Этикет делового письма - Олег Давтян

При употреблении терминов-синонимов следует также иметь в виду, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт» или «соглашение» являются синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве употребляется термин «трудовой договор» или «контракт», в гражданском – договорами называют многосторонние сделки, во внешнеэкономической деятельности наиболее употребимым термином является «контракт», договоренности фиксируются в «соглашении».

К ним относится, например, необоснованное удлинение текста. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения текста, в том числе и за счет использования слишком длинных речевых конструкций.

Стиль написания и оформления делового письма, адресованного зарубежному партнеру, в последнее время мало чем отличается от стиля корреспонденции по России. Тем не менее, сохранились некоторые особенности.

Так, например, на бланке писем, предназначенных для отправки в Европу, дата их написания выглядит следующим образом:

День Месяц Год

6-th January 2016

Для отправки в США – по-другому:

Месяц День Год

January 6 2016

Все слова в адресе получателя на конверте письма пишутся прописными буквами, кроме аббревиатуры штата и наименования страны получателя, которые полностью пишутся заглавными буквами.

Естественно, что имена, названия улиц, домов и городов пишутся с большой буквы.

Знаки препинания в адресе получателя не ставятся, за исключением слов-сокращений, после которых ставится иногда точка.

В адресе делового письма указываются:

Существуют и другие форматы оформления адреса получателя в письме в Америку. Так, некоторые из них предполагают написание адреса заглавными буквами, за исключением города, который чаще всего пишется маленькими буквами.

Примеры форматов адреса получателя на конверте письма в Америку (США)

После написания адреса необходимо тщательно продумать форму обращения. Она будет зависеть от того, насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь, а также от его пола.

К незнакомым людям применяются выражения:

Dear Sir, – Уважаемый господин,

Dear Madam, – Уважаемая госпожа,

Gentelmen, – Уважаемые господа.

Например, Dear Mr Brown, Dear John и т. д. Обратите внимание, что слова Mr и Mrs употребляются только с фамилией адресата.

К малознакомым людям применяются выражения:

Dear Mr Winter,

Dear Miss Smith (при обращении к незамужней женщине),

Dear Mrs Brown (при обращении к замужней женщине).

В полуофициальной переписке встречаются и такие формы, как:

Dear Colleague (Уважаемый коллега),

Dear Editor (Уважаемый редактор).

При безымянном обращении к руководителям фирм, как правило, употребляется форма Dear Sirs.

Обращение пишется с левой стороны под адресом. После обращения употребляется запятая (в Европе, а теперь и у нас) или двоеточие (США).

Мы ценим Вашу заинтересованность в…

We appreciate your interest in…

Спасибо за Ваш заказ

Thank you for your order

Пишем вам по поводу…

We are writing to you regarding…

Мы получили ваше письмо от…

We have received your letter dated…

Настоящим уведомляем вас…

We hereby inform you…

Просим сообщить о…

We are writing to enquire about…

Мы заинтересованы в…

We are interesting in… and we would

и хотели бы узнать… like to know…

Составляется в логической последовательности. Желательно разбить основной текст на несколько абзацев. В первом указываются причины написания письма, например:

We would like to point out that…

Мы хотели бы обратить ваше внимание

I am writing to let you know that…

Я пишу, чтобы сообщить вам о…

We are able to confirm to you…

Мы можем подтвердить…

We regret to inform you that…

К сожалению, вынуждены сообщить…

Во втором абзаце можно указать детали и факты, соответствующие обсуждаемой теме, а также задать вопросы, высказать свое мнение, например:

I do not fully understand what…

Я не совсем понял…

I am afraid that…

Боюсь, что…

In answer to your question about…

В ответ на ваш вопрос…