Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Примерно так может выглядеть список преступлений и наказаний:

• опоздание – £10;

• неудачная презентация в PowerPoint – £25;

• превышение лимита отведенного времени – £10;

• напыщенная болтовня – £50;

• попытка перебить – £5;

• разговоры между собой – £5;

• переписка по BlackBerry – £10;

• неподготовленность – £50;

• безвкусные шутки – от £5 до £50, в зависимости от того, насколько они плохи;

• снова «невозможный галстук» – пусть коллеги сами назначат штраф.

Веселый, азартный и вместе с тем полный понимания человеческой природы способ улучшить собрания. Заодно «список» прегрешений и дисциплине на встречах поспособствует.

Подобные техники я отношу к гомеопатическому лечению собраний. Небольшая доза яда пробуждает защитные механизмы, так что дурное поведение на собрании (в точно рассчитанных количествах) поспособствует оздоровлению деловых встреч.

На свете немало людей, у которых нет времени и терпения «возиться». Себя они считают крепкими прагматиками. Я их за милю чую и хорошо знаю, что едва я заговорю о настоящих встречах, о человеческих отношениях на работе, да просто о качестве общения, они отключатся. И если пытаешься им объяснить, как дурно проводить одно неэффективное собрание за другим, нужно подобрать слова, иначе они и слушать не станут. Пришлось сочинить упражнение в соответствии с их логикой. О, оно им придется по вкусу. Поможет и вам, когда станете решать вопрос, реанимировать собрание или прикончить.

Эта игра на тему капиталовложений, называется «Черный ящик». Представьте себе, будто собрание проходит в черном ящике, устройстве, преображающем энергию в ценности. С одного конца засовываете энергию, то есть время, силы, внимание, деньги, все расходы на подготовку, на участие в собрание и внедрение его решений. С другой стороны выходят ценности, не только ваша выгода, но все, что получают от собрания все заинтересованные лица. Команда в целом. Организация в целом.

Просто, не правда ли? Если ВНУТРЬ входит больше энергии, чем выходит НАРУЖУ, это дурное капиталовложение. Работаем на слив. Сливаем в унитаз ресурсы. Можно попробовать сократить вливания и повысить отдачу, но я бы посоветовал сразу вычеркнуть такие собрания из плана. Никто не пожалеет. Вы сразу увидите, есть ли необходимость в таких мерах. А уничтожив дохлое собрание, вы можете с нуля организовать более полезные встречи.

Если ВНУТРЬ входит и НАРУЖУ выходит примерно одинаковый объем, это опять-таки неудачное капиталовложение. Это и капиталовложением-то не назовешь. Застывшее состояние, Сонное Собрание, и пользы от него никакой. Прикончите и его. Это будет уже не так легко, поскольку не поступает тревожных сигналов. В первом случае мы услышали громкий хлопок, как будто на скорости пробило колесо, а тут воздух вытекает медленно и почти незаметно. И все же прибейте такие собрания или по крайней мере существенно сократите их число – найдете, куда с большей пользой вложить свое время.

Остаются только те собрания, которые ДАЮТ больше, чем БЕРУТ. Собрания-аккумуляторы. Только такие, на мой взгляд, и стоит проводить. И с ними тоже можно поработать, чтобы уменьшить вклад и увеличить отдачу, чтобы и сил меньше уходило, и выгоды всем было больше.

Мои клиенты с удовольствием играют в «Черный ящик», ведь таким образом сразу обнаруживаются те собрания, где не производится никаких ценностей. Окупаемость инвестиций – штука понятная, никакого развода на эмоции, берете и выпалываете ненужные собрания.

Правда, может возникнуть вопрос о том, какие ценности ожидать от собрания и как их подсчитывать. Эту проблему можно решить одним из четырех способов:

• Чтобы оценить выгоды участников, спросите самих участников.

• Если не удается подсчитать прямые выгоды от собрания, попробуйте прикинуть, а что бы вы потеряли, если бы его не провели.

• Не выходит точный подсчет, попробуйте посчитать приблизительно.

• Если материальные мерила не подходят, предложите другую систему оценки. Например, моральные ценности.

Если ни один из этих способов не сработает, смею предположить, беда не в том, что итоги собрания невозможно подсчитать, а в том, что люди не хотят этого делать. Ваши коллеги уклоняются от задачи оценить окупаемость инвестиций, потому что сразу станет ясно, какое жалкое у вашего собрания портфолио. Неприятный щелчок по носу для крутых прагматиков – и тут-то им приходится что-то менять.

Так что если вы не можете подсчитать отдачу от собрания, задумайтесь, имеет ли смысл вкладывать в него средства.

Подход с точки зрения капиталовложений напоминает людям о том, как ценно их время. Только они вправе распоряжаться этим ресурсом. Во всяком случае так должно быть. Но даже самые современные компании относятся ко времени на феодальный лад и оставляют за боссом право распоряжаться временем подчиненных. Ну ладно, про «феодальный» это я переборщил. Босс не угоняет скот, не настаивает на праве первой ночи, и все же во многом система остается феодальной. То же крепостное право, только в скрытом виде. Множество проблем, с которыми вы столкнетесь, когда начнете исправлять собрания в своей организации, порождены как раз этим чувством: «Мы не распоряжаемся своим временем». Подчиненные не вправе решать, какие собрания посещать или не посещать, а потому их присутствие не имеет особого значения. Наше «да» имеет силу только тогда, когда возможно и «нет».

Этим людям не придают значения – откуда взяться смыслу у их встреч?

Для танго нужны двое. Рабство не отменяется только потому, что рабы не возмущаются. Когда младшие ворчат: «Приходится идти на собрание», подразумевается: «Наверное, это собрание нужно посетить, а может, нет, но мне недостает мужества проверить и поставить под вопрос обязательность моего присутствия, а то еще уволят».

Всю вину валят на босса. Иногда заслуженно, чаще – по недопониманию. Среди начальников не так уж много телепатов, по крайней мере я не встречал. Если вы считаете встречу, куда вас «загоняют», бесполезной, имеет смысл высказать свое мнение начальнику.

Вы не раб, но, если поймали себя на поведении, достойном раба, прекратите немедленно – или не жалуйтесь.

Так, а если вы – другая сторона? Барон-разбойник, босс, хищно присваивающий чужое время? Нет, вы-то себя таким не считаете, но, может быть, так воспринимают вас коллеги, такую роль отвели вам в организации?

Когда клиенты начинают жаловаться на рутину и скуку, я приглашаю их в «героическое путешествие». Путешествие с приключениями – древнейший сюжет, на котором основаны легенды, великие книги и подавляющее большинство голливудских фильмов. Человек переосмысляет свою «заурядную» жизнь как сюжет, героем которого является он сам. Внезапно открывается возможность для приключений, даже мелочи приобретают эпическое значение. Предстоят испытания, борьба с врагами. Рутину это не отменяет, но сама рутина становится намного занимательнее.