Управление временем - Кейт Кинан

Взаимоотношения с людьми на работе должны быть построены таким образом, чтобы сотрудники помогали вам наилучшим образом использовать время. И вы сами должны позаботиться о создании таких взаимоотношений.

Делегирование может сэкономить ваше время, если вы будете уверены в том, что люди четко понимают поставленное перед ними задание. Для этого нужно наладить эффективное общение и как можно меньше времени тратить на лишние объяснения. Аналогично этому, когда выполнение задания поручают вам, требуйте четкой информации о том, чего необходимо добиться в итоге. Зачастую другие не утруждают себя предоставлением существенных сведений, и вы, тратя свое драгоценное время, идете в неверном направлении, в то время как необходимая работа остается невыполненной.

Многократность повторения заданий и связанные с этим потери времени порой вызывают беспокойство. Поэтому никогда не будет лишним убедиться, что поставленные задачи вы поняли в полной мере с первого раза. Уверенность в происходящем означает, что время используется наилучшим образом.

Оцените, насколько хорошо вы используете свое время и время сотрудников, ответив на следующие вопросы.

▲ Поручаете ли вы другим выполнение некоторых заданий?

▲ Соблюдаете ли вы правила делегирования?

▲ Всегда ли вы даете понять, что беспокоитесь о результатах выполнения задания, которое поручаете?

▲ Поручая другим выполнение срочной работы, уверены ли вы в том, что ее действительно нужно выполнить незамедлительно и дело нельзя отложить до завтра?

▲ Даете ли вы четкие инструкции о сути задания и целесообразности его выполнения?

▲ Всегда ли вы четко понимаете, что от вас требуют?

▲ Уточняете ли вы надлежащим образом все неясные детали, чтобы не проделывать одну и ту же работу дважды?

• поручать некоторые задания подчиненным;

• следовать правилам делегирования;

• поручайте другим в равной мере как интересные, так и скучные задания;

• не допускать, чтобы сотрудники тратили понапрасну и ваше, и свое время;

• четко излагать свои мысли и проверять, правильно ли вас понимают;

• прежде чем начать выполнение порученного задания, уяснить, что конкретно от вас требуется;

• поступать так, чтобы никто не смог упрекнуть вас в напрасной трате их времени.

Выполнение заданий и сотрудничество с другими отнимает большую часть нашего времени. В конце концов может оказаться так, что у вас совсем не останется времени для себя. Но если хорошенько в этом разобраться и вовремя принять все необходимые меры, такой ситуации вполне можно избежать.

Вспомните, чем вы обычно занимаетесь в течение дня. Проанализируйте, какие из текущих дел «убивают» больше всего времени. Может быть, стоит изменить свои привычки и попробовать делать кое-что по-другому?

• Если вечером вы разбросали по комнате свою одежду, то на следующий день значительно дольше будете приводить ее в порядок.

• Если вы добираетесь на работу одним и тем же путем, который выбрали с первого дня, то так и не оцените преимуществ других маршрутов, хотя они вполне могут оказаться быстрее или удобнее. Не узнаете, пока не попробуете!

• Если вам приходится подолгу добираться до магазинов или предприятий бытового обслуживания, подыщите специальную фирму, которая принимает заказы и выполняет доставку.

Подумайте, влияет ли работа на вашу личную жизнь. Если да, то выясните, почему и как этого можно избежать. Ни в коем случае не забывайте запланировать в своем графике время для отдыха, иначе у вас его никогда не будет. Это особенно актуально, если вы работаете на себя. Планирование свободного времени может показаться довольно необычным предложением, но чем плотнее рабочий график, тем понятнее необходимость предусмотреть в нем место личному времени.

Вы можете попасть в коварную ловушку. С одной стороны, даже в короткие минуты перерыва вас не покидает чувство, что вы должны работать. С другой – вас изводят длительные нагрузки и внутреннее негодование оттого, что у других есть личная жизнь, в то время как вы лишены этого. А может, вы уже попали в эту западню?

Выход из сложившейся ситуации прост. Позвольте себе роскошь иметь свободное время.

Для этого вам пригодятся несколько замечательных способов.

• Заранее набросайте план на выходные дни, чтобы не оказаться втянутым в выполнения какой-либо работы.

• Заключите договор с самим собой об отведении определенного времени на отдых. Пусть, например, суббота будет выходным днем, а в воскресенье вечером можно наверстать упущенное.

• Каждый день выделяйте время на занятия, не имеющие ничего общего с работой.

Отдых также важен для эффективности труда, как и сама работа. Он позволяет нам привести в порядок мысли и восстановить физическую форму.

Кроме того, только в свободное от работы время мы можем уделить хоть немного внимания семье и друзьям. Их поддержка необходима нам как воздух не только в трудные минуты. Они делают нашу жизнь полной и придают смысл нашему существованию. Но и близкие нуждаются в нашей поддержке, и если никогда не уделять им внимание, в один прекрасный день их может не оказаться рядом.

Как бы там ни было, всегда нужно выкраивать время для развлечений и личных отношений.

Это залог гармонии с окружающим миром и, в первую очередь, с самим собой. Да и какая польза от того, что вы позволяете работе отнимать все ваше время, если у вас даже нет возможности насладиться результатами своего труда.

Хотя ваша частная жизнь не так уж и отделена от работы, как может показаться на первый взгляд. Вы можете даже не замечать, сколько времени «съедают» ежедневные заботы на работе. Постарайтесь изменить хотя бы некоторые из своих привычек, и у вас наверняка появится больше свободных минуток, а то и часов.

Очень важно включить в свой и без того плотный график время для досуга, необходимого для восстановления сил и энергии. Благодаря этому вы почувствуете те выгоды и реальные результаты, которые получите, научившись управлять временем. Несомненно, все ваши старания не пропадут даром и вскоре принесут желаемые плоды.

Подумайте, как вы можете сэкономить время, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Какие привычки можно изменить, чтобы у вас оставалось больше свободного времени?