Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни

Согласуйте с работником график контроля за его работой

Обсудите, когда и как будет осуществляться наблюдение за выполнением работы, для того чтобы:

• исполнитель видел, что доверенная ему работа и ее своевременное выполнение важны;

• поддержать у исполнителя осознание нужности его работы и уверенность, что вы заинтересованы в ее своевременном выполнении;

• принять меры для устранения любых затруднений, как только они возникнут;

• ободрять положительной оценкой выполняемой работы.

При составлении графика контроля:

• выясните, когда работник планирует начать выполнение различных этапов порученной работы;

• согласуйте его с предполагаемыми сроками завершения этих этапов.

Контроль за индивидуальным выполнением работ

Проводите контроль в соответствии с установленным графиком. Неукоснительное соблюдение вами своих обязанностей станет для работника примером отношения к работе.

В процессе проверок интересуйтесь, есть ли у исполнителя вопросы и не нужна ли ваша помощь.

Поощряйте хорошую работу

Если порученная работа выполнена вовремя:

• сообщите исполнителю, какое значение она имеет для вас, и поблагодарите за приложенные усилия;

• поставьте в известность других, включая остальных участников проекта, коллег и начальника исполнителя, об успешном выполнении принятых обязательств.

Действуйте решительно

Помните, взятые перед вами обязательства дают вам своего рода полномочия требовать их выполнения.

Возможно, вам приходилось подключаться к проекту, который терпит крах, или чувствовать, как собственный проект сбивается с курса. Чтобы вернуть его "в колею", рассмотрите оставшуюся часть как самостоятельный проект, для которого следует разработать свой план, сообщить о нем в организации и затем неукоснительно воплощать в жизнь.

Почему ваш проект сбился с курса

Прежде всего, нужно разобраться в проблеме. Точно определите признаки неправильного развития проекта, например:

• сорван график работ;

• перерасходованы ресурсы;

• не выполняются поставленные задачи.

Выясните причины, например:

• ключевые работники покинули коллектив или присоединились новые;

• основные распорядители потеряли интерес к вашему проекту или вместо них появились другие, которые только входят в курс дела;

• изменились экономические условия,

• появились новые — техника, технологии, методы;

• изменились приоритеты организации.

Проанализируйте список основных распорядителей

Выясните, кто из них все так же заинтересован в вашем проекте и кого из новых можно причислить к таковым. Постарайтесь убедиться в этом и добиться поддержки вашего проекта.

Уточните задачи проекта

Вместе с распорядителями пересмотрите поставленные задачи. При необходимости внесите изменения. Убедитесь, что задачи выполнимы и соответствуют потребностям проекта. Добейтесь их утверждения.

Пересмотрите оставшиеся работы

Исходя из переопределенных общих задач, пересмотрите с каждым участником его персональные задачи. При необходимости внесите изменения с учетом того, как изменятся продолжительность и взаимозависимость работ, потребность в ресурсах.

Сделайте переназначения

Доведите до участников их роли и обязанности на оставшуюся часть проекта. Выявите и разрешите возникшие ранее конфликты. Исключите все неоднозначности, имевшиеся в прежнем плане.

Настройте всех участников на успех.

Разработайте жизнеспособный график работ

При необходимости внесите изменения в исходный график. Но незавершенные работы должны быть выполнены в соответствии с ранее запланированными сроками. Установите в новом расписании значимые вехи, по которым будете ориентироваться при отслеживании хода работ.

Проведите необходимые персональные назначения

Укажите, кто еще может понадобиться, на какой период и когда. При необходимости подберите новых участников проекта. Убедитесь, что все понимают, что от них требуется, и готовы это выполнить.

Разработайте план управления рисками

Поскольку у вас изменился состав участников, список и график работ, это должно отразиться и на рисках проекта. Выявите и проанализируйте их, а затем составьте план управления этими рисками, направленный на:

• снижение вероятности событий риска;

• принятие мер по ликвидации возможных последствий.

По ходу проекта план управления рисками следует постоянно пересматривать.

Отметьте „прохождение через экватор" вашего проекта

Такое мероприятие внесет оживление в коллектив и восстановит интерес к проекту в организации. Тут не так важно объявить об ожидаемых результатах к такому-то сроку, как укрепить уверенность людей в жизнеспособности вашего плана, верности взятым обязательствам и достижимости успеха.

Плотно отслеживайте и контролируйте выполнение оставшейся части проекта

Чтобы ваш проект снова не сбился с курса:

• регулярно контролируйте ход работ и сравнивайте достижения с запланированными показателями;

• докладывайте ключевым лицам аудитории о ходе работ;

• немедленно реагируйте на любые возникшие затруднения.

Чтобы успешно руководить, нужно знать не только что делать, но и как. От вашего поведения и отношения к людям зависит, как они будут воспринимать вас. Из этой главы вы узнаете, как завоевать доверие и поддержку людей.

Будьте человеком „Почему?"

Вникайте в суть вопросов и событий. Глубокое понимание дает возможность действовать адекватно, что вызывает к вам доверие и повышает мотивацию участников. Разобрались сами — поделитесь с другими.