Основы проектного менеджмента. Классическое руководство - Джозеф Хигнии

Приближаясь к завершению проекта и вступая в фазу его закрытия, помните, что в этот период главной становится дисциплина. Возможно, работа над проектом продолжалась полгода, год или даже пять лет! Вы устали от него. Может быть, вы одновременно работаете еще над несколькими проектами, один из которых близится к завершению, а другой, отягощенный проблемами, находится на критическом пути (см. главу 8). Возможно, вам приходится выполнять свои функциональные обязанности, о которых постоянно напоминает ваш руководитель, требуя соответствующих отчетов. И еще множество причин, в силу которых сразу по окончании данного проекта вы хотите «рвануть вперед». Однако долгие годы опыта в управлении проектами научили меня тому, что при закрытии очередного проекта необходимо «притормозить» и довести его до финишной черты аккуратно и бережно.

Действия по закрытию проектов обычно подразделяются на две главные категории: контрактные и административные. Между ними могут быть зоны соприкосновения, но все же контрактные действия в основном связаны с формальными документами, а административные весьма многоплановы.

Контрактное закрытие проекта означает завершение контрактов, закупочных заявок, соглашений с третьими сторонами и т. п. Большая часть внешней деятельности, связанной с проектом, попадает под эту категорию.

Административное закрытие проекта подразумевает завершение всех его внутренних процессов. Оно включает в себя следующие действия.

1. Передача продуктов, услуг и результатов проекта заказчику. Звучит буднично и логично, но я сталкивался с ситуациями, когда команды проектов, проделав замечательную работу, уже начинали праздновать завершение эпопеи и только в этот момент соображали, что продукт проекта еще не передан заказчику. С технической точки зрения в этот момент сроки завершения проекта оказываются нарушенными. В одном случае затяжка с передачей продукта повлекла за собой финансовые штрафы. Если результат проекта не передан по назначению, чаще всего это означает, что никто не владеет им. Помните: проект нельзя считать завершенным, пока заказчик не подпишет документ, что продукт принят.

2. Создание документальных материалов о работе команды на проекте. Одни члены команды проекта добьются отличных результатов, другие «проедутся» на коллегах с небольшой отдачей для общего дела. Обязательно отметьте лучших. Это может быть бонус, или подарочный сертификат, или особое благодарственное письмо за работу человека, отправленное руководству. Руководителю проекта в таких случаях следует поработать с HR-отделом организации, чтобы найти подходящую форму оценки вклада конкретного человека. Это может оказаться инвестицией в будущее: не исключено, что вам еще когда-нибудь придется работать с членами своей команды. И нужно позаботиться об их мотивации на этот случай.

3. Сбор и архивирование документации по проекту в общем документальном массиве организации. Конечно, закрытие вашего нынешнего проекта – важная задача. Но не менее важно и полезно собрать и заархивировать документацию по нему. Не допускайте, чтобы ваш опыт (и хороший, и плохой) навсегда затерялся. Типичные документы, которые следует архивировать:

• план проекта;

• переписка по нему;

• журнал контроля изменений;

• журнал рисков;

• журналы возникавших проблем и действий по ним;

• документация по качеству;

• план коммуникаций;

• отчет о закупках по проекту.

4. Освобождение членов команды от служебных обязанностей. Вы должны позаботиться об упорядоченном переходе членов вашей команды и их функциональных менеджеров на прежние или другие участки работы. Помните: эти люди могут вам еще потребоваться. После закрытия проекта нужно проследить, чтобы члены вашей группы вернулись на свои места в функциональные подразделения. Аккуратное и своевременное расформирование команды проекта имеет очень большое значение.

5. Суммирование данных по отклонениям, возникшим в проекте, включает в себя:

• содержание;

• расписание;

• бюджет.

Это поможет оценить качество работы по проекту и начать документировать свой опыт для будущих проектов. Произошло ли на завершенном проекте снижение содержания? Завершили ли вы проект раньше срока или с превышением бюджета?

6. Закрытие всех отчетов, включая финансовые. Вы не должны оставлять никаких «хвостов». Однажды мне поступил телефонный звонок от сотрудника Northrop Grumman через год после того, как я ушел из корпорации. Это был весьма деликатный вопрос, но тогда я смог «перебросить» его на своего преемника в компании. Вам может повезти меньше.

7. Направление всех положенных отчетов в соответствующие ведомства. В некоторых отраслях экономики проекты сильно зарегулированы. Если ваш попадает под эту категорию, позаботьтесь, чтобы подготовкой необходимой документации занялся обученный член вашей команды.

8. Выражение благодарности заинтересованным сторонам. Эту хорошую привычку нужно формировать, поскольку сегодняшние ваши заинтересованные лица могут сыграть аналогичную роль в будущем. Удивительно, насколько действенными с точки зрения укрепления отношений на перспективу могут быть простые телефонные звонки или имейлы.

9. Идентификация извлеченных из проекта уроков и их систематизация. Обязательно проанализируйте, что прошло в завершенном проекте удачно, что могло быть сделано лучше.

Руководители проектов должны участвовать в создании в организациях централизованных архивов для всей проектной документации и информации. В прошлом мы использовали для этого «схемы-гармошки», на которые наносился весь путь проекта по мере его развития. Объемы хранимой информации были очень велики. В наше время все это переведено в электронную форму и для доступа к архивам достаточно своего компьютера.

Сегодня в организациях существуют централизованные архивы разной степени сложности, в которых хранится вся проектная документация. Сегодня, в 2016 году, вы можете иметь доступ к общей базе данных, к базе файлов, к личному кабинету и/или конкретным программам.

Важно максимально использовать технологическую базу организации для «подпитки» центрального архива. Вы можете установить соответствующие программы на свой офисный компьютер, ноутбук и смартфон. Создайте собственный архив и регулярно его обновляйте. Помните, что у вас должен быть резервный информационный фонд, как технологический, так и наличествующий у команды. Система иногда дает сбой, члены команды могут уйти. Нельзя терять историю своих проектов.

Самый простой способ совершенствования своих качеств руководителя проекта – постоянный анализ вынесенных уроков. В некоторых организациях его называют регрессивным анализом, я же – послепроектным аудитом, или анализом вынесенных из проекта уроков. Но как бы ни назывался этот процесс, его следует осуществить при закрытии проекта, чтобы пополнить собственный опыт и расти профессионально. В таблице 15.1 представлен образец такого анализа.