Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

Согласование отдельных мнений целесообразнее проводить в одно время и в одном месте, например в формате личной встречи. Данный принцип положен в основу электронных систем согласования договоров. Использование таких систем, несомненно, повышает прозрачность и скорость процесса согласования, а также обеспечивает создание и сохранение истории согласований. Функционал этих систем обеспечивает как управление, так и мониторинг, и контроль процесса. Аудитор должен иметь в виду, что внедрение подобных систем может наталкиваться на ожесточенное сопротивление сотрудников, участвующих в согласовании. Однако он также должен осознавать, что польза от использования электронных систем в многоступенчатых процессах, подобных процессу согласования договоров, приносит существенную пользу.

Данный подпроцесс включает в себя два основных этапа:

• мониторинг исполнения обязательств, предусмотренных договором;

• мониторинг исполнения обязательств заказчиком.

Мониторинг исполнения обязательств, предусмотренных договором. При базовом варианте построения подпроцесса сотрудник ДПМ несет ответственность за мониторинг исполнения обязательств по договору и во многих случаях называется куратором договора. Довольно часто такие сотрудники в прошлом работали в производственном подразделении компании-исполнителя. Особенно это актуально для компаний в технологически сложных отраслях либо в отраслях, где практикуется позаказный (проектный) способ производства (производство промышленного оборудования, геофизика, бурение и т. д.).

Основная цель мониторинга заключается в управлении рисками договора. Таким образом, аудитор должен понимать, что подход к мониторингу может быть дифференцированным и во многом зависеть от набора рисков, которые договор может провоцировать или от реализации которых он может зависеть. Например, если речь идет о самом обычном договоре поставки партии стандартной продукции одному из стандартных покупателей, то большая часть рисков управляется содержанием договора и построением процесса его исполнения. Так, по такому договору компания-покупатель должна прибыть на один из складов компании-продавца за обозначенной партией стандартной продукции в установленное время, гарантирующее применение договорной цены установленным образом (при необходимости цена может быть привязана к курсу той или иной валюты, например при использовании в производстве импортных ингредиентов). В этом примере само содержание (место передачи груза хорошо известно и оптимально оборудовано, время точно оговорено, оплата привязана к срокам исполнения обязательств покупателем) и процесс построения исполнения договора (последовательность действий оговорена и стандартна для всех, что минимизирует неожиданности и неопределенности иного развития событий) обеспечивают оптимальное управление рисками, ассоциируемыми с договором. Чем более уникален объект договора и чем сложнее структура сделки, тем больше вероятность того, что в процессе исполнения договора потребуется точечная подстройка условий его исполнения. В связи с этим аудитор должен обратить внимание на следующий нюанс. Бывает, что одна компания-исполнитель ведет несколько отличных друг от друга проектов, каждый из которых отслеживается отдельным куратором. В силу ограниченности ресурсов большинства компаний каждый куратор заинтересован в адекватном обеспечении ресурсами именно своего проекта. Ситуация может усугубляться зависимостью компенсации куратора от параметров исполнения проекта (в основном сроков и объемов). В этом случае компания-исполнитель должна создать процесс оценки и установки приоритетности проектов, в котором участвуют владельцы процессов, оказывающих существенное влияние на выполнение проектов. Процесс управления приоритетами в значительной мере устраняет конфликты, связанные с распределением ресурсов между проектами. Важным нюансом является увязка приоритетности проекта с системой оплаты – если проект куратора поставили на последнее место по независящим от него обстоятельствам, то последствия реализовавшихся рисков не должны ущемлять материальное положение этого куратора.

Существует ряд механизмов, способствующих эффективному контролю исполнения обязательств по договору, а именно:

• участие во внутренних совещаниях – в разных компаниях это мероприятие может называться по-разному (летучка, планерка и т. д.), но, по сути, представляет собой оперативный обмен мнениями владельцев различных процессов. Единственным существенным ограничением являются ролевые модели поведения в группах, которые практикуются различными участниками таких встреч. Другими словами, во многих ситуациях внутренние совещания малоэффективны, т. к. они не обеспечивают адекватного обмена информацией (например, какой-то из участников может, грубо говоря, «давить интеллектом», препятствуя высказыванию других мнений);

• периодическая отчетность по статусу исполнения (ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты, например производственные сводки) – куратор договора может быть одним из адресатов такой отчетности и непосредственно держать руку на пульсе производственного процесса;

• участие в исполнении договора третьих сторон (например, в качестве субподрядчиков) – если субподрядчики знают свое дело и привлечены официально, это обеспечивает относительно независимый сторонний контроль своевременности и качества исполнения ряда условий договора;

• использование процедуры поэтапной сдачи работ – позиция заказчика в отношении объекта договора становится известной заранее и есть время на осуществление доработок и переоценки рисков компании-исполнителя в отношении договора в целом до завершения исполнения обязательств.

Также аудитор должен иметь в виду, что во многих компаниях процесс мониторинга исполнения обязательств по доходным договорам распределяется между несколькими подразделениями. Наиболее распространен следующий вариант распределения:

• департамент экономики и финансов – мониторинг дебиторской задолженности (контроль своевременности и полноты оплаты в соответствии с условиями договора);

• юридический департамент – мониторинг выполнения юридически значимых действий по договору (например, подготовка документации к определенному сроку, определение оснований для выставления претензий или определение обоснованности полученных претензий);

• департамент производства – мониторинг исполнения обязательств субподрядчиков и встречных обязательств заказчика (в части объекта договора).

В любом случае наличие куратора обеспечивает интегрированный контроль исполнения договора при наличии необходимого конфликта интересов (в части мониторинга доходного договора) между куратором и владельцами ключевых процессов.

Мониторинг исполнения обязательств заказчиком. Сложно представить двусторонний договор без обязательств какой-либо из сторон. Компания-покупатель (заказчик) имеет как минимум одно обязательство – оплатить полученную продукцию (работу, услугу). В целом схема мониторинга исполнения обязательств заказчиком напоминает схему мониторинга исполнения обязательств самой компании-исполнителя. Особенности участия в данном процессе владельцев различных процессов опять же зависят от уникальности объекта договора и сложности структуры сделки – стандартная продукция и стандартный договор при стандартных условиях сделки не требуют непосредственного участия специалистов различных процессов в исполнении конкретного договора. Чем больше отклонений от стандартного варианта, тем больше необходимость в специалисте, аккумулирующем информацию, связанную со статусом исполнения договора заказчиком по всем существенным аспектам. В качестве такого специалиста в большинстве случаев выступает куратор договора. Он совмещает функцию мониторинга исполнения условий договора как со стороны компании-исполнителя, так и со стороны компании-покупателя. Также, при необходимости, могут привлекаться владельцы других процессов (например, специалисты дирекции экономики и финансов юридического департамента, дирекции по производству). Однако только куратор договора имеет возможность полной оценки взаимозависимости рисков неисполнения договора как компанией-исполнителем, так и компанией-покупателем. Конечно, только в случае, если он отслеживает статус исполнения обязательств обеими сторонами. Аудитор должен понимать важность мониторинга исполнения обязательств заказчиком. Компания-исполнитель не должна следовать предписаниям договора в одностороннем порядке – выполняя свои обязательства, она должна быть в курсе того, как с этим справляется ее партнер. Таким образом, на куратора договора также возлагается важная задача по мониторингу компромисса между исполнением обязательств сторонами договора. При возникновении перекоса владельцы заинтересованных процессов должны своевременно извещаться. С этой целью могут использоваться механизмы, описанные в предыдущем разделе (встречи, управленческая отчетность, взаимодействие с субподрядчиками).