Результативный тайм-менеджмент. Эффективная методика управления собственным временем - Брайан Трейси

Третий шаг — беритесь за какое-то одно дело. Так вы сможете начать двигаться к своей цели немедленно. Даже если это какая-то мелочь, просто выберите ее и начните действовать. Это совершенно удивительно — стоит вам начать, и у вас появится внутренняя мотивация для продолжения работы. В первую очередь нужно начать. Начать можно, выбрав даже малую часть работы и продолжив, как только она будет выполнена.

Четвертый шаг — делайте из своей работы сыр. В сыре, как известно, полно дырок. Вам нужно «понаделать дырок» в работе: выбирайте один маленький кусочек и начинайте с него. И если вы сделаете из работы сыр — а в хорошем сыре много дырок, — вы будете отъедать от своей задачи по кусочку, делая одно за другим, то этого вполне может хватить, чтобы начать весь процесс. Знаете, как это бывает — достаточно начать, и одно потянется за другим.

Пятый шаг — режьте работу на кусочки, как колбасу. Вы же никогда не пытаетесь съесть колбасу целиком, вы режете ее на кусочки и съедаете по одному. Так вот, вам нужно отрезать от задачи один кусок и сделать с ним то же самое. Скажите себе: «Я сделаю только один кусок, потом, может, сделаю что-то еще, но сначала — один кусок работы, например, напишу одну страницу книги или сделаю один звонок потенциальному клиенту». После этого вы почувствуете себя мотивированным — захочется сделать еще один кусок и т. д.

Шестой шаг — это делить работу на 80/ 20 в противоположность 20/80. Иногда первые 20 % сделанного стоят 80 % всей работы. Порой те самые 20 % — составление четкого плана действий, планирование, обзор работы и первый шаг или первый звонок уже составляют 80 % успеха. Знаете ли вы, что, назначив встречу с потенциальным клиентом, вы уже на 80 % обеспечили успех сделки? Поэтому первые 20 % работы — поднять телефонную трубку, позвонить, поговорить с людьми, убедиться, что они в курсе дела, и назначить встречу — уже 80 % всей работы. Сделав это, вы сделали почти все. Как только вы назначили встречу, все остальное последует.

Седьмой шаг — устанавливайте себе крайний срок. Скажите себе: «Это большая задача, поэтому я буду работать над ней 15 минут. А потом займусь чем-то другим. Я не буду делать все сразу, а выделю на это 15 минут». Если хотите, поставьте таймер, который отмерит необходимое время, и работайте 15 минут. Это позволит вам начать работу и часто позволяет продолжать ее.

Восьмой шаг — награждайте себя за выполнение каждой части работы. Например, вы говорите себе: «Итак, сегодня я должен сделать 10 звонков возможным клиентам. Я поставлю перед собой чашку кофе, и буду делать глоток после каждого разговора». Или, если предстоит долгий обзвон, решитесь делать по 10 звонков и выпивать по чашке кофе после каждых 10 звонков. После 20 звонков идите на обед. Таким образом, звонки у вас будут тесно связаны с наградой за них. Этот шаг направлен на борьбу с затягиванием, он воплощает систему поощрений.

Вот еще вариант: если вы любите печенье, то поставьте его перед собой и пообещайте себе съедать кусочек после каждого звонка. Что происходит в результате? Вы подсознательно, на уровне рефлексов становитесь мотивированным на печенье! Или на глоток кофе, особенно пока он не остыл. И вы уже не думаете об отказе, о трудностях разговора по телефону, а думаете только о печенье, что стоит перед вами. Может быть, вы любите шоколад? Положите на стол шоколадку и съедайте по кусочку за каждые три звонка.

Другими словами, вы будете тренировать себя, как собаку или лошадь, приучите себя к системе поощрений, которая работает удивительно. Пообещайте жене, что сходите в ресторан, как только сделаете две продажи. Или что уедете куда-нибудь на выходные, если сделаете пять продаж. Таким образом, вы создадите себе множество поощрений, и они будут мотивировать вас денно и нощно, заставляя не затягивать работу.

Девятый шаг — обещайте другим людям, что сделаете работу к определенному времени. Посмотрите кому-нибудь в глаза и скажите: «Я обещаю, что сделаю это к такому-то числу». Мы очень серьезно относимся к тому, что пообещали кому-то. И если мы даем обещание, неважно кому — начальнику, коллеге, другу или еще кому-нибудь, мы становимся внутренне мотивированными на выполнение работы.

И наконец десятый шаг — посмотрите на список задач, выберите самую важную и представьте, что вам придется неожиданно уехать из города на месяц. И вы можете выполнить только одну задачу из списка. Перед тем как покинуть город на месяц, вы успеваете сделать только одно дело. Какое дело вы бы выбрали? Выберите его и скажите себе: «А что, если позвонить могут в любую минуту, и мне придется уехать из города?» И постарайтесь сделать это дело так, как, например, собака гонится за проезжающей машиной: просто прыгните на него.

Теперь следует рассказать про семь способов тайм-менеджмента, гарантирующих высокую производительность. Точнее говоря, это способы правильной организации собственного мышления. Я называю их «семь R», потому, что название каждого из них на английском языке начинается с этой буквы.

Первое «R» — Resistance (реакция, сопротивление). Каждый раз, испытывая сопротивление, трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, вы расстраиваетесь и чувствуете себя несчастным. В такой ситуации нужно мысленно вернуться назад и, вместо того чтобы форсировать события, заняться анализом, спросить себя: «Почему это происходит?» Еще в молодости, когда я занимался автомобилями, мне часто говорили: «Никогда не прикладывай силу и не бери в руки большой молоток». Иногда то же самое происходит и в жизни: в случае неудачи мы начинаем «давить» на ситуацию — на отношения, работу, расстраиваемся и злимся, но самый лучший способ в этой ситуации — отступить назад и спросить себя: «Может быть, есть путь лучше?»

Второе «R» — Reevaluate (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, заново рассматривайте все происходящее и задавайте себе три вопроса. Первый: чего я пытаюсь сейчас добиться? Что я действительно пытаюсь сделать? Второй: как я пытаюсь это сделать? Это действительно самый лучший способ? И третий вопрос: а есть ли лучший способ добиться моих главных целей, нежели тот, что я использую сейчас? И спрашивайте о том же самом других людей.

Третье «R», дающее нам высокую эффективность работы, — это Reorganization (реорганизация). Вам необходимо постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и больше самых важных дел. Не потеряйтесь и не увлекитесь рутинной работой. Будьте готовы к реорганизации.

Четвертое «R» — Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо проводить как можно больше времени, занимаясь теми 20 % работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше времени — всем остальным. Реструктуризация продвигает вас вперед, позволяя выполнять все больше и больше ценной и, соответственно, высокооплачиваемой работы.

Пятое «R» — Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Составьте список всех этапов вашего рабочего процесса. Например, первый этап — это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом, выработка предложения и т. д. Сделайте полный список шагов и поставьте себе цель — уменьшить число шагов. Составьте список и просмотрите его, спрашивая себя: как я могу уменьшить количество этапов?