Всему свое место. Необыкновенная история алфавитного порядка - Джудит Фландерс

документов скорее увеличило, чем уменьшило зависимость от книг такого рода, что только показывает, насколько трудным был отход от практики использования гроссбухов. Копировальные тетради с технической точки зрения представляли собой новинку, но в части организации не давали каких-либо преимуществ. В этих тетрадях вместо обычной бумаги использовалась тонкая папиросная; исходящая корреспонденция писалась специальными копировальными чернилами на обычной бумаге, письмо помещалось под смоченным губкой листом папиросной бумаги, копировальную тетрадь закрывали и помещали в копировальный пресс; под давлением чернила отпечатывались на оборотной стороне папиросной бумаги, с которой могли быть прочитаны. Копировальный пресс обходился дешевле, чем сотрудник-переписчик, копировавший каждое письмо до его отправки; кроме того, новый способ гарантировал, что в копиях не будет ошибок.

Эта система предполагала, что в переписке участвовали по большей части два корреспондента: один в офисе, другой вне его. В действительности в деловой переписке обычно участвовали несколько человек, или групп, или компаний. По мере роста компаний возрастал и объем внутренней корреспонденции: служебные записки и графики, бюджеты и отчеты циркулировали между отделами. Помимо входящих и исходящих писем, администрация производила во множестве и другие виды документов: счета-фактуры, инвентарные описи, заказы на покупку, квитанции о продаже, документы о найме, табели учета рабочего времени – их также требовалось хранить так, чтобы можно было легко найти нужные документы. В XIX в. во многих случаях это подразумевало возвращение к старой системе ячеек.

Копировальный пресс в офисе, 1890-е гг.[508]

Еще в 1708 г. немецкий специалист по торговым вопросам советовал купцам заказать ящик или шкафчик с выдвижными полками для использования в качестве справочного инструмента или хранилища образцов товаров. В качестве примера первого он привел сундук с выдвижными ящиками – по одному на каждую букву алфавита, причем каждый ящик разделен далее на 64 секции, что давало в общей сложности 1536 мелких ячеек, по которым следовало распределять записи[509]. Мы не знаем, был ли такой сундук в действительности сооружен, и само его описание казалось бы фантазией, если только не обратить внимание на продукцию процветавшей некогда мебельной компании Wooton, основанной в Индиане в 1870 г. До конца XIX в. в ней преобладали два типа офисных столов: длинные столы, представлявшие собой конторки, или столы счетоводов, иногда наклонные и достаточно высокие, чтобы служащие могли стоять за ними или сидеть на высоком табурете; и небольшие переносные наклонные поверхности для письма, которые ставились поверх обычных или письменных столов – для удобства людей высокого роста. В некоторых переносных конторках снизу имелось небольшое пространство для хранения, а также один-два ящика; кроме того, выдвижные ящики могли быть и у письменных столов, на которые они ставились. Постепенно на их место стала приходить новая конторская мебель, более удобная для хранения бумаг: стол-бюро с выдвижной крышкой[510].

Письменная поверхность этих столов была почти такой же, как и раньше, – плоская поверхность, на которой при желании можно было расположить наклонную конторку. Но позади нее теперь помещалась встроенная секция с ящичками для сортировки и хранения документов. Более того, в конце рабочего дня служащий опускал крышку, закрывавшую и ящички, и письменную поверхность, и запирал ее на ключ, оставляя в сохранности все свои бумаги. Эти столы обрели популярность не только из-за безопасности хранения, которую они обеспечивали, но и благодаря встроенной секции, избавлявшей служащих от необходимости вести учет входящих/исходящих документов в переплетенных гроссбухах.

Запатентованный в 1874 г. письменный стол Woоton со скользящей крышкой представлял новшество не столько своим видом, сколько вместимостью, поскольку компания Wooton обещала покупателям почти бесконечное количество мест для хранения бумаг. В нем имелись выдвижные ящики, маленькие квадратные ячейки, длинные высокие отделения, широкие горизонтальные подставки для планов и карт, вертикальные стойки для гроссбухов, даже укрепленные сейфы – и все это теоретически располагалось в пределах досягаемости для пользователей, которые, сидя, могли достать нужный документ.

Письменный стол с ящичками для бумаг и распашными секциями[511]

В 1880-х гг. компания Wooton в рекламе новейшей модели обещала: «Сто десять отделений, все под замком. Место для всего, и все на своем месте. Полный порядок гарантирован. Без суеты, без траты времени и нервов»[512].

Но хотя стол-бюро от Wooton решал проблемы сортировки, хранения и поиска документов и позволял детально подразделять их на категории (в дополнение к ячейкам Локка, обозначенным буквами от A до Z, появились ячейки Aa, Ab, Ac и т. д.), он не давал решения задачи, все более насущной в канцеляриях Нового времени: доступ к одному и тому же набору документов требовался множеству людей. Для этого, почти одновременно с невероятно дорогими столами Wooton, появилось более простое решение, которое в долгосрочной перспективе внесло куда более значимый вклад в развитие методов классификации: речь идет о модифицированной версии коробки «Соландер», известной сейчас как папка-регистратор. Первые ее варианты были в ходу начиная с середины XIX в., и уже тогда в них угадывалась будущая стандартная модель: коробка с откидной крышкой, куда можно было складывать письма, контракты или другие документы. Преимущество ее устройства перед копировальными тетрадями состояло в том, что входящие письма могли чередоваться с копиями исходящей корреспонденции, а также с любыми другими относящимися к делу документами, которые, таким образом, можно было собрать и расположить в одном месте. Тем не менее документы, хранившиеся в таких коробках, по большей части продолжали сортироваться по хронологии: каждая новая бумага помещалась сверху – до тех пор, пока папка не заполнялась, после чего она датировалась и поступала на хранение.

Письменный стол Woоton (после 1875 г.)[513]

Таким образом, хотя папки-регистраторы представляли собой шаг вперед по сравнению с гроссбухами, они по-прежнему не решали проблему классификации или сортировки и не облегчали поиск отдельной бумаги среди множества других. Чтобы достать более старый документ, следовало поднять все более поздние, при этом возникал риск нарушения исходного порядка. Каждый футляр к тому же был отдельной единицей и требовал всякий раз начинать заново расположение материала по хронологии или в ином порядке. В 1868 г. была выпущена новая модель канцелярского шкафа-картотеки (первый такой шкаф, вероятно, был продан в США фирмой Amberg File and Index Co.), однако она попросту воспроизводила принцип папки-регистратора в предмете мебели: шкаф содержал множество выдвижных ящиков, в которых бумаги укладывались горизонтально, а потому, как и в папках-регистраторах, обычно