Фокус. Достижение приоритетных целей - Стив Джонс

Четвертая ситуация. Где вы запишете для себя, куда спрятали праздничный подарок? Праздник еще не наступил, но подарок уже куплен. Как не забыть, куда вы его положили? Мы уже говорили, что органайзер должен быть персонализированным, приспособленным к вашим нуждам. Например, у женщины в органайзере может быть страница для каждого ребенка. Если подарок предназначен кому-то конкретно, запись о нем можно сделать на этой странице. Есть еще множество вариантов. Эмили говорит, что она делает запись на странице, соответствующей дню праздника, в разделе «Заметки», и может об этом больше не думать.

Вы видели фильм «Рождественские каникулы» с актером Чеви Чейзом? Там много интересных сюжетных линий и хороших эпизодов. Помните, как герой фильма поднимается на чердак, чтобы спрятать подарок? Он его запихивает в какую-то щель, что-то обваливается, и поднимаются тучи пыли? Классический эпизод с участием Чеви Чейза.

Наконец, последняя, пятая ситуация. Где вы запишете, что завтра нужно кому-то перезвонить? Откройте страницу, предназначенную для завтрашнего дня, и сделайте запись в перечне «Задачи на день». Теперь о звонке помнить не нужно. Не обязательно приклеивать памятную бумажку на видном месте.

Кто из нас не использовал этот прием? Сколько людей по-прежнему продолжают его использовать! Такими листочками можно обклеить монитор и все пространство вокруг себя. В органайзере они удобны для каких-то временных вещей. Их можно приклеить, но они могут и отклеиться… Что-то нужно с кем-то согласовать, я хватаюсь за то, что оказывается под рукой: визитку, салфетку, квитанцию. К концу дня у меня накапливается куча таких бумажек. Я кладу их в карман, дома выкладываю на туалетный столик, а утром снова возвращаю в карман и уношу на работу. Время от времени я спрашиваю себя, не стоит ли их просмотреть, но делаю ли я это? Можно найти телефонный номер, а если рядом не записано имя?.. Ладно, шутка. Или так: «Господи, это было неделю назад». А если вы потеряли какую-то запись, то как вы об этом узнаете? Мы помним: что-то, что нам нужно, мы где-то записали. Начинаются бешеные поиски.

Вы обращали внимание – в верхней части газеты USA Today бывают небольшие квадратные выносы, содержащие определенную информацию? Недавно я прочел одну такую заметку, посвященную проблеме эффективности. В ней говорилось, что служащие ежедневно проводят 45 минут в поисках материалов, которые они не могут сразу найти. 45 минут каждый день. Почти час, который можно использовать гораздо эффективнее.

Мы привыкли учить людей справляться с потоком бумаг; теперь на помощь приходят новые технологии. Некоторые начинают пользоваться исключительно карманными компьютерами. В принципе с их помощью можно делать все – сохранять заметки, записывать контакты, планировать мероприятия, намечать задачи. Но какая из этих четырех процедур самая сложная? Труднее всего в карманных компьютерах делать заметки. Поэтому, когда человек спешит что-то записать, он хватается за то, что под рукой, – листочек, салфетку, карточку. Вот что я увидел в нашем кафетерии: сидит менеджер, проводит собеседование с кандидатом. На столе лежит карманный компьютер, но он пишет на салфетке… А мы считаем, что технология поможет решить все проблемы.

Говорит Стивен Кови

Помните: техника – это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон. Конечно, если речь идет о хирурге, который обязан ответить в экстренной ситуации, то он так не поступит. Решайте сами, чего от вас требует ситуация. Вы лучше знаете, когда техника нужна, а когда ее следует выключить. Выполняя какую-то механическую работу, вы можете параллельно отвечать по голосовой и электронной почте, опять-таки, если речь идет о простых сообщениях. Даже если вы занимаетесь гимнастикой. Я часто разговариваю по телефону, крутя педали велотренажера. Вам решать, как вы будете использовать технику. Не становитесь ее рабом, как многие другие. День таких людей буквально подчинен технике; она забирает бо́льшую часть их творческой энергии. А силы следует приберечь для решения новых задач и неожиданных проблем. Например, договоритесь с коллегами, что вы не будете дергать друг друга в те часы, которые для вас особенно плодотворны. Даже если у вас намечено собрание, формулируйте его цели в соответствии с первым и вторым квадрантами, т. е. ставьте важные задачи, а третий и четвертый квадранты игнорируйте; не поддавайтесь заблуждениям и не теряйте время зря. Если в первом квадранте, «Необходимость», нет ни одной горящей задачи, занимайтесь делами из второго квадранта, «Эффективность и баланс».

Помните: главное – ставить на первое место то, что этого действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивает компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно.

Сегодняшний мир насыщен техникой, и нужно внимательно следить за тем, чтобы она вас не поработила. В среднем отец проводит с ребенком пять минут в день, а около телевизора – два часа, заявляя, что у него «нет времени», чтобы заниматься с детьми.

Помните основной философский принцип: научитесь говорить «да» тому, что для вас важно, и «нет» – срочному, но не необходимому. Главное – несомненные приоритеты. Не посвящайте весь свой день голосовым сообщениям или электронной почте; это лишает вас творческой энергии. Господин – вы, а техника – только ваш слуга. Не поддавайтесь ее соблазнам.

Говорит Стив Джонс

Давайте поговорим о «Странице дня». Планированием дня следует заниматься, когда уже составлена программа на неделю.

Планирование дня состоит из трех этапов.

Какова задача первого этапа, все помнят? Итак, программа дня.

Сначала нужно просмотреть, какие встречи намечены на сегодня. Заметьте, что это могут быть голосовые и электронные сообщения, которые вы должны кому-то послать. Слушатели ознакомили нас со своими тактиками работы с голосовой и электронной почтой. Кто-то просматривает сообщения несколько раз, кто-то – только дважды: в начале и в конце рабочего дня. Но на это следует выделить специальное время, что вы обязательно сделаете, особенно увидев запись в календаре.

Итак, встречи просмотрены. Какой шаг следующий? Составление реального перечня дел. Итак, я смотрю на перечень задач, смотрю на имеющееся время и выбираю дела, которые собирался сделать сегодня. Какие-то из них были намечены еще на стадии недельного планирования, но теперь нужно записать конкретные задачи, которые нужно обязательно выполнить сегодня. Здесь полезно вспомнить, что навык планирования дня – полезная привычка, он очень помогает.

Итак, второй шаг – составление реального списка дел. И на первом месте в нем стоит планирование дня. Я рекомендую вам включать этот пункт в список. Очень полезно приучить себя считать планирование дня специальной задачей. С этого всегда нужно начинать.