Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

• Неуверенность. Когда вам не нравится задача или вы чувствуете, что она очень трудна и запутана, вы можете ждать до последней минуты, чтобы начать работать над ней. Если вам трудно начать работу, не давайте себе много времени на борьбу с этим чувством, потому что тогда будет еще труднее вовремя получить результат, да еще в надлежащем виде.

Советы для желающего стать более надежным

• Проявляйте осмотрительность, давая обещания/зарекаясь. Не соглашайтесь что-то делать, пока не зададите себе три важных вопроса:

1. Сколько времени займет выполнение этого обещания?

2. Когда я его смогу выполнить?

3. Не придется ли что-то вычеркивать из расписания, чтобы выполнить эту работу?

Подыщите человека, для которого вы попытаетесь стать более надежным, и беритесь за выполнение. Вы начнете более серьезно относиться к обещаниям, когда увидите, как высоко он оценил вашу выполненную работу, и узнаете, что чувствует человек, когда завоевывает чье-то доверие.

• Откажитесь от соблазна. Выполнение еще одного дела до ухода на собрание, телефонный звонок или желание закончить проект именно сейчас вынудят вас опоздать!

• Научитесь говорить «нет».

1. Руководитель. Не говорите сразу «нет», объясните, что если/когда последнее задание перегрузит ваше расписание, пусть руководитель поможет вам правильно выбрать приоритеты: «Я постараюсь, но у меня очень туго со временем. Что если я не буду успевать сделать все, что вы предлагаете мне сделать в первую очередь?»

2. Клиент. Объясните причину вашего ответа: «Я знаю, что вы хотели пропустить первую консультацию, но мы выяснили, что это лучший способ обеспечить качественную работу с нашей стороны, и нам не хотелось бы идти на компромисс. Это не принесет пользы ни вам, ни нам».

3. Коллега. Объясните, почему вы не можете это сделать в данный момент: «Я бы рад был тебе помочь, но руководитель требует, чтобы я закончил эту работу к 4 часам, а если я сейчас прервусь, то ни за что не успею к сроку».

4. Ваши сотрудники. Начните с подоплеки: «Я знаю, что вам хотелось бы форсировать вашу работу, но я смогу просмотреть ваш отчет только после собрания членов Управления на следующей неделе».

• Создайте условия, которые обеспечат самое лучшее исполнение и максимум энергии. Вы знаете себя лучше, чем кто-то другой. Убедитесь, что вы принимаете все меры, чтобы помочь себе преуспеть. Если вы совершенно не можете функционировать без семичасового ночного сна, убедитесь, что этот минимум вам обеспечен. Если вы знаете, что пропущенный завтрак сделает вас раздражительным, всегда что-нибудь съедайте перед уходом на работу (в крайнем случае сгрызите энергетический батончик по дороге). Знаете ли вы, что вас успокаивает, когда вы в плохом настроении? Нуждаетесь ли в прогулке? Хотите послушать музыку? Поговорить с другом? Заняться спортом? Никто не совершенен, у всех нас бывают хорошие дни и похуже, но если ваше настроение существенно и влияет на то, сколько вы можете сделать на работе, держите его под контролем.

3. УЧИТЕСЬ ПРИСПОСАБЛИВАТЬСЯ

Хорошо быть достаточно упорным в некоторых вопросах (если вы освоили какие-то навыки, чтобы выполнить определенную задачу и т. п.). Но когда ваше нежелание быть более гибким оказывает негативное влияние на производительность труда других людей, вам необходимо будет открыть себя для перемен.

Как можно научиться адаптироваться к неприятностям?

• Страх перед действием. Негибкость иногда происходит из желания все сделать хорошо. Вы прекрасно знаете условия, в которых работаете, уже привыкли к ним и опасаетесь их менять. Вы боитесь, что потеря контроля над вашей повседневной жизнью вынудит вас потерпеть неудачу. Ваша несгибаемость может быть связана с отсутствием воображения. Вы говорите себе: «Этот метод прекрасно работал в течение десяти лет. Лучшего метода нет». Однажды мне пришлось руководить реорганизацией чердачного помещения. Исполнительный директор меня предупредил, что один из работников, бухгалтер, была категорически против изменений, и его это очень расстраивало. Эта женщина буквально вросла корнями в это помещение. Ее секция была заполнена картинами, растениями, пуговицами, фотографиями… Создавалось впечатление, что она там обитала десятилетия. Итак, в соответствии с пожеланиями исполнительного директора мы спланировали реорганизацию всего помещения вокруг секции бухгалтера. Фактически все менялись, кроме нее! Как часто люди вынуждены смотреть в прошлое из-за вашего сопротивления переменам?

• Противостояние. Некоторые люди понимают адаптацию как уступку потребностям других людей, и на самом глубоком уровне это удар по их самолюбию. Вы можете пытаться хорошо к этому относиться (отказываться от перемен пассивно-агрессивным способом или изображать согласие с переменами, а потом продолжать все делать по-старому) или откровенно упрямиться, словно утверждая: «Это моя позиция, значит, самая верная». Может быть, вы накапливаете в себе ощущение власти, когда люди подстраиваются под ваше расписание, вместо того чтобы вы двигались вперед вместе с ними? Такое поведение является сигнальным знаком «менталитета примадонны». Если это не стоит вашей компании времени и денег и не нарушает спокойствие — отлично. Но уж убедитесь, что вы представляете достаточную ценность в обмен на ваше упорство, которому вы позволили неимоверно разрастись.

Советы для того, кто не хочет иметь проблем с адаптацией

• Измените «но» на «и» или «а». Эта замена привнесет большую разницу в смысл фразы, предлагая подходы к проблемам по принципу «возможно сделать» и «беру на себя заботу», а не аргумент. Например, клиент говорит, что ему хотелось бы снизить бюджет. Вместо того чтобы сказать: «Но это может отразиться на качестве», попробуйте сказать: «Хорошо, а ведь это может отразиться на качестве. Где удобнее всего урезать затраты?» Или ваш руководитель просит вас, чтобы вы положили ему что-то на стол через два часа. Вместо того чтобы сказать: «Но в этом случае я не успею сдать свою работу завтра к сроку», попытайтесь сказать: «Хорошо, и если мне надо это сделать, как мне быть с работой, которую я должен завтра сдавать? Может кто-нибудь другой закончить ее вместо меня?» Концентрируйтесь на решениях, а не на препятствиях.

• Экспериментируйте: используйте новые способы работы. Мы никак не можем выбраться из старой колеи, а ведь перемены в вашей повседневной жизни могут вам помочь творчески реализоваться, работать, думать с энергией, какой вы не могли ожидать. Мы многое делаем по привычке, и иногда эта привычка уже не служит никакой цели. Например, если вы настаиваете на проведении каждую пятницу собрания коллектива только потому, что так всегда было, но ваши сотрудники стонут и жалуются из-за того, что в пятницу после обеда у них выпадают два часа, а они хотят перед выходными закончить дела за неделю, измените день для собраний.

• Идите на взаимные уступки. Если вы хотите быть достаточно гибким в отношениях с людьми, им захочется так же относиться к вам. Возможно, вы не сразу получите отдачу, но я гарантирую: в следующий раз, когда вам понадобится небольшая отсрочка при завершении работы или свободное время после обеда, чтобы посетить футбольный матч, в котором участвует ваш сын, вы с большой вероятностью это получите.