Этикет делового письма - Олег Давтян

В тексте релиза присутствуют лишние фразы, в том числе и разъяснительного характера, обычно начинающиеся со слов: «Так. Вполне достаточной была бы простая констатация фактов и упоминание о выводах и предложениях каждой из сторон.

Те же ошибки присутствуют и в следующем пресс-релизе, причем к ним добавилось ненужное цитирование высказываний должностных лиц. Кроме того, в таких документах довольно редко сообщается о том, что на беседе присутствовали (или принимали участие) руководители дипломатических или консульских учреждений, а также Представительства Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Что касается правил составления пост-релизов, то они пишутся по такому же принципу, как и пресс-релизы, но не только сообщают о прошедших событиях, но и дают их более полную картину, сопровождая текст большим количеством фотографий, приложенными документами, отзывами участников и т. д. Как правило, этот жанр популярен среди коммерческих структур с целью формирования в медийном пространстве положительного имиджа компании.

Специалисты в области протокола рекомендуют писать релизы сразу же после окончания мероприятий, чтобы вовремя привлечь внимание СМИ и заинтересованных структур к тому или иному событию. При этом необходимо успеть проверить названия государств, представители которых участвовали в том или ином событии, правильность написания иностранных фамилий, обратив внимание на точность их перевода на русский язык, а также наименование должностей официальных участников мероприятий. Эти меры будут способствовать повышению доверия к информации, а значит, и к ее источнику.

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т. п. и предоставляющий огромные возможности, но и создающий большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. Тексты, отправляемые электронным способом, должны быть предельно краткими, а также характеризоваться особой точностью формулировок, не допускающих множество толкований.

С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды «Приложение».

Однако, в отличие от своих бумажных «собратьев», электронные сообщения, в основном, отправляются не на бланках и содержат лаконичный текст информационного характера. Бланки, как правило, применяются для писем, содержащих особо важную информацию, а также для тех, которые требуют более длительного срока ответа либо подшиваются «в дело». В любом случае первое письмо в ту или иную организацию принято отправлять в качестве приложения на фирменном бланке.

Адресат, который получил письмо, адресованное лично ему, а не в общей рассылке, обязан ответить. Если вам необходимо донести содержание письма до нескольких получателей, их адреса вставляются в строку «Копия».

Тема сообщения вставляется также в соответствующую строку. Рекомендуется всегда проверять правильность электронной почты адресата. При направлении особо важных писем через приемную должностного лица нелишне будет попросить секретаря подтвердить получение письма.

Резюме – это такой вид письма, прочитав которое работодатель решает, пригласить ли вас на собеседование или же сразу отказать. Обычно на принятие первоначального решения у опытного кадровика уходит не более пяти минут после знакомства с текстом.

Поэтому резюме должно быть кратким (уместиться на одной, в крайнем случае на двух страницах формата А4), оформлено привычным для работодателей образом (можно воспользоваться образцами анкет в Интернете) и содержать исключительно самую важную информацию, имеющую отношение к той вакансии, на которую вы претендуете.

При заполнении бланка резюме следует всегда помнить, что этот документ – не копия трудовой книжки, а своеобразное «рекламное сопровождение» соискателя. Изложение данных о себе в прошедшем времени не позволяет работодателю сразу же познакомиться с вами. Поэтому принято начинать перечисление должностей с последнего места работы (учебы), постепенно сообщая о предыдущих должностях, но только тех, которые имеют непосредственное отношение к вакансии. О предыдущих местах работы отзывайтесь корректно. Жалобы, осуждения и прочий негатив не стоит демонстрировать потенциальному руководителю.

В разделе «Личные качества» многие пишут стандартный набор достоинств, который при собеседовании может не подтвердиться. Поэтому надо поискать иные слова вместо «целеустремленен», «хорошо обучаемая», «стрессоустойчивый» и т. п. Кроме того, иногда в резюме прослеживается явный перевес в пользу личных интересов, типа «люблю животных», «часто хожу в театр».