверенностью сказать, что обед пройдет скомканно и не принесет желаемых результатов, а возможно, встречу и вовсе придется перенести. В самом худшем случае, если вы, будучи инициатором встречи, так и не дождетесь приглашенного партнера, напишите ему сообщение, а также спросите у метрдотеля, как вы можете компенсировать причиненные неудобства, т. к. достаточно долго занимали зарезервированный столик, но так и не сделали заказ. Разумеется, что человек, который не пришел на встречу, при первой же возможности обязан извиниться и объяснить причину своего отсутствия. Если по какой-то причине задерживается инициатор встречи, гость ждет его в холле ресторана, не занимая место за столом.

Чаще всего каждый из участников обеда самостоятельно приезжает в ресторан. Но вы можете предложить партнеру привезти его на своей машине (в этом случае необходимо и отвезти его обратно). Когда вы собираетесь пообедать с клиентом, эксперты рекомендуют не упускать возможности отвезти его на вашей машине в ресторан и обратно, избавив от транспортных проблем и проблем, связанных с поиском места встречи.

Если вы – инициатор встречи и прибываете в ресторан не вместе со своим партнером, желательно приехать на 10–15 минут раньше назначенного времени. Войдя в ресторан, поздоровайтесь с администратором, назовите свою фамилию, скажите, что на ваше имя был заказан столик, убедитесь в отсутствии накладок, скажите также, что вы ожидаете гостя (гостей). Уладив эти вопросы, приведите себя в порядок в туалетной комнате. Помните, что не следует причесываться, поправлять костюм, пользоваться парфюмерией, поправить макияж, проверять содержимое портфеля или сумки, находясь в холле ресторана.

Встреча гостей

Инициатор встречи ожидает гостей в холле ресторана, но по договоренности можно ждать и за столиком. Если кто-то из гостей опаздывает, принято занять место за столиком с теми, кто пришел вовремя, попросив администратора проводить к вам остальных.

Если вы входите в зал ресторана вместе со своим партнером, администратор ресторана должен проводить вас к заказанному столику. Помните, что гость идет за администратором, а вы замыкаете шествие. Уходят в таком же порядке. Если ваш гость задерживается и вы предпочли ждать его в зале ресторана, после того, как администратор подведет гостя к вашему столику, обязательно встаньте и поприветствуйте своего партнера, а также пожмите его руку. В момент приветствия непременно улыбнитесь и постарайтесь, чтобы партнер почувствовал себя максимально комфортно.

Перед тем, как занять места за столиком, следует выбрать подходящее место для мужского портфеля или дамской сумки. В ресторанах часто рядом со столиком находятся специальные низкие подставки, на которые принято ставить портфели и сумки. Если такой подставки нет, мужчины ставят портфель на пол рядом со своим стулом так, чтобы он не мешал официанту, а дамы могут поставить свою сумку на сиденье свободного стула. Вешать сумку на спинку своего стула не рекомендуется, т. к. она может мешать официанту при сервировке стола и обслуживании клиентов. Также не принято ставить сумки на подоконники, если столик расположен около окна. Если в руках у дамы небольшой клатч, можно поставить его за спиной или сбоку на сиденье своего стула или кресла, но никогда не класть на стол.

Обычно участники делового обеда самостоятельно садятся за стол, но в некоторых ресторанах вам может предложить свою помощь метрдотель, который подвинет вам стул при рассадке за столик. В этом случае не принято сопротивляться его действиям, а следует принять их как должное и обязательно поблагодарить. Если обедают мужчина и женщина, в деловой ситуации не принято помогать даме сесть за стол. Но если мужчина очень галантен, при рассадке за столик он может предложить даме свою помощь, просто спросив ее: «Разрешите мне подвинуть вам стул?» и услышать в ответ: «Да, спасибо!» или «Нет, спасибо!» – в этой ситуации женщина решает, хочет ли она к себе особого отношения.