Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента - Александр Фридман

Психологически человеку тоже удобнее осмысливать пройденный путь по завершении какого-то отрезка времени, начало и конец которого совпадают с границами общепринятых календарных периодов. Почему? В течение даже одного дня руководитель участвует во многих событиях, получает самую разнообразную информацию и у него возникает множество собственных идей, как самостоятельных, так и в виде реакции на те самые события. Поэтому «система координат» у нас к концу дня несколько расфокусирована и в голове хаос. Кстати, усталость в конце дня во многом вызвана как раз тем, что руководитель потерял ориентировку и просто не понимает, где, образно говоря, находится. Осознание неизвестности координат и параметров местности подсознательно воспринимается как резкий рост уровня опасности, отсюда и подспудное желание как можно быстрее покинуть офис как место пугающего хаоса чтобы, сменив обстановку, обрести столь желанную ясность бытия. Весь этот комплекс мотивов мы рационализируем примерно такой фразой: «Я устал, на сегодня хватит».

Допустим, руководитель прямо сейчас покинет рабочее место. Мозг тут же начнет судорожно «перебирать картотеку»: так, не упустил ли я чего? Крутятся мысли: было совещание, что решили? Иван Иванович мне написал, что я ему ответил? А что я обещал Петру Петровичу? Мы с Сидором Сидоровичем вроде бы договорились о том, что… На моих семинарах участники обычно встречают подобные описания ситуации оживленным гулом: все это хорошо знакомо практически каждому. Человек, вынужденный оторваться от источников неупорядоченной и не осмысленной информации, начинает паниковать еще больше, и вместо ожидаемого успокоения уровень стресса резко возрастает. У многих мозг продолжает «генерить» мысли и ночью, а оборачивается это или полусном-полуявью, или тем, что время от времени приходится вскакивать и записывать поток сгенерированных мыслей. Но эти мысли рождены вовсе не творческим началом, а параноидальным страхом что-то упустить и желанием на что-то повлиять. Негативные последствия такого режима для здоровья, работоспособности и качества самой жизни очевидны; столь же очевиден вред любых попыток бороться с этой проблемой при помощи таблеток или алкоголя. Кстати, чем выше ваши уровни личной (характер) и служебной (должность и масштаб деятельности) ответственности, тем сильнее проявляется этот эффект.

Дополнительная сложность возникает в общении с близкими людьми. Вы приходите домой в возбужденном состоянии: мозг судорожно и безрезультатно пытается удержать в поле восприятия количество вводных, значительно превышающее его возможности. Любое обращение к вам в этот момент мозг воспринимает как еще одну проблему, на которую тоже нужно как-то реагировать, отсюда уход в себя и чисто формальные реплики, разрушительные для отношений. Отсюда же и агрессивная реакция, цель которой – оградить мозг от усиления информационной интервенции. В этот момент мозгу, в общем, все равно, кто и зачем к вам обращается, ибо любая необходимость реагировать воспринимается как очередное зло.

Если мы позволяем себе раздражение и агрессию, то постепенно осложняем и разрушаем свои отношения с близкими нам людьми. Если же мы сдерживаем инстинктивные реакции и, «скрутив» себя, общаемся правильно и на должном уровне, то в перспективе рискуем получить должный букет психосоматических хворей, ведь регулярно загоняемое внутрь эмоциональное напряжение разрушает наш организм – систему кровообращения, пищеварительную, нервную и так далее.

Правильно организованная процедура «Капитанский мостик» избавляет нас от всех перечисленных напастей. Более того, это тот чрезвычайно редкий случай, когда эффект вы получите буквально в течение одной недели. Возможно, вы не сразу заметите, что вдруг стали намного спокойнее – не в смысле «пофигизма» и умения «ничего не брать в голову». Это спокойствие достигается не ценой отстраненности и развития пофигизма, а за счет увеличения контроля над ситуацией. То есть мы твердо знаем, что было, где мы находимся и что будет. Это создает комфорт и приносит облегчение: все под контролем и можно успокоиться. Структура и обзор информации обеспечены. За ночь ничего никуда не исчезнет. Придя утром на работу, мы обнаружим все там, куда и сложили: в генеральной карте и проектных картах.

Кроме того, сам факт обязательного «Капитанского мостика» стабилизирует всю вашу работу. Вы не боитесь придерживаться плана и концентрироваться на прошитых мероприятиях, так как знаете, что со всем, происходящем параллельно, разберетесь либо в ближайшем «окне хаоса», либо не позднее чем в конце дня, на ближайшем «Капитанском мостике». Вы не стремитесь с ходу приступать к реализации возникшей идеи, так как знаете, что успеете всесторонне ее оценить на «мостике». Вы просто записываете ее и продолжаете работать над запланированным делом. Подчиненные избавлены от необходимости постоянно реагировать на непрерывный поток поручений, уточнений и вопросов, так как бо́льшую часть коммуникаций вы осуществляете с «мостика» и в заранее запланированных точках взаимодействия.

Такая практика хорошо дополняет ранее рекомендацию, изложенную в главе 5 (процедура «Материализация хаоса»): все, что не требует мгновенной реализации, фиксируется не в голове, а на каком-нибудь удобном носителе. После чего мы спокойно можем следовать запланированным на день курсом, зная, что со всеми записями разберемся на ближайшем «мостике» в конце дня. Уходит бессмысленная суета и вечный страх упустить что-нибудь важное, вам обеспечена точность управления результатами при одновременной гибкости планирования. И, конечно, очень продуктивно комфортное состояние «активного спокойствия».

Запланируйте и прошейте в поле своего календаря необходимое и достаточное по периодичности и продолжительности количество «мостиков». Учитывайте рекомендации, приведенные в этой главе, и анализируйте свои ощущения. Используйте «мостики» для обеспечения нужной гибкости и целесообразного горизонта планирования.

• Ежегодные, ежеквартальные, ежемесячные, еженедельные и ежедневные «мостики» обеспечивают нам перспективность планирования и уменьшают уровень «неожиданностей» до минимума.

• Благодаря «мостикам» мы получаем нужное количество времени для анализа и синтеза, что значительно повышает качество управленческих решений.

• Мы устраняем столь губительный для точности управления режим работы «пожар в курятнике», устраняем авралы, «штурмы» и постоянный форсаж.

• Свои усилия можно фокусировать на действительно важных вопросах, одновременно обеспечивая своевременное обновление приоритетов для подчиненных.

• Можно поддерживать постоянный оптимально высокий уровень производительности без спадов и мобилизаций, используя метод «набегающей волны» и с должной периодичностью направляя в структуру нужные управленческие импульсы.

• Мы получаем возможность своевременно анализировать систему управления, планировать и проводить преобразования в проактивном режиме.