Тайм-менеджмент за 30 минут - Ольга Азарова

Подумайте только, что Вы ведь все равно куда-то кладете эту злополучную бумажку с расчетом или копию. Так почему же Вам сразу не отправить ее на место, где Вы без труда можете ее отыскать? Видимо потому, что Вы точно не знаете, где это самое место.

Подумайте, как лучше организовать Ваше рабочее место?

Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. В этом случае Вы размещаете бумаги, расчеты, всю прочую документацию по темам – модулям. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые Вы должны организовать так, чтобы ими удобно было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т. д. Все блоки и модули должны быть четко определены и отделены друг от друга. Различные модули лучше разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделенные специальными цветными вкладками.

Если Вы не поленитесь и будете сразу отправлять все документы в соответствующее им место, у вас никогда не возникнет проблем срочного поиска необходимого документа.

Очень часто можно наблюдать такую картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Однако проходит время, а положение дел не меняется – тот же стол, те же бумажки-напоминания. О чем это говорит? Только о том, что такой способ организации труда не работает. Вместо листиков – памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Выберите, что Вам больше по вкусу – обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, маленький или обычный компьютер со специальной программой дневником. У каждого есть свои преимущества – если книжка всегда с Вами, то карманный компьютер может дать Вам звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесенная в большой компьютер, будет служить Вам долгие годы.

Вы уже научились расставлять дела в порядке приоритетов, поэтому уберите все ненужное со стола, откройте свой план на сегодня и выполните все, что намечено.

Ваши помощники

Ваш первый и самый надежный помощник – это Вы сами и Ваша сильная мотивация на успех. Поэтому Вам не составит труда один раз продумать и навести порядок, который поможет Вам экономить время на выполнение действительно важных жизненных задач. Поэтому мы сейчас научимся наводить порядок на столе, в шкафах, мыслях, чувствах – в жизни вообще.

Основное правило – понять, чего мы хотим добиться. Это цель.

Наша цель – навести порядок. Каким образом мы добьемся цели – это стратегия.

Стратегия – выбросить все ненужное и сделать наиболее эффективным все нужное.

Как реализовать стратегию? Этот шаг – выполнение стратегии.

Что можно выбросить и как сделать эффективным нужное?

После того как цель выполнена, результат выполнения надо проверить и оценить.

Анализ выполнения стратегии. Что было правильным, что нужно исправить?

Наглядный жизненный пример использования основной формулы стратегического менеджмента. Смотрите на рисунке 3.

Нас окружают вещи, много вещей. Вещи разные, нужные и не очень, что-то радует глаз, без чего-то нельзя обойтись. Подумайте, так ли нужно все, что лежит у Вас на столе, копится в шкафу? Определенно, НЕТ!

Все, что Вам сейчас не нужно.

Старые счета, платежки, письма, балансы, т. е. то, что Вам сейчас жизненно НЕ важно, должно уйти с глаз долой, чтобы не отвлекать от забот насущных. Найдите время и систематизируйте Ваши бумаги. Разложите по папкам, папки подпишите, сложите все в коробку и отправьте в архив или туда, где этого не будет видно.

Текущие дела, т. е. то, что имеет отношение к Вашей непосредственной деятельности, надо тоже систематизировать. Вспомните круг Ваших должностных обязанностей. Например, проект AAA, тема БББ, прибор, продукт ССС. Разложите по стопкам AAA, БББ, ССС все материалы, связанные с этими проектами. См. выше об эффективности блочно-модульной системы организации. Внутри стопок наведите одинаковый внутренний порядок – проектная документация, письма и т. п. должны быть расположены по датам поступления. Почему это полезно? Вы почти всегда помните, КОГДА Вы получили письмо, распоряжение, документацию, какая при этом была погода, тепло – холодно, как были одеты, т. е. налицо ассоциативная связь. Если же во всех папках порядок расположения будет одинаковым, Вы скоро к нему привыкнете и перестанете терять время на поиски нужного документа.

Рис. 3. Стратегический менеджмент в действии

Закладки и наклейки. Если Вам по долгу службы приходится часто пользоваться справочниками, словарями, сделайте свою работу с ними максимально эффективной. Здесь помогут цветные наклейки, например, на буквах словаря или разделах справочника. Вы наверняка сталкивались с такой проблемой, когда надо срочно найти в толстой книге определенную информацию, Вам надо перелистать половину книги, пока Вы найдете нужный раздел. Вы нашли, но оказалось, что в этом же разделе требуется дополнительная информация. И вновь перелистывание страниц фолианта. Если же Вы предусмотрительно подклеили цветные указатели тем, разделов, букв и т. п., такой поиск не займет много времени. Если Вам надо поработать с книгой, полезно будет пользоваться закладками. Если Вам понадобилось отметить место в книге, чтобы потом быстро его найти, вложите закладку, подписав сверху, к какой части книги она относится. Просто, однако получается существенная экономия времени и нервов. Инвестируйте немного времени и терпения – и Ваши усилия будут вознаграждены сторицей.

Записная книжка или RAM. Это книжка-памятка, которая всегда с Вами. Где бы Вы ни находились – на работе, в банке, в магазине – книжечка размером с открытку всегда придет Вам на помощь, если надо срочно что-то записать. Если сравнивать с компьютером, то такая записная книжка – это оперативная память. Если информация нужная, Вы перенесете ее в постоянную память, если нет – просто выбросите. Записная книжка лучше различных листиков тем, что листы записной книжки не теряются!

Записную книжку RAM нужно постоянно освобождать от ненужной информации. Если Вы уже перенесли информацию в постоянную память, использовали или она оказалось ненужной, выдирайте листок без сожаления. Порядок надо поддерживать.

Очень полезно составить набор памяток для разных оказий. Например, Вы собираетесь в командировку. Как собраться быстро, но при этом ничего не забыть? Как не забыть ничего при подготовке переговоров? Просто составьте памятку, она не подведет! В книге приведен ряд Памяток на разные случаи жизни. Подготовьте памятки, Распечатайте, вставьте в прозрачную обложку, подколите в папку. Все, Вы теперь никогда ничего не забудете! Появились новые пункты в памятке, внесите их, хотя от руки. И опять Ваша голова не загружена неважной информацией.