Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента - Александр Фридман

Во-первых, хорошо понимая технологическую важность «Капитанского мостика», я стараюсь не планировать «внешние» события вместо процедуры, а переношу их на более позднее время, чему способствует прошивка этого мероприятия как повторяющегося события, которое находится в календаре и препятствует назначению иных дел на это время. Я приучил себя (и вам рекомендую) рассматривать любое прошитое мероприятие как дело с наивысшим приоритетом и все вновь поступившие дела стараться (конечно, не вступая в войну с мирозданием и без фанатизма, не вопреки логике событий) располагать после уже прошитых.

Во-вторых, если все и сложится так, что какое-то дело будет правильно выполнить именно вместо ранее прошитого для процедуры «Капитанский мостик» мероприятия, то утром следующего дня я обязательно приеду в офис раньше на столько, сколько времени потребуется для того, чтобы до начала работы спокойно, без оглядки на часы сделать все, что требуется по процедуре.

Как определить заранее оптимальное время начала и окончания ежедневного «мостика»? Для начала запланируйте время окончания своего рабочего дня. Я, например, обычно работаю с 9:00 до 20:00, отсюда и вытекает логика планирования начала процедуры: если я хочу уйти в 20:00, то должен запланировать и прошить в календарь процедуру на время с 18:00 до 20:00.

Обычно же руководитель работает до тех пор, пока не устанет, после чего уходит с работы с мыслью о том, что он сделал все, что мог. Но если мы, выжав свой мозг до предела, начнем заставлять себя выполнять «мостик», одновременно борясь с желанием уйти, ничего хорошего из этого не выйдет, поэтому я рекомендую выбирать время завершения рабочего дня с учетом ежедневного «Капитанского мостика» – тогда все пройдет органично, без стресса и потому продуктивно.

А если ситуация складывается так, что важные и срочные дела препятствуют началу процедуры в запланированное время? Не надо бороться с реальностью: спасайте мир, а потом выполняйте процедуру. Может быть, в чуть уплотненном режиме, с рассчитанным переносом осознанно выбранных дел на завтрашний или еженедельный «мостик», а может быть, и продлив рабочий день. Но без выполнения процедуры старайтесь домой не уходить.

Я рекомендую планировать ежедневный «мостик» продолжительностью в 2 часа. Вам кажется, что этого слишком много? Если вы еще раз окинете взглядом все 4 этапа этой процедуры и потенциально возможные контакты с подчиненными и (или) коллегами по срочным, не терпящим решения до плановой еженедельной встречи, вопросам, то, возможно, вам так и не покажется. Но решать вам. Я же рекомендую начать с выделения большего количества времени. Это позволит выполнить процедуру качественно и объективно, отследив закономерности в количестве работы по процедуре, оценить нужное вам время. В моей идеологии сокращать большее правильнее, чем увеличивать меньшее.

Выход на «капитанский мостик» в конце каждой недели. Я начинаю разглядывать следующую неделю уже с «капитанского мостика» среды текущей недели, а завершаю прошивку в пятницу, субботу или воскресенье, но обязательно до понедельника. Давайте еще раз быстро пройдемся по элементам цикла execution, подробно разобранного в предыдущей главе.

• Конец недели мы должны завершить контролем того, как подчиненные прошили календарь следующей недели. Они это делали, как мы теперь понимаем, выполняя свою процедуру «Капитанский мостик».

• В среду или четверг (но не позже, иначе подчиненные не успеют осмыслить полученную информацию и спланировать выполнение наших поручений) мы должны делегировать подчиненным новые задания, проконтролировав ход выполнения ранее порученных заданий.

• Для выполнения этих элементов управленческого цикла мы заблаговременно прошиваем в календарь точки взаимодействия с подчиненными в виде повторяющихся (по возможности) мероприятий. Если же такая регулярность нецелесообразна, то я рекомендую прошить для подчиненных точки взаимодействия будущей недели не позднее среды этой недели с вашего «капитанского мостика».

Поэтому я рекомендую начинать готовить поручения для делегирования на следующей неделе с «капитанского мостика» среды недели предшествующей. На еженедельном «капитанском мостике» (с учетом аудита прошедшего периода и по итогам контроля прошивки календарей подчиненными) оформить их полностью и, при необходимости, окончательно откалибровать эти поручения на «капитанском мостике» понедельника и вторника следующей недели. В этом случае к среде и четвергу у нас будет необходимый и достаточный набор заданий, подготовленных в должном формате. И, конечно, мы планируем не только задания для подчиненных, но собственную работу из категории «производство результата».

Я рекомендую заложить на выполнение еженедельного «мостика» 4 часа. Напомню, что можно и перенести его на субботу или воскресенье.

Выход на «капитанский мостик» в конце каждого месяца. Мы можем начинать «складывать» следующий месяц уже примерно с 20-го числа месяца предыдущего, завершить же все (с детально прошитой первой неделей следующего месяца и в основном прошитыми второй, третьей и четвертой неделями) до наступления 1-го числа нового месяца. Не забывайте использовать изложенную в предыдущей главе методику «подхватывающих топиков», в которые мы собираем вводные для нового месяца, а прошиваем их уже на ежемесячном «Капитанском мостике».

Продолжительность ежемесячного «мостика» рекомендую установить 8 часов. Лучше, если вы будете заниматься этим полный день (возможно, в выходной), ведь позади остался целый месяц и впереди тоже целый месяц. Это очень значимая «точка осмысления»: нужно как следует проанализировать период прошедший и столь же тщательно спланировать предстоящий период – все увидеть, учесть, наметить, просчитать, и, наконец, прошить. Да, целых 8 часов. Но каков результат! Месяц, который проходит оптимально для вас, подчиненных и структуры.

В консалтинговых проектах я обычно ввожу традицию ежемесячного «мостика-сессии» с директорами. Даты выбираются заранее, как правило, на весь год. Формируется традиция ежемесячного совместного обсуждения и планирования выполнения стратегического плана. Все это проходит в отрыве от текущих дел, что позволяет «открыть чакры» и продуктивно, а не «на бегу», обсудить любые насущные вопросы, даже конфликтные. Обсудить, снабдить надлежащим приоритетом и наметить пути решения. Такая практика дает всем уверенность в том, что актуальные для них темы обязательно будут восприняты системой управления.

Свой ежемесячный «Капитанский мостик» я провожу до такой сессии, что дает мне возможность поднимать актуальные темы и модерировать обсуждение. По окончании сессии мне требуется дополнительное время, чтобы включить в «мозаику» новую информацию и учесть ее в конфигурации планируемых дел и проектов.

Конечно, любое рациональное включение подчиненных как в подготовку такой сессии, так и в проектные команды, сформированные для решения поднятых вопросов, только приветствуется.