📚 Hub Books: Онлайн-чтение книгДомашняяКак навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из надежных элементов. Практикум - Михаил Рыбаков

Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из надежных элементов. Практикум - Михаил Рыбаков

Шрифт:

-
+

Интервал:

-
+
1 ... 55 56 57 58 59 60 61 62 63 ... 139
Перейти на страницу:

Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из надежных элементов. Практикум

Рисунок 53. Контроль проекта в Microsoft Project

Контрольные точки

В плане проекта удобно назначать контрольные точки. То есть вы заранее планируете, что в некий день Х проконтролируете проект по таким-то параметрам.

Точки контроля рекомендуется ставить:

• на всех вехах;

• если в сетевом графике есть «гамак» (рис. 54);

• на работах критического пути;

• на работах с малыми резервами времени (их еще называют «субкритические»).

Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из надежных элементов. Практикум

Рисунок 54. «Гамак»

При планировании точки контроля определяют следующие параметры:

дату предполагаемого контроля;

объект контроля (что контролируем);

субъект контроля (кто контролирует).

Желательно, чтобы руководитель проекта не выступал контролером для всех работ лично, а, по возможности, делегировал это своим подчиненным.

Параметры контроля и их численные измерители, целевые показатели, допустимые отклонения (если есть).

Параметр: Количество рабочих мест, оборудованных доступом к локальной сети

Измеритель: Штуки

Целевой показатель: 50.

Тип контроля:

– вертикальный итоговый. Руководитель контролирует итоги выполнения работы своими подчиненными;

– вертикальный предварительный. То же самое, только контроль осуществляют за некоторое время до предполагаемого окончания работы, чтобы еще можно было внести коррективы;

– вертикальный текущий. То же, только время контроля заранее не известно: руководитель «сваливается, как снег на голову». Это применяется для «взбадривания» сотрудников;

– горизонтальный. Контроль, встроенный в бизнес-процессы. Мы уже рассматривали его в п. 3.3.4.1 «Типичные ошибки в процессах» при обсуждении «вертикальных колодцев».

Способ контроля:

– собственно контроль – это сравнение фактических результатов работы с плановыми по итогам ее выполнения;

– контроллинг – выявление существенных отклонений (нужно задать четкие критерии) и реакция только на них;

– мониторинг, когда некто непрерывно отслеживает ход выполнения заданной работы.

Мониторинг дает нам максимум информации о процессе, но требует много времени, контроль – наоборот. Как правило, для той или иной работы способ контроля определяют исходя из ее важности. Мониторинг применяют только для самых существенных операций.

Следствия контроля. Здесь мы заранее решаем, как будем действовать, если по результатам контроля поймем, что ситуация отличается от запланированной. Следствия бывают двух видов:

– мотивирующие, когда мы воздействуем на человеческий фактор исполнителя, например ругаем его или хвалим, надеясь, что это повлияет на его действия в будущем;

– организационные, когда мы исправляем бизнес-процесс таким образом, чтобы он выполнялся правильно: желательно, независимо от личностей и настроения исполнителей.

В одной телекоммуникационной компании во многих типовых проектах по прокладке оптоволоконных линий для клиентов возникала одна и та же проблема. Продавцы собирали неполные сведения о клиенте, его потребностях, специфике расположения. Эта информация передавалась в производственный отдел, где на ее основе составляли техническое задание. Затем делали рассчеты, после чего подписывали договор с клиентом.

И только после начала работ выяснялось, что, к примеру, возле здания клиента нет нужных колодцев для подведения кабеля. Это увеличивало смету, порой в несколько раз. Естественно, клиенты этому не радовались.

С нашей помощью был разработан и внедрен алгоритм первоначального обследования объекта + стандарт по передаче информации между подразделениями. Также продавцу в систему мотивации были включены санкции за некорректный сбор исходных данных.

Как я сказал в самом начале книги, большинство проблем связаны не с конкретными исполнителями, а с системой. Поэтому желательно в большинстве случаев исправлять процессы, а не «лечить» людей: совершенствовать систему, а не наказывать «стрелочника».

Практическое задание 69

Опишите пару точек контроля для вашего проекта. Для каждой из них определите все вышеописанные параметры, в том числе следствия: что именно предпримете в случае отклонений. Для определения точек контроля удобно пользоваться ранее разработанной диаграммой Гантта.

Пример 71. Сергей Багузин, операционный директор крупной ИТ-компании: «У нас все начальники отделов еженедельно направляют отчеты руководству. Мы постоянно совершенствуем эти отчеты. Основное правило: должна собираться и анализироваться только та информация, которая может пригодиться для последующих управленческих воздействий. Собранную информацию анализируют в первую очередь сами начальники отделов, что помогает им действовать на основе сигналов, являющихся ранним оповещением грядущих проблем. Небольшая цитата из К. Мацусито “Принципы успеха”[216]:

“Отчеты, в которых ни слова нет о проблемах, сами являются предвестниками проблемы”. Отчеты, говорящие, что все идет нормально, должны настораживать. Не может быть, чтобы не было проблем, просто их никто не пытался обнаружить. Даже когда дела в норме, уже есть вопросы, ждущие от вас их разрешения. Бизнес, который признает это и настойчиво ищет проблемы, требующие решения, может долго сохранять стабильность».

Практическое задание 70

Определите периодичность и форму, в которой вы хотите получать отчеты от исполнителей и подрядчиков по различным работам вашего проекта.

Получившуюся информацию сведите в таблицу, которая по формату аналогична плану управления коммуникациями проекта. По сути, это его часть.

Чем меньше будет отчетов, тем лучше, однако совсем без них не обойтись[217]. Кстати, часть из них может быть в устной форме, особенно для небольших проектов.

1 ... 55 56 57 58 59 60 61 62 63 ... 139
Перейти на страницу:

Комментарии

Обратите внимание, что комментарий должен быть не короче 20 символов. Покажите уважение к себе и другим пользователям!

Никто еще не прокомментировал. Хотите быть первым, кто выскажется?