Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни

• Подписи работника, его начальника и руководителя проекта. Их наличие дает некоторую уверенность, что подписавшие правильно поняли соглашение и обеспечат его выполнение.

Рис. 9.1. Наряд-заказ, типовая форма

В случае отсутствия любой части этой информации примите все меры по по ее скорейшему установлению. Промедление может повлечь неприятные последствия.

Если формализация по этим вопросам неуместна в рамках вашего проекта, примите следующие меры.

• Запишите всю основную информацию. Если ваш проект не имеет официального статуса, т.е. наименования, номера и, возможно, сроков и бюджета, все равно то, в чем вы достигли согласия с другими, желательно иметь на бумаге.

• Добейтесь письменного подтверждения участниками (и их административными начальниками) принятых обязательств.

Для проекта важен ряд людей, не принимающих в нем непосредственного участия. Это распорядители и соисполнители.

• Распорядители — лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.

• Соисполнители — помогают выполнять проектные работы. К ним относятся как непосредственно занятые этими работами, так и лица, утверждающие выделение на них ресурсов.

Особое значение имеет главный сторонник проекта — влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает вашему проекту всемерную поддержку (подробно о нем — в главе 7).

Перед началом работ встретьтесь с ним и другими важными лицами аудитории для окончательного согласования ряда вопросов.

• Проинформируйте об утверждении проекта и сроков начала работ.

• Убедитесь в неизменном одобрении утвержденного плана действий.

• Выясните, продолжают ли распорядители считать, что проект отвечает их замыслам.

• Уточните с соисполнителями, как они намерены содействовать проекту.

• Разработайте особый план вовлечения каждого из них в ход работ проекта, держите их в курсе дела.

Возможно, некоторые заинтересованные лица просто не знают, чем они могут помочь вашему проекту. Подумайте, как их можно использовать, и сообщите им об этом.

Для выполнения запланированных работ проекта вам приходится искать работников с соответствующей специальностью и квалификацией в своей организации или привлекать сторонних людей или организации. Как бы вы это ни делали, в любом случае рекомендую изложить описание работ на бумаге, будь то простая памятка или подробный документ. Описание каждого вида работ должно, как минимум, содержать:

• наименование, номер и срок начала проекта;

• знания и навыки предполагаемых работников;

• описание, сроки начала и окончания планируемых работ;

• планируемую трудоемкость.

Если все предполагаемые участники работают в вашей организации, то:

• обсудите возможные кандидатуры в отделе кадров и с начальниками соответствующих подразделений;

• обсудите с каждым кандидатом предстоящий проект и предполагаемую работу, а также оцените его квалификацию;

• выберите лучших и дайте на них запрос;

• задокументируйте достигнутое соглашение.

Потребность в найме сторонних работников согласуйте с отделом кадров. Представьте туда полную информацию о знаниях, навыках и квалификации кандидатов и присутствуйте на собеседованиях.

Если необходимо привлечь стороннюю организацию для проведения отдельных работ, представьте в отдел договоров всю информацию о характере, объеме и трудоемкости этих работ, а также знаниях, навыках и квалификации, которые требуются для их выполнения. Постарайтесь присутствовать на переговорах.

В поисках участников пообщайтесь также с представителями основных подразделений организации. С отобранными кандидатами:

• обсудите задачи, планируемые результаты проекта и что от них для этого требуется;

• разработайте план вовлечения их в проект и информируйте о его реализации.

Соберите всю команду, чтобы ознакомить новых участников с утвержденным планом проекта.

• Те, кто участвовал в разработке плана, вспомнят, что легло в основу проекта, как формировались задачи, планировались работы, распределялись обязанности. С тех пор могли измениться их взгляды и обстановка. Поэтому важно пересмотреть планы управления рисками проекта.

• Новые участники узнают о назначении и целях проекта, возложенных на них обязанностях, поставленных задачах, запланированных сроках, средствах и пр.

Мало просто собрать работников и распределить обязанности. Коллектив — это общность взаимодействующих людей, нацеленных на достижение общего результата. Каждый его участник вносит особый вклад в общее дело.