Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - Ольга Шевелева

Помните, что в Японии принято улыбаться в любой ситуации, даже если человеку очень плохо. Согласно правилам японского этикета человек не должен мешать окружающим, проявляя свои личные чувства. Также нужно знать, что сморкаться на людях – верх неуважения к окружающим.

В разговорах с японцами рекомендуется избегать тем о Второй мировой войне, стихийных бедствиях и спорных территориях.

Национальный стиль ведения переговоров

В отличие от многих других стран установление деловых контактов с японскими компаниями путем переписки и телефонного общения, как правило, малоэффективно. Для завязывания деловых контактов японцы предпочитают пользоваться услугами посредника. Это должен быть хорошо известный обеим сторонам человек. По существующим правилам посредник всегда должен быть вознагражден материально или встречной услугой. Если вы все же хотите отправить деловое письмо с предложением о сотрудничестве, приложите к нему ваши официальные годовые отчеты, каталоги и другие издания с подробной информацией о вашем предприятии и его продукции. Красивый жест – если материалы будут представлены на японском языке, причем перевод должен быть сделан профессиональным переводчиком, но и английский язык вполне уместен.

Во время первой встречи с представителями японских фирм принято обмениваться письменными материалами о своих компаниях. Такие материалы должны включать следующую информацию: профиль компании, основные данные о ней (точное название, адрес, фамилии и должности главных должностных лиц, ассортимент выпускаемой продукции, основные вехи развития компании и пр.), биография главы компании, текстовые и графические материалы, дающие информацию о предлагаемых вашей компанией технологиях, продукции, услугах. Кроме того, желательно представить дополнительную информацию об отличительных особенностях вашей продукции по сравнению с продукцией конкурентов. Обратите внимание, что японцы с детства приучены к картинкам, в т. ч. к комиксам (в Японии даже Библия в комиксах), – все, что можно визуализировать, должно быть визуализировано, поэтому во время презентаций учитывайте специфику подачи материала – приветствуются графики, схемы, диаграммы, рисунки и т. п.

Знакомство с представителями японского бизнеса начинается с обязательного обмена визитными карточками. Если в ответ на протянутую визитную карточку вы не дадите свою, это может озадачить и даже оскорбить японского бизнесмена. Визитными карточками обмениваются сначала с руководителем, а потом с подчиненными. При представлении вручайте и старайтесь брать визитные карточки обеими руками, держа за уголки. Карточка будет подана так, чтобы было легко прочитать написанное на ней, так же следует давать и свою. В знак уважения внимательно прочитайте текст карточки и постарайтесь прокомментировать прочитанное так, чтобы вашему деловому партнеру это было приятно. Во время деловых переговоров с японцами визитные карточки принято разложить на столе по порядку, а не убирать в визитницу.

Несмотря на то, что среди японцев рукопожатие не принято, при общении с зарубежными коллегами рукопожатие используется. Старайтесь при этом сильно не пожимать руку японцам и не задерживать ее в своей руке.

Обращение по имени к японскому коллеге недопустимо. Если хотите сказать «господин такой-то», назовите фамилию и добавьте к ней бесполый суффикс «сан». Для выражения особого уважения используется суффикс «сама», особенно в письменной речи.

Наиболее почетное место за столом переговоров – самое дальнее от двери. На это место нельзя садиться, пока вам его не предложили. Даже если вам предложено самое почетное место, вполне уместно не сразу согласиться его занять.

Японцы придают важное значение тому, чтобы общение велось между людьми, имеющими равное положение в деловом мире. Поэтому они с первой же встречи выясняют, соответствуют ли уровни представительства участников переговоров. В связи с этим необходимо заранее узнать уровень представительства японской стороны и постараться обеспечить такой же уровень.

Сами японцы всегда пунктуальны и поэтому болезненно относятся к опозданиям, какими бы причинами они не были вызваны. Всегда старайтесь прибыть на встречу с японскими партнерами точно в назначенное время – это очень важно. Если вы не можете прибыть вовремя, обязательно предупредите об этом японскую сторону, а продолжительность встречи сократите на время своего опоздания, так как у вашего японского партнера могут быть другие дела. Точность на переговорах – будь то во времени их начала или окончания, или в выполнении обещаний, взятых на себя обязательств – одна из важнейших черт японского стиля ведения переговоров.

В традициях деловых людей Японии внимательно выслушать точку зрения собеседника до конца, не перебивая и не делая никаких замечаний. Представитель японской стороны может кивать во время беседы. Но это совсем не означает, что он согласен с вами, а только то, что он слышит вас. Японское «хай», обычно переводимое как «да», в ходе беседы употребляется довольно часто, но в смысле «так-так», «да-да», т. е. скорее для подтверждения того, что вас продолжают слушать. Традиционно стремясь не вступать в открытое противоречие с собеседником, японцы избегают прямых отрицательных ответов. Если японский бизнесмен хочет сказать «нет», он обычно говорит, что «это трудно». Иногда, желая избежать категорического «нет», вам может быть задан контрвопрос. Если японцы хотят ответить отрицательно, но не имеют веских аргументов, они ссылаются на плохое самочувствие или ранее данные обещания и т. п. Но если вы услышите фразу «В следующий раз» или «Мы рассмотрим этот вопрос» – считайте это 100 % отказом. А вот слово «вакаримасита», обычно переводимое как «я понимаю», на самом деле означает гораздо большее – согласие с вами. Японцы, как правило, на переговорах стараются обсудить темы, не имеющие особой значимости, затем обсуждают другие темы, также не относящиеся к основным. И чем серьезнее стоящие на повестке дня вопросы, тем больше внимания уделяется малозначащим деталям. За этим кроется традиционное стремление создать соответствующую атмосферу переговоров, установить отношения сотрудничества, когда все второстепенные вопросы решены и можно приступать к главным.

Японцы очень чувствительны к замечаниям, поэтому перед тем, как высказать какое-то замечание, важно сказать японскому коллеге: «Я не хотел бы, чтобы вы воспринимали то, что я скажу, на свой счет. Это относится исключительно к обсуждаемой теме». Также японцы всегда ждут развернутого ответа на их вопрос. Вариант «да» или «нет» категорически неприемлем.