ПРОДУКТИВНЫЙ НИНДЗЯ. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!

КАК ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ ОБЗОРА И АНАЛИЗА В УСЛОВИЯХ НЕДОСТАТКА ВРЕМЕНИ

Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.

ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ

Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.

✓ Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.

✓ На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.

✓ Документ Word или нечто аналогичное. Это прекрасная возможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.

✓ Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.

Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.

Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!

Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.

ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Сбор:

Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).

Заметки с совещаний.

Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».

Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».

Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.

Подумайте о следующем:

Что произошло на прошлой неделе?

Над чем я работаю?

О каких проектах я думаю? Почему?

Разговоры с руководством.

Разговоры с коллегами.

Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.

Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.

Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:

Электронную почту

Блокнот

Голосовую почту

Лоток «Входящие»

Сообщения в социальных сетях

Другие информационные источники

ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА

Календарь / Ежедневник:

Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?

Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?

Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!

Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.

Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.

Основной список дел:

Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.

Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.

Список «Ожидание»:

Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.