Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - Виктор Шейнов

Один из способов откладывать неприятное дело – заниматься тем, что вам нравится. В этом случае любимое занятие – просто удобный предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных в том, что пока слишком заняты, что у вас нет времени, и пр. Естественно, человек будет более охотно заниматься тем, что ему по душе. Такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, душа поет, и все прекрасно.

Боритесь с этой вредной привычкой. Расставшись с ней, вы сохраните не только свое время, но и нервы.

Сложное дело

Есть несколько приемов, облегчающих выполнение дел, к которым вначале не знаешь как подступиться.

1. Разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск самого трудного первого шага.

2. Начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей проекта руководству, то можно начать с попытки написать этот проект. Сразу встанет десяток вопросов: какая информация нужна, где ее взять, какие разделы проект должен содержать, какие логически возможные варианты решения существуют, с кем его нужно согласовать, чьи интересы он затронет, какие будут реакции на него различных служб и т. д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их – и первоначальный план действий готов.

3. Метод «десятиминуток». Вы обязуетесь (перед собой) два-три раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь короткое время вы сможете лишь «отщипнуть кусочек» от стоящей перед вами глыбы: заказать в архиве, отделе информации, других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться и кого можно привлечь в помощь, поочередно поработать с каждым из них и т. д. (В других случаях алгоритм может быть иной, но идея такая.)

Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, «вдохновение – это на 90 % потение».

Неопределенная ситуация

Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения совершить ошибку.

Действенным подспорьем здесь может стать «список тревог». Последующие обращения к нему показывают, что большая часть волнений оказывается напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой – выявляет реальные угрозы.

В ситуации неопределенности наилучшие решения – те, которые принимаются интуитивно.[1]

«Никак не могу включиться в работу»

Если начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:

• убедитесь, что все готово для немедленного старта;

• если вам просто необходимо выпить чашку кофе, вы можете сделать это за работой;

• обещайте себе небольшую награду за выполнение каждого этапа работы;

• представьте себе счастливый момент завершения работы;

• сделайте сначала самое простое;

• начните как угодно и с чего угодно, лишь бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).

Текущие цели

Один из приоритетов мы обсудили – это важнейшие и более срочные дела. Определить важнейшие дела помогает такой прием: представьте, что на следующей неделе в вашем распоряжении будет только два с половиной дня.

Правильной расстановке приоритетов текущего периода способствует проверка их соответствия долгосрочным целям.

Лучшее противодействие проблемам управления временем – это способность принимать решения. Если вы научитесь выделять главное и расставлять приоритеты – вы сможете решать самые трудные, даже неразрешимые на первый взгляд проблемы!

Долгосрочные цели

В исследовании с участием группы выпускников Йельского университета в 1953 году их спрашивали о планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы существовали в виде записей целей, задач и этапов их решения.

Через 20 лет эти 3 % были более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные. Доход этих 3 % превысил суммарный доход остальных 97 % сокурсников.

Определите и письменно зафиксируйте свои долгосрочные цели. Возьмите каждую из них и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года-двух смогут привести к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список (табл. 1.2).

Таблица 1.2. Список целей

Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), «черные дыры», стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.

Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются сражаться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них отовсюду. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам будет полезно узнать, как же бороться с пожирателями времени.

Болтовня

«Доброе утро», – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Поэтому стоит ли удивляться, что впоследствии не хватает времени?

Я не являюсь сторонником того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, а потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Особенно велики потери рабочего времени при обсуждении отвлеченных тем. Это обычно происходит:

• по утрам, когда сотрудники, придя на свое рабочее место, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, выступлении любимой спортивной команды, местах, где они побывали, людях, с которыми они виделись, и т. п.

• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру дегустации все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;