Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов

щелкнуть, например, рядом с названием, чтобы ее активировать) и отключите опцию «Выводить объект на печать» (Print object).

Чтобы напечатать только внедренную диаграмму, просто активируйте ее перед печатью, тогда будет напечатана только она (даже другие данные на этом же листе не будут).

Совместная работа

Совместная работа в Excel

Чтобы работать над документом одновременно с другими пользователями, рабочую книгу Excel нужно хранить онлайн. Это предполагает облачное хранилище, а именно OneDrive, OneDrive for Business или SharePoint Online (в перспективе к списку может добавиться Dropbox).

Нужно включить автосохранение — это можно сделать на панели быстрого доступа.

После чего задать имя, под которым книга будет храниться в облаке.

Изменения будут сохраняться автоматически после каждого действия.

У всех, кто будет работать в книге, должна быть версия Microsoft 365, также можно работать в браузере в Excel Online.

Есть мнение, что если книга хранится в облаке, то работать с ней можно только в Excel Online. Это не так, можно работать в обычном Excel в рамках пакета Microsoft 365. Excel Online может пригодиться, если нужно срочно что-то посмотреть/поправить, например в дороге. Функционал Excel Online более скромный по сравнению с обычной версией, хотя новые опции там регулярно появляются. Для примера: возможность «провалиться» до исходных данных в сводной таблице там появилась только в январе 2023 года.

Чтобы поделиться книгой с другими пользователями, зайдите в «Общий доступ» в представлении Backstage («Файл» на ленте инструментов).

Здесь можно выбрать уровень доступа: редактирование или просмотр.

Также можно просто отметить собачкой @ пользователя в комментарии.

Если вы хотите, чтобы по ссылке в документ попасть было нельзя, нажмите на надпись «Всем пользователям, получившим ссылку, доступно редактирование» и выберите в открывшемся окне «Выбранные пользователи».

Тот, кому открыт доступ, получит такое письмо со ссылкой на документ (ссылка будет открываться в Excel Online).

Если вместе с вами в книге есть другие пользователи (неважно, работают они в браузере или десктопной версии), вы будете видеть, какая ячейка или какой диапазон выделены у них.

При наведении курсора на инициалы будет видно полное имя.

Если пользователь в этот момент редактирует ячейку — будет анимация с тремя точками. Не трогайте эту ячейку в этот момент, чтобы избежать «конфликта интересов».

В Office 365 есть «Примечания» (Comments) — это инструмент для обсуждения рабочих вопросов, общения с соавторами по документу. Их может быть несколько — целая ветка сообщений к одной ячейке, у них отображаются имя автора и время создания. У ячейки с примечанием — фиолетовый уголок.

И есть старые примечания, теперь они называются «Заметки» (Notes). Заметка может быть только одна к одной ячейке. У ячейки с примечанием, как и в прошлых версиях Excel, — красный уголок.

В «Сведениях» («Файл» на ленте инструментов → Сведения) есть два полезных раздела для работы с файлами, выложенными в облаке.

«Журнал версий» открывает боковую панель с историей версией — здесь можно выбрать одну из предыдущих версий и впоследствии при желании сохранить ее как отдельный документ.

В журнале версий хранится 25 версий.

Также можно отслеживать изменения за 60 дней: видеть, кто и когда менял какую ячейку. Эта опция доступна на вкладке «Рецензирование» — «Показать изменения» (Show Changes).

«Параметры просмотра в браузере» (Browser View Options) позволяют ограничить то, какие листы будут видеть пользователи в браузере.

Кроме того, можно разрешить редактировать (на вкладке «Параметры» в следующем диалоговом окне) отдельные ячейки и диапазоны (именованные). Обратите внимание, что эти настройки не касаются Excel на компьютере — только браузерной версии Excel Online.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ В EXCEL

При совместной работе фильтрация с помощью обычного фильтра может быть не лучшим решением: фильтруя данные, мы скрываем строки не только у себя, но и у других пользователей, а им может требоваться вся таблица/диапазон.

Выход — фильтровать (и/или сортировать) данные только у себя с помощью представлений (Sheet Views).

Чтобы работали представления, книга должна храниться в облаке. Создать представление можно на вкладке ленты «Вид».

После создания представления листа номера столбцов и строк станут серыми (если вы пользовались фильтрами в Google Таблицах, то такое оформление будет вам знакомо). Далее представление можно сохранить (оно сохранится под шаблонным именем «Представление1», «Представление2» и т. д.) или задать ему имя (после чего оно тоже сохранится автоматически). Изначально после создания (до сохранения) представление называется временным (Temporary View).

После сохранения представление будет доступно в выпадающем списке всем соавторам (тем, у кого есть доступ к книге). По умолчанию (Default) — это основная версия листа (помните, что, если на вашу книгу есть ссылки из формул в других книгах, они всегда будут иметь дело с этой версией, а не с представлениями).

У ярлыка листа с представлением появляется иконка с глазом.

После создания представления можно фильтровать данные (обычным фильтром или фильтром/срезом в таблице). Они будут доступны только в этом представлении. Допустим, в представлении с названием «Красноярск» мы отфильтровали данные по этому городу.

В представлении по умолчанию, то есть собственно на рабочем листе, это не отражается.

Если у вас есть функции, вычисляющие значение (сумму, количество, среднее или другое) по видимым ячейкам (то есть функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ / SUBTOTAL или АГРЕГАТ / AGGREGATE), они будут возвращать разные значения в разных представлениях. Например, в представлении «Красноярск» с примененным фильтром будет сумма по видимым (отфильтрованным) ячейкам.

А на