Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота - Бриджит Шульте

Флорной предложила другой подход. «На собеседовании я сказала, что я мать троих школьников. Я сделаю все что угодно, чтобы выполнить свою работу. Но мне нужен гибкий график! – говорит мне Флорной во время нашей встречи за завтраком. – И я хочу видеть своих детей по вечерам, когда они ложатся спать. Мне очень нужно время на общение с ними».

Флорной пятьдесят один год, это высокая, худая, атлетически сложенная брюнетка с волосами, собранными в хвост, одевающаяся в строгую деловую «двойку». Она лишний раз не упоминает, что ее работа – это «мозг» Пентагона. Заместитель министра обороны по военно-политическим вопросам отвечает за стратегическое планирование, предупреждение угроз и анализ конфликтов – как потенциальных, так и требующих немедленного вмешательства. Также заместитель министра распоряжается военными силами в случае возникновения угрозы государству. Предшественник Флорной Дуглас Фейт отвечал за вторжение США в Ирак. Другими словами, эта должность – одна из самых важных и ответственных. А Флорной рассказывала Гейтсу, что должна быть вечером дома с детьми.

На что Гейтс ей ответил: «Очень хорошо».

Он распорядился, чтобы в доме Флорной были установлены все необходимые защищенные информационные системы, с которыми она работала в «аквариуме» – своем кабинете в Пентагоне. Ночами, после того как дети засыпали, Флорной возвращалась к работе дома. Сам Гейтс старался правильно распоряжаться собственным временем и часто уходил домой в шесть вечера, показывая всем сотрудникам, что рабочий день подходит к концу и пора домой. Флорной платила за машину с водителем: так ей было легче работать по пути в Пентагон и обратно. Она рассказала мне, что договорилась с каждым из своих детей о времени, которое она будет проводить с ними. Затем она составила график работы и четко распределила свое время, чтобы ее дети были уверены, что мама всегда уделит им достаточно внимания. «То, насколько серьезно руководитель подошел к моей просьбе, заставило меня больше думать о том, что я должна поддерживать своих подчиненных», – говорит Мишель.

Вскоре Флорной поняла, что такие политические назначенцы, как она, всегда старались успеть сделать больше в кратчайшие сроки. Следуя своим амбициям, они сводили в могилу непосильным трудом рядовых военных и гражданских чиновников, которые работали до них и будут работать после их ухода. «В политике ваш единственный актив – люди. Я сказала Гейтсу, что нужно заботиться о персонале. Думать о будущем и находить время на людей. Если они работают из последних сил, то едва ли у них получится выполнять свои задачи хорошо», – говорит Флорной.

Из бизнес-учебников она узнала, что наибольшая эффективность достигается не усилением контроля над работой сотрудников и последующими попытками увеличить их продуктивность, а путем изменения самой рабочей среды и вложений в «человеческий капитал». Она начала прислушиваться к людям. Она посещала различные подведомственные учреждения и внимательно наблюдала за тем, как их сотрудникам было сложно работать из-за отсутствия правильного баланса между рабочим и личным временем. Флорной была вдохновлена тем, как технологии помогают сберечь время: один из руководителей Государственного департамента, имеющий детей, всегда очень внимательно относился к тому, чтобы вовремя приехать домой на ужин, поэтому часто использовал видеоконференции для общения с подчиненными. «Я знала, что что-то нужно менять, – говорит она. – Но не представляла себе, что и как».

Флорной наняла консалтинговую компанию, которая начала работать с двумя самыми загруженными подразделениями Пентагона. Консультанты не просто писали новую концепцию на бумаге, но и прививали культуру на местах, создавая альтернативные рабочие графики для всех сотрудников. Флорной попросила двух молодых людей, имеющих семьи, помочь в распространении нового подхода и увидела, что мужчины стали самыми большими энтузиастами этого начинания. «Я представила перемены не как решение женских проблем, а как комплексный подход к изменению рабочей среды. На самом деле это никогда не было проблемой одних лишь женщин», – объясняет она.

Мишель сама стала активно работать по внедрению новой стратегии «человеческого капитала», которая должна была изменить мышление сотрудников и их устоявшиеся привычки. Руководителям подразделений она объяснила: если кто-нибудь отсутствует на рабочем месте, коллеги не должны автоматически думать, что у «прогульщика» нет уважительной причины. Правильный подход к работе не означал, что ее станет меньше. Просто ее следовало выполнять по-другому. Руководителям было объявлено, что они не должны рассылать электронные письма по ночам: для этого есть рабочее время. Может быть, какой-нибудь менеджер и не ожидал немедленного ответа на свое сообщение в три часа ночи, но молодые сотрудники могли начать переживать из-за того, что они «плохо справляются с работой». Лесли Перлоу, профессор бизнес-школы Гарварда и автор книги Sleeping with Your Smartphone («Засыпая со смартфоном»), называет это беспощадным «циклом немедленной реакции», который дает ощущение интенсивной, бесконечной и всепоглощающей работы.

После внедрения системы альтернативных рабочих графиков все руководители и подчиненные стали совместно вырабатывать цели и задачи на каждом участке работы. Сотрудники несли ответственность за выполнение каждого задания в четкие сроки, но у них появилось больше свободы в отношении того, где и как их работа будет выполняться. Они смогли самостоятельно определять свою нагрузку. С управляемым рабочим временем они могли, не опасаясь санкций со стороны начальства, уделять время семье, помогать в школах, посещать праздничные мероприятия в детских садах, возить родителей по врачам, заниматься спортом, и в целом у них появилось больше свободного времени. Если кто-нибудь в течение десяти дней задерживался на работе, то такому сотруднику стал полагаться выходной день. Если раньше для выполнения какого-либо задания назначалось только одно ответственное лицо, то теперь Флорной настояла, чтобы руководители подразделений распределяли такие задания между сотрудниками – это позволило снизить нагрузку и продолжать работу, даже если кто-нибудь из отвечающих за проект не мог выйти на работу. Больше никто не судил о ценности сотрудника по количеству отработанных часов. Вместо этого, говорит Флорной, работу людей стали оценивать по результатам. А она сама стала измерять эффективность новой работы, регулярно проводя рабочие встречи и анализируя результаты деятельности каждые шесть недель. В итоге стало понятно, какие изменения пошли на пользу, а какие нет. «Некоторым руководителям потребовалось пройти дополнительное обучение. Кого-то мы перевели на другие места, – рассказывает Мишель. – Мы провели аудит работы сотрудников и выяснили, что люди тратят часы на малоценные вещи, такие как форматирование отчетов или исправление опечаток в документах». Поэтому она пересмотрела некоторые требования к сотрудникам. Если отчеты были правильно составлены, то она не обращала внимания на некоторые ошибки, называя это «милым несовершенством». Флорной говорит об этом так: «Я хотела, чтобы они тратили время на стратегические задачи, а не на исправление опечаток. Если это отчет для министра обороны, то да, исправьте. Если он для меня, не надо».

Новая атмосфера прижилась в организации достаточно быстро. Настрой сотрудников улучшился, качество работы тоже. «Люди стали лучше решать свои задачи. Мы создали новую рабочую среду, в которой сотрудники стали больше отдыхать, и это самым благоприятным образом отразилось на их результатах. И Гейтс тоже это заметил», – подчеркивает Мишель.