Всё! Доводи до конца. Синдром незавершенных дел - Джен Ягер

Вот что интересно: во время моего исследования среди 234 работающих мужчин и женщин на вопрос, из-за чего они теряют больше всего времени, 33 % из них ответили, что на первом месте — «попытка делать одновременно слишком много». На втором, третьем, четвертом и пятом местах в рейтинге расхитителей времени оказались прокрастинация, неспособность сказать «нет», слишком большое количество работы с документами и перфекционизм: каждый пункт набрал примерно равное число (по 8 %) голосов.

Грамотному распределению времени и доведению дел до конца сильнее всего может помешать попытка сделать слишком много одновременно. Возьмем, к примеру, нынешнюю ситуацию с почтой. В старые добрые времена вы получали корреспонденцию, могли положить ее в папку полученных писем и прочитать тогда, когда вам будет удобно. Находились и те, кто то и дело заглядывал туда, чтобы удовлетворить любопытство — от кого пришло письмо. Но в большинстве случаев регулярной почтой было легче управлять.

Теперь взглянем на сегодняшнее положение дел; большинство читателей меня поймет. Письма приходят в электронном виде на наши смартфоны. В исследовании, проведенном новостным агентством South West News Service и опубликованном в New York Post, сказано, что в среднем «американцы проверяют телефон 80 раз в день». Это означает: раз в 12 минут. Опрос, в котором приняли участие две тысячи человек, показал, что каждый десятый проверяет телефон раз в четыре минуты.

Независимо от того, читаете вы почту, которую видите, когда берете в руки телефон, или нет, сама регулярная проверка e-mail может отвлекать гораздо серьезнее. Зачастую это приводит к ощущению, будто вас бросает из стороны в сторону сильнее, чем если бы вы собирали почту где-то в одном месте, пока не найдется время прочитать ее.

Даже простое чтение писем — одно из проявлений того, что мы беремся слишком за многое сразу. Но в грядущей главе мы взглянем на еще более красочное изображение той ситуации, когда дело доходит до того, что мы «хватаемся за всё». Способ избавления от этой проблемы — «Учимся говорить „нет“» — будет рассмотрен в главе 9.

Несобранность

Как несобранность увязывается с тем, что вы не доделываете то, что начали? Как вам закончить начатое, если вы даже не можете выяснить, что делать в первую очередь.

Несобранность также тесно связана с беспорядком. Если у вас кипы и груды бумаг, книг и папок, а вы по ошибке засунули куда-то файл с проектом, над которым сейчас работаете, то, конечно, его трудно найти и в нужное время взяться за него. Вы можете поддаться искушению перескочить на другой проект — так вы хотя бы над чем-то будете работать, а не только в очередной раз перебирать то, что у вас валяется на рабочем столе или книжных полках, и стыдиться того, что вы сообщаете всему офису о своей неорганизованности.

К счастью, существует способ победить несобранность, на которую впустую уходит столько времени. Мы подробно рассмотрим его в главе 7, которая называется «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты». Контролировать — не только следить за тем, над какими проектами работать. Необходимо еще следить за порядком на рабочем месте и за пределами офиса, а если вы работаете удаленно — того рабочего пространства, где вы трудитесь дома.

Эмоциональная нестабильность

Очень сложно заканчивать проекты, когда эмоциональное состояние нарушено. Нервозность может быть вызвана тяжелой ситуацией, происходящей на ваших глазах: например, скончался муж подруги или у родственника проблемы со здоровьем. Это может быть связано и с трудностями в отношениях или финансовыми неурядицами, которые отвлекают ваше внимание и силы от текущих проектов.

И всё-таки вы должны собрать свои душевные силы, насколько это возможно, и подтолкнуть себя к тому, чтобы сделать то, что должно быть сделано. Сегодня во многих фирмах и профессиях время имеет большое значение; причем время — не только деньги, время — это всё. Если вам требуется взять день, неделю или больше для решения личных вопросов, обязательно воспользуйтесь такой возможностью. Но следите за тем, что с вами происходит, дабы вовремя получить необходимую помощь, если ваше душевное смятение слишком затянулось и вы уже действуете на нервы своей команде или компании и даже не можете скрыть, что нуждаетесь в спокойствии, благодаря которому повысится не только ваша работоспособность, но и уровень удовлетворенности.

Поиски спокойствия, из-за которых трудно сосредотачиваться на важных делах, так как требуется немедленное удовлетворение этой потребности, могут привести к тому, что вы чего-то не доделаете. Иногда вы можете за что-нибудь взяться без абсолютной уверенности в том, сколько потребуется усилий. Если вы приступаете к проекту и осознаёте, что работы больше, чем вы думали, вам, вероятно, не удастся делегировать его полностью или хотя бы какую-то его часть. Скорее всего, вам придется сделать его самому и приобрести опыт на будущее.

Вот один из способов, позволяющих справиться с ситуацией, когда вы вдруг почувствовали, что завалены в основном крупными проектами или задачами: разбить какой-нибудь крупный проект на задачи поменьше, чтобы их можно было легко выполнить. Этот метод особенно подойдет тем, кто тяжело переносит разочарование от неудач. Вам просто нужно концентрировать свое внимание на каждом небольшом задании, а не пытаться осилить всю глыбу целиком.

Тяжелое переживание разочарований и нетерпеливость обычно тянутся из далекого прошлого, поэтому такую тенденцию будет не так просто искоренить или изменить. Но вы должны знать о ней и быть осторожным на работе, главным образом потому, что она может сдерживать ваше продвижение к завершению дела, благодаря которому вы могли бы далеко пойти.

Если вы не способны справиться с нетерпеливостью, первый шаг — осознать это. Дальше нужно научиться работать в четко заданных рамках так, чтобы избежать переутомления и перегруженности, от которых вы теряете самообладание или допускаете ошибки.

Если вы вдруг испытали сильную подавленность от более сложного проекта или задачи, по возможности частично делегируйте их другим.

У вас также может быть наготове пара-тройка хитростей, помогающих справляться с подавленностью, — они должны нести в себе положительный заряд и не разрушать вас изнутри (как бывает, например, от переедания и скандалов с окружающими); таким образом, можно по мере необходимости применять то одно, то другое. Вот несколько вариантов — пойти прогуляться, помедитировать, позвонить или написать другу (только если вы это сделаете так, что никто не подумает, будто вы отлыниваете от работы), послушать музыку, сделать несколько физических упражнений, почитать книгу или смешные статьи в интернете. Как еще вы преодолеваете подавленность?

Озлобленность

Когда мы хотим что-то сделать, озлобленность мешает нам гораздо чаще, чем хотелось бы думать. Вы можете злиться на кого-то, с кем работаете; вы замещаете или переносите свой гнев на того, кому надо передать по завершении ваш проект, или даже на весь коллектив, который ждет от вас материал. Независимо от того, является связь между вами и той стороной, на которую вы злитесь, прямой или косвенной, злоба здесь играет ведущую роль. Она может стать причиной того, что вы «отключаетесь», противитесь и не хотите доделывать — что бы там ни было.